電話代行 コンサルティング会社様の応対事例

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ここでは主に事務所を留守にしてしまうことが多いコンサルティング会社様の応対事例の一部をご紹介いたします。ご参考にしていただければと思います。


コンサルティング会社 H.M.様の応対事例
コンサルティング会社のH.M.様のご要望として「午前11時〜午後14時までは、打ち合わせのため外出していますので、お客様からの電話は通話接続はしないでください。それ以外のお客様からの電話については、携帯電話に通話接続で繋いでください。」とのことです。



◇12:00に入ったお電話
1. オペ「H.M.コンサルティング事務所でございます。」

2. お客様「ABC商事の佐藤と申します。」

3. オペ「いつもお世話になっております。」

4. お客様「いつもお世話になっております。H.M.様いらっしゃいますか?」

5. オペ「H.M.は14時まで打合せで外出しておりますので、よろしければご用件を伝えましてご連絡するように致しますが・・」

6. お客様「それでは、明後日の打合せの件で先にお話ししておきたい事がありますので、ご連絡いただけるよう伝えてください。」

7. オペ「かしこまりました。念の為にご連絡先を頂いてよろしいですか?」

8. お客様「携帯で、070-0△00-12△4です。」

9. オペ「070-0△00-12△4ですね。それでは、伝えるように致しますので失礼致します。」

10. お客様「よろしくおねがい致します。失礼致します。」

オペレート完了後、メールにて録音が入ったことをH.M.様へ送信
 その後、H.M.様が録音を確認

1. オペ「H.M.コンサルタントでございます。」

2. お客様「XYZショップと申します。いつもお世話になっております。H.M.様いらっしゃいますか?」

3. オペ「いつもお世話になっております。少々お待ち下さい。」

電話を保留にし、通話接続にてお電話をH.M.様の携帯へ接続

4.オペ「渋谷オフィスです。お世話になっております。只今、XYZショップ様よりお電話がかかっております。」

5.H.M.様「お世話になっております。ではおつなぎください。」

6. オペ「それではおつなぎ致します。」

XYZショップ様のお電話をH.M.様へ通話接続してオペレート完了
H.M.様「外出中であっても、社内にかかってきた電話を内線として携帯で受けることができるので、急ぎの仕事だと助かるなぁ。それに掛け直す手間も省けるし効率的だ。」




H.M.様「録音されてると電話番号を間違えなく確認できるから安心だな。それにオペレータが番号を復唱してくれてるから、これなら聞き間違いはあり得ないな。」



◇14:15に入ったお電話
(打合せが終わっている時間なので接続OK)



コンサルティング会社 T.O.様の応対事例
コンサルティング会社のT.O.様のご要望として「事務所を空けてしまうことが多い。本日は11時〜14時まで打ち合わせのため外出していますので、14時以降に会社に戻ります。」とのことです。


◇13:30に入ったお電話
1.オペ「T.O.コンサルティング社」でございます。

2.お客様「SKY事務所と申します。いつもお世話になっております。T.O.様いらっしゃいますか?」

3.オペ「いつもお世話になっております。只今、会議の為外出しておりまして、14:00ころ戻る予定となっておりますので、連絡取れ次第ご連絡するように伝えますが・・」
「戻り次第ご連絡致します。」などスケジュールにあわせて変更する事も可能です

4.お客様「では、ご連絡いただける様に伝えてください。昨日頂いたメールの件と言って頂ければわかります。」

5.オペ「かしこまりました。そのように伝えます。」

6.お客様「よろしくお願い致します。わたしの電話番号はわかっていますので・・・」

7.オペ「かしこまりました。お電話ありがとうございました。」

オペレート完了後、メールにて録音が入ったことをT.O.様へ送信

T.O.様が録音を確認しました
T.O.様「そういえば昨日、SKY事務所さんからはメールもらってたな...例の件なら会議終わってから連絡しても間に合うな!」







コンサルティング会社 S.E.様の応対事例
コンサルティング会社S.E.様のご要望として「事務所を空けてしまうことが多い。何時に帰社できるのかわからない日が多い。でもお客様からの電話には出来るだけ反応したいので、録音が完了したら直ぐに私の携帯電話を呼び出して欲しい。」とのことです。


◇17:40に入ったお電話
1.オペ「S.E.コンサルタント」でございます。

2.お客様「KNK会社と申します。いつもお世話になっております。S.E.様いらっしゃいますか?」

3.オペ「いつもお世話になっております。只今、外出しておりますので、ご用件をうかがいまして、折返しご連絡するように致しますが、この時間ですのでもしかしたら、明日のご連絡となってしまうかもしれませんが・・」

4.お客様「先日、面談のアポイントを取りました件でお話がありまして、その件で、明日でも構いませんのでお電話下さいと伝えていただけますか?」

5.オペ「かしこまりました。そのように伝えます。念の為に電話番号をお願いします。」

6.お客様「事務所で、03−△02△−△00△となります。」

7.オペ「03−△02△−△00△ですね。それでは、伝えるように致します。失礼致します。」

8.お客様「失礼致します。」

オペレート完了後、応対内容が録音されたことのお知らせ電話が、S.E.様の携帯電話へかかります
お知らせ電話は、録音が完了するとコンピュータが自動的にかける仕組みとなっておりますので連絡を忘れてしまうということは決してありません。

その後、S.E.様が録音を確認しました

S.E.様「アポイントの件かぁ・・すぐに電話してみよう!」



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