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電話をかけた時に改めて気づくこと

電話をかけた時に改めて気づくこと

こんにちは!電話秘書の渋谷ブロードウェイです。

電話を受ける時にまず一番に心掛けている事は、
明るくハキハキと分かりやすく丁寧な応対です。
これらは電話を受ける上では当たり前のことですね。

電話をかける側になった時に気づいたこと

先日、ある出来事で改めて電話応対で大切な事を気がつくことがありました。
私は持病があり月に一度病院に通っています。GW前に診察を受けてお薬を貰ってきました。
ところが一週間ほどたってからお薬が14日分しか処方されていなかったことに気がついたのです。

このままではGW中にお薬が足りなくなってしまうので慌てて病院に電話をしました。

外来の受付に繋いで貰い、用件を伝えたのですがどうにも話が通じません。
1ヶ月分のお薬が14日分しかなかったと言ったのですが良く伝わらなかったようで、
「お薬は1日何錠飲んでいますか?」、「何のお薬が足りないんですか?」
「今、何錠残っていますか?」と

何の関係も無い事を詰問口調で聞かれ少しイライラしてしまいました。
GWまであと数日しかなかったので、朝の忙しい時間にかけてしまった私も悪いのですが、
受付の方の不審な声はあまり気分のいいものではありません。
早く誰か分かる人に代わって欲しいと思いました。
結局別の方に代わってもらい、
主治医の指示を電話で折返ししてもらう事になって解決しました。

電話をかける側になってみると、
相手に不審な声を出されるととても不安になるという事が良くわかりました。
私もお客様のお電話を受ける時にはいつも感じの良い応対を心掛けていますが、
ふいにお客様から分からない事、自分で理解できない事を言われた時に、
不審な声が出てしまう時があります。

プロの電話代行秘書として

私達は電話代行サービスで契約者様のお電話に出ているので、
お客様からすると分かって当たり前の事が分からなかったりする事があります。
そんな時でも決して不審な声は出してはいけないと改めて思いました。

渋谷オフィスではお客様とオペレーターの会話を録音しています。
なのでお客様のおっしゃっている内容が分からなくても、
契約者様は録音を聞けば分かります。
私達はゆっくりとお客様のお話を聞くことが大切だと思いました。
人はその時の体調や精神状態が声に出てしまいます。
受ける側、そしてかける側になっても、どんな時でも気持ちの良い応対を心掛けたいです。

電話秘書の電話秘書の渋谷ブロードウェイでした。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。