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求人募集の電話のかけ方講座(マナーと注意)

求人募集の電話のかけ方講座(マナーと注意)

皆さんこんにちは。電話秘書のユッチです。

前回は求人募集の電話をかけるときの準備についてお話しました。
ということで今回はかけるときの注意とマナーについてです。

電話をかける際の注意点

まず、かける直前に気にすることは時間帯です。
例えば飲食系でしたら、昼の時間帯など混み合う時間帯は
避けるべきですし、コンビニなどの小売業は通勤通学の時間帯は
避けるのがマナーです。もちろんこれは職種や立地でかわりますから、
先にリサーチしておくといいでしょう。

電話をかける場所は?

次に電話をかける場所です。基本的に外で電話をかけたり
移動しながらの電話は求人募集でなくてもアウトです。
しっかりと落ち着いて話せて、しかも静かな環境の場所でかけるのが
普通ですから、自宅からかけるのが一番良いでしょう。

私たち電話代行では、当然毎日たくさんの電話を受けていますが、
お相手の電話環境がとても悪いが場合が多々あります。
例えば、非常に交通量の多い道端ではお相手の声が
ほとんど聞こえない時があります。
また意外に気づきにくいのが風の音です。
風が強い日は風のが音が電話口から聞こえて非常に
聞き取りづらいものです。ですからとにかく電話をかけるときは、
周辺の音や風の音に注意してかける必要があります。

電話の話し方

次にはなし方です。電話の声は、実は普通に話している声よりも
こもりがちになります。相手にはっきりと伝わらないようなことも
多々あります。ですので、いつもよりはっきりと、
丁寧に、そして明るい声ではなしましょう。

できるだけハキハキとゆっくり、言葉をしっかりと
区切って話すようにし、友達同士で話すような言葉にならないように
注意が必要です。じっさい、完璧な敬語が使えるなら
それが一番ですが、丁寧であればOKです。

電話の流れ

では最後に流れです。まずはじめにしっかりと名乗りましょう。
名乗るというのはビジネスの世界というか社会においては、
名前を言うだけではなく、自分はなんで電話をしてきた
人間なのかをはっきりと相手に伝えることです。

ですから『〇〇の求人募集をみてお電話差し上げました〇〇と申します』
が最低限です。また、会話の頭に『お忙しいところを失礼いたします』
がつけられれば完璧です。

次に、担当者名がわかるのであれば担当者名を告げます。

もし担当者名がわからない場合は先程の名乗りに続けて
『ご担当の方をお願いします』でいいでしょう。
名前が分かる場合は『ご担当の○○様をお願いします』になります。
もちろん『ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?』や
『お手数ですがご担当の○○様をお願いいたします』
とより丁寧に言うのがベストです。

とはいえ、そうできなくても駄目というわけではないので、
気負わずに落ち着いて取り次いでもらいましょう。

さて、そこからは、もうあとは担当の方の質問に答えて、
自分からもメモしていた質問をすればOKです。もちろん、
これを聞いた方がとか、こういう聞き方を、というのはありますが、
基本的には担当の方はプロですから必要事項は
きちんとやり取りできますので、心配はいりません。

逆にそのようなことを気にしすぎて緊張するほうが、実はマイナスなんです。
ただ、当然ですが面接の日時だけは復唱してメモしておきましょう。
そして全てが終わったらお礼を言って切ります、
もちろん相手が切るのを持って電話を切るのがマナーです。

いかがでしたでしょうか?

あとは、人として当たり前の気遣いがあれば大丈夫です。
とにかく慌てずにゆっくりと落ち着いて、
難しいことはあまり考えすぎずに電話してみましょう。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。