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電話代行の電話応対で難しく感じるところ

電話応対で難しく感じるところ

電話秘書の渋谷の きりん です。
こんにちは!もうすっかり梅雨の季節となってしまいましたね...
最近はずっと雨でそろそろ青空が恋しい、渋谷の きりん です(*^^*) 

今年も気がつくともう7月中旬で毎年、
毎月思っているのですが一年経つのが早いなあとまたしみじみ感じてます。


気温低めの少々肌寒くも感じる梅雨があけると今度は30度超えの蒸し蒸しした
夏がやって来るかと思うと、私は夏バテはあまりしないものの暑さには弱いので少し憂鬱な気持ちになるのと、
空調機などで作り出される快適空間と外の寒暖差で体調を崩さないように気をつけたいと思います。

電話秘書が伝えるということ

今回は『伝える』ということについて綴ろうと思います。
私は電話代行の仕事をしていて、最近改めて伝えることの難しさに悩まされています。


用件を承ったことをそのまま伝えるのはそんなに難しいことではないのでは?
と思われるかと思いますが、少し用件を長くお話されたりすると、


お取次ぎした時などそのまますべてお話された内容を伝えるのはやはり難しくなってしまうため、
的確に用件を捉えてわかりやすくお伝えしたい...とは常に考えているのですが、
なかなかまとめられずに聞き取った内容をそのままお伝えしています。



一番の問題は、お客様から何か質問された際に資料を見てお答えする場合ですが、
記載されている情報を読み取ってから、分かり易く自分の言葉でお伝えしなければならないのですが、
私はそれがすごく下手というか苦手で、まさに語彙力がないという言葉が当てはまると自分で感じるほどです。

自分の言葉で伝えようとすると言葉が詰まってしまい、伝えたい内容がうまく伝わらなくなってしまっていると改めて思いました。


それを改善するためには、まず確認するのに時間がかかってしまった場合は、
同じような質問を受けた際に確認する資料に目星をつけておく。


次回、もし似たような質問を受けたときスムーズな応対ができるように別紙にわかりやすくまとめておく。
周りのオペレーターの電話応対を聞いて取り入れていく。
本を読んで謙譲語や敬語等きちんとした日本語を改めて勉強するのも一つの手段ですね...。


学生の頃に、就職したら... 大人になったら...勉強しなくてもいいのに・・・
宿題しなくていいのにな... と思っていたのがホントに馬鹿だな... と思うくらい、日々勉強で、自分から調べて、聞いて...
身につけていかなければいけないことばかりで、課題は見つかるばかりで・・・

それでも一つずつ改善して今日できなかったことは明日にはできるように確実に自分の力にしていきたいと思います。
本当に電話代行サービスの電話応対は奥が深いです。。。


電話秘書の渋谷の きりん でした\(^o^)/





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