お問合わせ |  資料請求
0120-5111-39

電話代行お問合せ履歴(P.11)

電話代行・秘書代行サービスについて毎日様々なお問合せをいただいております。 よくある質問に掲載しきれないお問合せ・ご質問関してはこちらに掲載しております。 なお、掲載内容はお問合せ当時のご質問と回答です。現在の情報とは異なる場合がございますので予めご了承下さい。


(Q1)通話録音サービスはお客様と電話秘書スタッフの電話応対内容を録音するとのことですが、2人の音声が録音されるということでしょうか?

はい、そのとおりでございます。通話録音サービスはお客様から電話が掛かってきて、弊社の電話秘書スタッフが電話をとった瞬間から録音が開始されます。

したがいまて、お客様と電話秘書スタッフの双方の会話がそのまま録音されていきます。つまり電話内容をそのまますべて録音しております。そして電話応対が終わると録音も同時に終了となります。


(Q2)御社の電話代行では通話録音サービスと通話接続サービスというのがありますが、通話接続サービスのときには、お客様と弊社担当者の会話になっていると思いますが、その時も通話内容は録音されているのでしょうか?また、お客様と弊社担当者の会話になってから再度電話秘書スタッフに電話を戻すことができるようですが、その場合は通話録音はどうなるのでしょうか?

結論から申し上げますと、お客様 ⇔ 貴社担当者様の会話は録音されません。

お客様 ⇔ 貴社担当者様の会話は貴社にとって外部に漏れてはいけない会話が含まれる可能性がございますので弊社では通話録音をしておりません。

<通話接続サービスの仕組み>

お客様 → 電話秘書スタッフ → 貴社担当者様お客様 ⇔ 貴社担当者様

お客様から電話が掛かってきまして、電話秘書スタッフがその電話を一旦保留してから社内の内線電話同様に貴社の担当者様にお客様の電話をおつなぎいたします。

また、電話秘書スタッフから担当者様へ内線電話同様に電話をおつなぎする前には、電話秘書スタッフから担当者様に「お客様の電話をおつなぎしますか?」とお尋ねいたします。

その際、担当者様が「つないください」と仰ったときに限り、お客様の電話を担当者様におつなぎいたします。お客様と担当者様の電話をおつなぎした瞬間に電話秘書スタッフのオペレートは終了しておりますので、お客様と担当者様の通話録音はストップされます。

もちろん電話秘書スタッフにお客様と担当者様の電話内容が聞こえることもございません。

次に電話秘書スタッフから担当者様に「お客様の電話をおつなぎしますか?」とお尋ねしたときに「いいえ、電話をつながないで用件を聞いておいてください」と、担当者様が仰ったときは、電話秘書スタッフは担当者様との電話をお切りして、お客様との電話に戻ります。と同時にお客様と電話秘書スタッフの通話内容の録音が再開されます。

つまり、お客様 → 電話秘書スタッフ → 貴社担当者様電話秘書スタッフ ⇔ お客様 というようになります。

なお、この場合の録音保存は「保留前のお客様と電話秘書スタッフの録音」と「保留後のお客様と電話秘書スタッフ」の2つに分離しているのが普通ですが、弊社の電話代行システムが保留前の録音と保留後の録音を一つの録音ファイルにまとめまして、後で聞いても違和感のないようにしております。


(Q3)電話代行を契約して御社から借りた電話番号をメインの電話番号とした場合、御社の営業時間を過ぎた場合はどのような状態になるのでしょうか。ずっと呼出音が鳴り続けるのでしょうか?何か音声案内が流れるのでしょうか?)よろしくお願いします。

ご契約いただくプランによって状態は変わってきますが、スタートプランでは呼出音が鳴ったままの状態となります。

エコノミープランでは時間外アナウンスのサービスが含まれておりますので、貴社社名が含まれない定型文の案内メッセージが電話秘書の声で流れてご案内いたします。

定型文メッセージは12種類ご用意しておりますので、お好きなメッセージを選択していただければ営業時間外には選択されたメッセージが流れるようになります。

一つの例として、「お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。」というような案内メッセージとなります。

12種類の案内メッセージの例文と音声サンプルは、こちらににも掲載されておりますのでご覧いただければ幸いです。


(Q4)弊社の担当社員から特定なお客様に対する連絡事項を電話秘書スタッフが受けて、そのお客様の電話を受けた時に伝えることはできますか?

はい、可能でございます。予め担当者様から連絡事項をお預かりして「お客様へ伝言連絡」は、ビジネスプランまたはエグゼクティブプランで承っております。

お客様にお伝えする連絡事項につきましては、その都度メールにてご連絡していただければと思います。ご連絡をいただいた時点で漏れがないように弊社コンピュータに登録させていただいております。

例として、「明日、○○会社の田中さんから◎◎の納品の件で電話があったら、◎◎は3月25日の納品になります」というように、ご連絡していただければと思います。


(Q5)電話代行をお願いする際には、弊社の担当社員は5人ぐらいですが、途中で担当社員の変更や追加などはできますか?

はい、もちろん可能でございます。担当社員様の変更や追加のある際は、予め必ずご連絡していただくことをお願いしております。

と申しますのは、すでに退社された社員様なのに、その社員様あてに電話がかかってくることが多々ございます。その場合に予め退社されたことをご連絡されていませんと電話秘書スタッフは当然その情報を知り得ませんので、意に沿わない電話応対になってしまいます。

また、逆に新規の担当社員様が入社されたときも、予めご連絡されていませんと「○○は弊社には在籍しておりません」という電話応対になります。

電話秘書スタッフは、常に契約様の電話応対情報を確認しながら電話対応をしておりますので、担当者様の情報に限らず貴社内で情報の変化が生じた際は予めメールにてご連絡いただければと思います。


電話代行お問合せ履歴

キーワードで質問と回答を検索できます



目的に合わせたプラン選び

スタートプラン
3,000 /月

起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方
詳しくはこちら

エコノミープラン
5,000 /月

1日平均1回ぐらい電話がかかってくる方
詳しくはこちら

スタンダードプラン
9,000 /月

エコノミーではビジネスチャンスを逃してしまう方
詳しくはこちら

ビジネスプラン
15,000 /月

人気 No.1 緻密な電話応対でさらにチャンスを拡げたい方
詳しくはこちら

エグゼクティブプラン
25,000 /月

電話代行で出来ることは全て揃った快適かつ最強プラン
詳しくはこちら


PDF資料のダウンロード

私たちが大切にしていること
プラン一覧比較表
電話応対事例
お客様の声

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。