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電話代行お問合せ履歴(P.12)

電話代行・秘書代行サービスについて毎日様々なお問合せをいただいております。 よくある質問に掲載しきれないお問合せ・ご質問関してはこちらに掲載しております。 なお、掲載内容はお問合せ当時のご質問と回答です。現在の情報とは異なる場合がございますので予めご了承下さい。


(Q1)電話代行サービスには電話を受けるスタッフさんが沢山いると思いますが、他の応対をしている声などがお客様に聞こえてしまうことはないですか?

弊社の電話代行サービスでは、他の応対の声などがお客様に聞こえてしまうようなことはございません。

弊社ではコールセンター業務用のゼンハイザーのヘッドセットを使用しております。このハンドセットは周囲の雑音をシャットアウトして、お客様の声を聴き取りやすくするウルトラノイズキャンセリング機能が付いておりますので、他の電話応対の声などもシャットアウトしてお客様に聞こえてしまうようなことはございません。

また、弊社では電話秘書スタッフ同士の席を広めに確保しております。


(Q2)電話代行サービスでは、人件費を抑えるために在宅勤務の遠隔地で電話を受けていると聞いたことがあるので不安です。在宅勤務だと管理が甘くなるためか子供や犬の声が聞こえたりとか、電話が鳴っているのになかなか電話に出ない、というようなことがあるそうで不安です。御社の電話秘書代行も在宅勤務のスタッフがいるのですか?

弊社では今までに在宅勤務は一切雇用したことはございません。すべての電話秘書スタッフは弊社内にて勤務しております。したがいまして管理が甘くなることも、ましてや子供や犬の声が聞こえることもございません。ご安心くださいませ。

お問合せ内容で仰るように電話代行会社やコールセンターの中には、コストダウンを計るために在宅勤務を積極的に採用している会社もあるようです。確かに私共も在宅勤務者の電話応対の教育および管理は非常に難しいと考えております。


(Q3)御社の電話代行サービスは東京にあるので恐らく訛りはないと思いますが、きちんとした標準語で電話応対をしてもらますか?

はい、弊社の電話秘書スタッフは訛りはございません。仰るとおり弊社の電話代行サービスの拠点は東京都渋谷区にございます。

すべての電話秘書スタッフは東京在住です。また、面接時に訛りがあるかどうかもチェック項目となっております。したがいましてすべて標準語での電話応対となりますので、どうぞご安心くださいませ。


(Q4)通話接続サービスや通話録音サービスの音声は、きちんと聞き取ることができますか?雑音が入ったりはしませんか?

はい、通話接続サービスや通話録音サービスの音声は、通常の電話機で話をしているようにクリアーできちんと聞き取ることができます。

雑音に関しては通常の電話とまったく同じように、静かな場所での会話ならばよりクリアーで、電話回りの環境が騒々しい場所ならばそれを再現いたします。

つまり、通常の電話と同様とお考えになっていただければ差支えございません。もし音質に関して不安があるような場合は、通話接続および通話録音のテストをしていただきまして実際にその音質を確認されることをお勧めいたします。

弊社の通話接続サービスおよび通話録音サービスは、最先端技術を駆使して独自開発しておりますので自信を持ってお勧めさせていただきます。


(Q5)御社に電話代行を依頼して、お客様からの電話が掛かってきて用件などを聞いてもって、担当者の携帯にお客様から電話があったことを連絡してほしいのですが、連絡するのを忘れてしまうこと(以前他の電話代行で忘れたことがあったので)や連絡が遅れること、連絡する担当者を間違えてしまうことはないですよね?

はい、お客様から電話が掛かってきてその用件の連絡忘れ、連絡が遅れる、連絡する担当者様を間違える、そのようなことはございません。

弊社では独自開発のCTIシステム(電話代行システム)で、それら一連のフローが以下の通り完全に仕組化されております。

1.お客様から電話かかってくる。
2.と同時に、電話秘書スタッフのコンピューター画面に契約されている会社情報が瞬時に表示される。
3.電話秘書スタッフが電話にでる。
4.と同時に、自動的に通話内容の録音が開始される。
5.電話応対が完了する。
6.と同時に、自動的に録音も完了する。
7.連絡する担当者様をリストから選択する。
8.と同時に、選択した担当者様あてに通話内容が録音保存される。
9.30秒後にCTIシステムが担当者様あてに連絡する。


電話代行お問合せ履歴

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