電話代行とは？


電話代行とは貴社にかかってきた電話を、貴社の社員の代わりに電話代行会社のオペレーターが電話に出て応対する電話サービス業のことをいいます。
秘書の役割も兼ねておりますので、秘書代行、電話秘書などとも呼ばれたりします。

電話代行をご利用される契約者様の主な使用目的としましては、オフィスコストの削減と不在時のオフィスにかかってきたお客様の電話応対の依頼ということになります。



【１】貴社で所有している電話番号を使用する場合
貴社で所有している電話番号にお客様から電話があったときに、オペレーターが電話に出るようにするためにはＮＴＴのボイスワープという機能を使用して、貴社の電話を弊社へ自動転送いたします。
ボイスワープのご利用は、どなたでも簡単にNTTでご契約することができます。


お客様

東京都港区の貴社

ボイスワープ転送		 東京都渋谷区のオペレーター　秘書

東京以外に居るご担当者様
お客様 貴社 渋谷オフィスの
オペレーター		 契約者様





【２】貴社で電話番号を所有していない場合
貴社で電話番号を所有してない場合、または所有していても、その電話番号を使用したくない場合は弊社で貴社専用の電話番号を無料でお貸しいたします。この場合はボイスワープは不要となりますので、その費用や電話の基本料金も不要となり経費節減となります。


お客様

東京都渋谷区のオペレーター　秘書

東京以外に居るご担当者様
お客様 渋谷オフィスの
オペレーター		 契約様







渋谷オフィスの姿勢と電話応対への取り組み方


電話応対とは会社の顔であり、貴社への入口でもある、と心得ております。
オペレーターの質と対応は電話代行会社にとっては生命線です。
貴社の事業規模や雰囲気に合わせた電話応対は勿論のこと、きめ細かくカスタマイズされた電話応対を心がけております。

弊社では新人さんのオペレーターが入社しますと最低でも３ヶ月間の研修をいたします。大概の新人さんは腹式呼吸ができないために声が前に出てきません。先ず最初に複式呼吸を習得して聞き取りやすい声を出すだけでも約１ヶ月はかかってしまいます。

弊社ではオペレーターとお客様の応対内容のすべてを録音して、包み隠さず契約者様に聞いていただいております。録音されるとかなり緊張いたしますが・・・

通話内容を録音することで、契約者様には表面的な情報や当たり障りのないことばかりだけでなく、本音でエンドユーザー様がどのように思っていらっしゃるのか？
本当によく伝わってきます。

些細なやり取りでも聞き逃さないことが、契約者様のビジネスチャンスを広げるためには必要と考え、独自で通話録音システムを開発いたしました。
それが、契約者様のためになると信じていたからです。

電話代行業とは結局、生身の人間がお互いの本音をぶつけあう現場において、そこで信頼関係が生まれていく人間業だと思っております。

オペレーターの本当の仕事とは、マニュアル通りに電話を受けることが仕事ではありません。電話を通じて信頼を得ることが仕事だと考えおります。常に人と人の繋がりの大切さに感謝し高いモチベーションを維持しながら、皆様のお手伝いをさせていただきます。

具体的には、契約者様宛てにかかってくる電話内容は一律ではありませんので、各々の契約者様の特徴を把握しておかなければ、的確で素早い応対はできません。

弊社では最先端技術を駆使した独自開発の電話代行システムを使用し、着信と同時に契約者様の業務情報は一瞬でディスプレイに表示されますが、やはり各々の契約者様の電話応対の特徴を把握していた方が、臨機応変に心がこもったスムーズな応対ができることは言うに及びません。

ここまで出来てやっと、渋谷オフィスでは一人前のオペレーターの誕生となります。
渋谷オフィスでは、一人前のオペレーターに成長するまではベテランのオペレーターが隣でマンツーマンでサポートをしております。

このようにして渋谷オフィスでは、電話代行の信頼性と専門知識と最先端技術を兼ね備え、お客様の電話応対に必要なすべてをお任せ頂けるサー ビスをご用意しております。おかげさまで、きめ細かい電話応対業務やデスク･サポートは業界でも最高水準と、お褒めの言葉をいただきスタッフ一同大変励みになっております。

弊社の契約者様は、SOHO、個人事業主、起業家、中小企業の方々が中心となりますが、上場企業、有名私立大学など、実に多様なジャンルの契約実績がございます。

弊社は契約者様の規模にかかわらず、すべてのお客様に細心の注意を払い、きめ細かい電話代行業務を心掛けております。契約者様のビジネススタイルに合わせて高品質・高機能な電話代行をリーズナブルな価格でご提供できますよう最大限の努力を惜しみません。

日本全国のお客様へ、ご納得の品質で顧客満足度№１を目指し、皆様のビジネスを影ながら応援いたします。




通話録音　　通話接続　　逆転送　　私書箱　　留守メッセージ　　お客様の声　　電話応対

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