社員数名の小さなオフィスを構えている事業者のAさんは、そろそろ仕事が忙しくなり、社員からも電話応対をアウトソースできないか？という相談を受けて、電話代行サービスを導入することにしました。
電話代行を利用すれば、社員はかかってくる電話を気にすることなく仕事に集中することができます。更に、電話代行サービスを導入することで、外出中でも大事な電話がかかってきた場合に外出先の私の携帯電話にかかってきたクライアントの電話を繋げてくれるのです。
ボイスワープのお申込みとは？
これは便利だと早速利用を開始しようと思いました。
ところが ... 電話代行を申し込めば、すぐにサービスを開始できると思っていたAさん。
しかし自社で所有している固定電話の番号で電話代行サービスを受けるには、事前に転送電話 (ボイスワープ) の申込みをしてボイスワープの設定を自分で行う必要があるのです。
転送電話 (ボイスワープ) の申込みは、自社で所有している固定電話番号の通信会社に自分で申込みして契約しなければなりません。
「ボイスワープ (転送電話) のお申込み？」、「ボイスワープの設定？」訳が分からなくなってしまったAさんは取り乱してしまいます。
申し訳ございません。ご自身で固定電話番号をご契約している場合は、電話番号所有者のA様が通信会社さんに転送電話のお申込みをする必要がございます。
そうなんですね ... 勘違いしていました。そのお申込みというのはどのように行うのでしょうか？
A様のご契約されています通信事業会社はどちらでしょうか？
えっと ... (保管している書類が探しだし) NTT のひかりみたいです。
そうしますと、NTTさんが用意していますお申込みフォームがありますので、そちらからお申込み手続きを進めて下さい。
転送電話ボイスワープのお申込みページを見たAさんは、その情報量の多さにひるんでしまいます。
えっと ... これは月額料金がかかるんですね。
その通りです。A様の場合は、ひかり電話をご使用とのことですので、住宅用なら550円/月、事務用なら880円/月となります。
なるほど、自社の電話番号を電話代行会社へ転送して使う場合は、NTTの転送電話 (ボイスワープ) の使用料が毎月かかるのですね。
電話代行を導入すれば、転送電話も自動的に使えると思い込んでいたAさんは意気消沈してしまいます。それでも仕方ありません、転送電話のお申込みフォームに沿って申込み手続きを行いました。
その中で、NTTのひかり電話の場合は、お申込みに最短で4営業日かかり（実際は1週間ぐらい）、料金は利用開始日より課金されることが分かりました。これで面倒な作業は終わったと思ったAさんですが、申込みが完了したら次に「ボイスワープ (転送電話) の設定」が必要なことを思い出しました。
お申込みが完了したのですが、ボイスワープ (転送電話) の設定？という操作を行う必要があるんですよね？
その通りです。ご利用中の電話 (通信会社) の名称と「ボイスワープ設定方法」で検索しますと、設定方法を説明したページが出てきますので、A様の用途にあわせた転送方法（無条件転送モードを強くお勧めします）をご自分で選択して設定ください。無条件転送モード以外の転送モードだと想定より転送されるまでに時間がかかったり、転送していることがお客様にバレたりする等のデメリットがございます。
ボイスワープ設定方法のページを見たAさんは軽い動揺を覚えました。何となく電話番号を押してガイダンスに合わせて番号を打ち込んでいくということは分かりましたが、沢山ある設定のうちどの設定を行えばよいのかが分かりません。
Aさん遂に万事急須 ... という訳で、ボイスワープ設定をご紹介します。
ボイスワープ設定
貴社 (Aさん) の転送元の電話機から以下の3ステップの操作を行い、弊社渋谷オフィスまで転送してください。
転送先電話番号は、電話応対依頼書に記載されている契約番号 03-####-#### を登録 してください。それでは3ステップの操作を行いましょう。
1. 最初に転送先電話番号を1つ登録します。
電話番号の「142」を押す →「転送元電話番号」と「#」を押す →「2」を押す →「転送先電話番号」と「#」を押す →「1」を押す
2. 転送を開始してください。(下記操作で無条件転送モードで転送されます)「142」を押す →「1」を押す →「1」を押す
3. 転送を停止したい場合は以下の操作を行います。
「142」を押す →「0」を押す
※ボイスワープ契約時の初期状態は転送が「停止」に設定されていますので、必ず2の操作を行って「転送開始」にしておく必要があります。
※転送方法を無条件転送モードに設定することで、お客様には転送されていることはわかりません。
それでも分からない場合は、ご利用の通信会社さんにお問合せ下さい。
これでようやくボイスワープ (転送電話) を使用する準備が整いました。
ここまで少し大袈裟に紹介してしまいましたが、実際に電話代行を申し込めば普通にサービスが使えると思っていた利用者様にとって、ボイスワープ (転送電話) のお申込み手続きが必要ですとお伝えしますと、
「？？？」となってしまう利用者様が大半です。それもその通りだと思います。ボイスワープ (転送電話) のお申込み手続きと設定に関しては、マニュアルに沿って進めることで誰でも簡単に完了することができると思います。
問題は全く予想も想像もしていなかった手続きが必要である、と言われても理解するのに少し時間がかかってしまいますよね。しかもその手続きは利用者様が契約している通信会社によって手続き先や設定が異なる場合がありますので、余計難しく感じてしまうかもしれません。
え、それって電話代行会社が勝手にやってくれることじゃないの？