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電話代行サービスとは?

渋谷オフィスの電話秘書オペレーター

電話代行サービスとは、貴社の社員の代わりにプロフェッショナルな電話秘書(オペレーター)が電話業務・電話対応・電話応対を「代わりにします」というお仕事のことです。秘書代行サービス、電話秘書サービス、電話受付代行サービスとも言われております。

中小企業など、社員やスタッフが限られている場合、電話業務・電話対応担当のスタッフを常駐させることは難しいと思いますが、電話代行サービスを利用することで、大手企業のように、電話対応専門のプロの電話秘書を人件費を大幅にコストダウンして利用することができます。

電話代行の導入方法は2種類あります

①転送電話を利用する方法(いま使っている電話番号で、電話に出てもらって電話応対をしてほしい)

NTT回線をお使いの方は、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している転送電話ボイスワープというサービスを利用して、いま使っている電話番号から弊社電話代行サービスの電話番号まで転送設定(無条件転送)してください。転送を開始すると貴社に着信した電話は自動的に弊社へ転送され、いま使っている電話番号で電話秘書オペレーターの電話応対が可能となります。

ボイスワープを使用したときの流れ

※ご自分で電話に出たいときはボイスワープの転送を停止することで可能です。
ボイスワープの簡単な設定方法はこちら >

※転送電話ボイスワープは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供しているサービスです。(ボイスワープはお申込みからサービスインまで1週間以上かかりますので、弊社サービスお申込みより先にボイスワープのお申込みをお勧めいたします。)
NTTコミュニケーションズ株式会社の転送電話ボイスワープのお申込みはこちら >

※NTTコミュニケーションズ以外で転送電話サービスを提供している通信会社、例えば、コミュファ光やNTTドコモ、SoftBank等については、転送電話サービス会社一覧表 > を参考にしてください。

②転送電話を利用しない方法(電話番号を持っていないので番号を貸してもらって電話応対をしてほしい)

電話番号を持っていない場合でも電話代行をご利用いただけます。弊社で貴社専用の電話番号をお貸しいたします。この場合はボイスワープ等の転送電話サービスは不要となりますので、ボイスワープの使用料金や設定の手間も不要になります。また、固定電話回線の費用も不要になりますので、その分の費用も節約することができます。

番号を所有していないときの流れ

※貴社専用の電話番号は、名刺やパンフレットに掲載してご利用いただけます。
※貴社専用の電話番号の貸与は、スタートプラン、エコノミープランは1,000円/月のオプションとなります。スタンダードプラン以上は無料となります。
※貴社専用の電話番号は、東京の局番で(03-XXXX-XXXX)になります。

電話秘書代行サービスは、このような方が導入してます

・不在時の電話応対、移動や打合せが多く電話に出られない。
・在宅勤務にシフトし、オフィスで電話を受けることができない。
・電話受付に要する人件費を削減したい。
・業務を効率化してやるべき仕事に集中したい。
・とにかく会話が苦手なのでプロに任せたい。
・丁寧な対応や接遇で会社の好感度やブランディングをアップさせたい。
・営業電話や嫌がらせ電話をシャットアウトしたい。
・カスハラ対応をシャットアウトしたい。
・営業時間外の電話もフォローしたい。
・支社/支店に各々かかってくる電話を代表電話を設けてまとめて電話受付代行してほしい。
・通話内容を録音保存しておき、電話応対にありがちな「言った、言わない」を防止したい。
・人手が足りない。

状況別の電話対応・応対事例を見る

多業種のお客様が電話代行を活用してます

個人事業主、スタートアップ、スモールオフィス、新規事業の立上げ、東京支社設立時、会社照会、各種お問合せ、各種予約受付、資料請求受付、求人募集受付、セミナー応募受付、ネットショップ問合せ窓口、商品受注、障害一次受付窓口など..

弁護士、司法書士、行政書士、会計士、税理士、コンサルティング会社、保険代理店、広告代理店、イベント企画会社、ソフトウェア開発会社、ウェブ制作会社、オンラインショップ、不動産業、建築リフォーム業、メンテナンス業、人材派遣業、エステサロン、ネイルサロン、飲食店、各種製造・販売業の方々。官公庁・地方自治体、学校法人など.. 他にも様々な業種の方にご利用いただいております。

業種別の電話対応・応対事例を見る

従業員の雇用と弊社の電話秘書を比較

*下記のように年間で、98.9% の経費節約
従業員の雇用 弊社の電話秘書
給与 約25万円~/月 3,000円~/月
 賞与  約50万円~/年 不要
交通費 不要
求人募集・費用 不要
教育コスト 不要
退職・欠勤・遅刻・早退 不要
昼休み・有給休暇 不要
通話録音サービス
通話接続サービス
時間外アナウンス
リモート操作設定サービス
携帯へ24時間定期連絡
専用電話番号の貸与

電話代行サービスの導入ポイント

電話代行サービスを導入する3つのステップをご紹介します。

【STEP1】何ができるのかを理解しよう


電話代行・秘書サービス会社によって価格、コール数、応対品質、機能、サービス内容などが異なっていますので、各社のホームページを閲覧しながら比較していきましょう。

場合によっては、電話代行会社が用意している「無料のトライアル期間」を利用し、実際にサービスを使ってみることも大切です。相対的な価値感を掴んでおくことで、STEP2で正しい判断に向かうことが可能となります。

【STEP2】自社の目的に沿って、どう活用するのが良いのか判断


STEP1で何ができるのかを理解しておくとステップ2はわりとイメージがしやすいと思います。本当にそのサービスは必要ですか?逆にそのサービスがなかったら不便で困りませんか?

目的がしっかり決まっていれば、無駄をすることもなく、逆に妥協することもなく、あなたのビジネス・スタイルに合わせた応対が可能になります。電話代行会社があなたの業種や用途に合っているかを確認しましょう。

【STEP3】導入の際、押さえるべき7つのポイント


電話代行を実際に導入する際は、以下の7点をチェックして、ご予算に応じた最適なコストパフォーマンスが発揮できる貴社の目的、業種、用途に沿った電話代行・秘書サービス会社との出会いを願っております。

1.価格
2.応対品質
3.機能
4.サービス内容
5.契約実績数
6.お客様の声
7.経営理念

また、近年「電話代行サービス」という括りで、一次応対のみ (カスタマイズできない) の電話代行サービスや、電話自動音声応答システムというようなサービスもございます。

電話代行サービスと言っても、一般的な電話代行サービスと、一次応対のみのサービス、自動音声応答システムでは、そのサービスの内容や概念が大きく異なるため、自社に合ったサービスを選ぶ必要がございます。

弊社ホームページにおかれましても、ご不明点等ございましたらお気軽にヘルプデスクまでご相談ください。

総務省のサイトでは、電話受付代行業務に関する詳細な説明や定義が掲載されています。例えば、電話受付代行業務とは、自己の電話番号を顧客が連絡先として使用することを許可し、顧客宛にかかってきた電話に対応し、その内容を顧客に伝達するサービスと定義されています。

→特定商取引法ガイド / 電話勧誘販売