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電話代行サービスとは?

電話秘書が必要なときが2つあります。会社が好調なときと、そうでないとき。

電話代行サービスとは、貴社の社員の代わりに秘書(オペレーター)が電話応対を「代わりにします」というお仕事のことです。
秘書代行サービス、電話受付代行サービスとも言われております。

サービスを導入する主な動機および目的は2つあります。好況時の仕事効率化&ブランディング、そして不況時の経費節約です。

具体的には、不在時の対応、電話以外の本業に集中したい、会社の高感度アップ、電話対応に要する人件費節約ということになります。

導入方法は2つに分かれます

1.電話番号を所有している、導入の際、その番号を使用したい

NTTのボイスワープという機能を使用して貴社に着信した電話を弊社へ自動転送いたします。ボイスワープのご利用はNTTで簡単にご契約することができます。

ボイスワープを使用した場合

2.電話番号を所有してない、導入の際、番号を貸してほしい

番号を所有されていない場合、もしくは所有していても他の番号を必要とする場合は、弊社で貴社専用の番号をお貸しいたします。(スタンダードプラン以上は無料)この場合、ボイスワープは不要となりますのでボイスワープ使用料金が不要となります。また、固定回線の維持費も不要となりますので、その分の経費も節約することができます。

ボイスワープを使用しない場合

秘書サービスは、このような方が導入してます

不在時の電話応対、移動や打合せが多く電話に出られない。
電話受付に要する人件費を削減したい。
とにかく会話が苦手なのでプロに任せたい。
丁寧な対応や接遇で会社の好感度やブランディングをアップさせたい。
仕事に集中したいので、電話受付を設置して営業電話をシャットアウトしたい。
支社/支店に各々かかってくる電話を代表電話を設けてまとめて電話受付代行してほしい。
通話内容を録音保存しておきたい..

多業種のお客様が電話代行を活用しています

スタートアップ、スモールオフィス、新規事業の立上げ、東京支社設立時、会社照会、各種お問合せ、各種予約受付、資料請求受付、求人募集受付、セミナー応募受付、ネットショップ問合せ窓口、商品受注、障害一次受付窓口など..

弁護士、司法書士、行政書士、会計士、税理士、コンサルティング会社、保険代理店、広告代理店、イベント企画会社、ソフトウェア開発会社、ウェブ制作会社、オンラインショップ、不動産業、建築リフォーム業、メンテナンス業、人材派遣業、エステサロン、ネイルサロン、飲食店、各種製造・販売業の方々。官公庁・地方自治体、学校法人など.. 他にも様々な業種の方にご利用いただいております。

業種別の電話対応・応対事例を見る

従業員の雇用と弊社の電話秘書を比較

*下記のように年間で、98.8% の経費節約
従業員の雇用 弊社の電話秘書
給与 約22万円~/月 3,000円~/月
 賞与  約45万円~/年 不要
交通費 不要
求人募集・費用 不要
教育コスト 不要
退職・欠勤・遅刻・早退 不要
昼休み・有給休暇 不要
通話録音サービス
通話接続サービス
時間外アナウンス
リモート操作設定サービス
携帯へ24時間定期連絡
専用電話番号の貸与

電話代行サービスの導入ポイント

STEP1 何ができるのかを理解。

電話秘書サービス会社によって価格、応対品質、機能、サービス内容などが異なっていますので、各社のホームページを閲覧しながら相対的な価値感を掴んでおくことで、STEP2で正しい判断に向かうことが可能となります。

STEP2 自社の目的に沿って、どう活用するのが良いのか判断。

STEP1で何ができるのかを理解しておくとステップ2はわりとイメージがしやすいと思います。本当にそのサービスは必要ですか?逆にそのサービスがなかったら不便で困りませんか?目的がしっかり決まっていれば、無駄をすることもなく、逆に妥協することもなく、あなたのビジネス・スタイルに合わせた応対が可能になります。

STEP3 導入の際、押さえるべき7つのポイント。

以下の7点をチェックして、ご予算に応じた最適なコストパフォーマンスが発揮できる貴社の目的に沿った電話秘書サービス会社との出会いを願っております。弊社ホームページにおかれましても、ご不明点等ございましたらお気軽にヘルプデスクまでご相談ください。

1.価格
2.応対品質
3.機能
4.サービス内容
5.契約実績数
6.お客様の声
7.経営理念