電話代行サービスの導入を検討しているけど、「自社にあったプランやサービスがよくわからない、選ぶ方が分からない」というようなお問合せをよく頂きます。電話代行サービスは業種や料金、応対内容・サービス内容が異なるため「いったい何を基準に選んだら良いのかが分からない」と仰るのも当然のことだと思います。
そこで、こちらのページでは自分にあったプランやサービスの選び方を「どのような順番で考えたら良いのか」順を追ってご説明いたします。
電話代行サービスを選ぶ際は、まずは以下の５つの要素を必ず確認しましょう。
１．着信コール数
1か月あたりの電話件数に合っているか？
２．応対内容
どこまで電話秘書に任せられるか（取次ぎ／案内／予約対応など）
３．応対品質
電話秘書の対応レベルや研修体制は十分か
４．機能・サービス
通話録音やメール報告など、必要な機能が揃っているか？
５．価格
月額料金だけでなく、初期費用や保証金の有無も含めた総額で検討する
最初にチェックすべきポイントは着信コール数です。着信コール数とは「お客様から貴社へかかってくる電話の件数」のことを指します。
多くの電話代行サービスでは、
・例：「月額○○円で50コールまで」
・「50コールを超えた場合は1コールごとに○○円」
といった形で、基本料金に含まれるコール数と超過時の追加料金があらかじめ決められています。
そのため、まずは 自社の月間コール数を把握することが重要 です。コール数によって月額料金や追加料金が変わるため、最適なプラン選びの基準になります。
例えば、起業したばかりで月に20件程度しか電話がかからない方であれば、コール数の少ないプランで十分です。渋谷オフィスでは、月20件まで対応可能な「スタータープラン」 をご用意しており、無駄なくリーズナブルにご利用いただけます。
次に重要なのは応対内容です。
「どのような電話がかかってくるのか」、「その電話にどう対応してほしいのか」をあらかじめイメージしておく必要があります。例えば、
・担当者あての電話なら、不在を伝えるだけでよいのか、それとも担当者に取り次ぐのか。
・お客様対応では、問い合わせへの一次対応だけなのか、商品の受注や予約受付まで任せたいのか。
このように具体的にシミュレーションしておくと、必要なサービス内容が明確になります。また、多くの電話代行会社では、応対内容によって料金が変わるのが一般的です。
例えばネットショップ事業者様の場合は、
・問い合わせ窓口を設置したい
・電話での予約注文に対応してほしい
といったニーズが多いため、ECや通販向けに特化したプランを選ぶのが適切です。
このように、業種ごとに求められる応対内容は異なるため、自社の業種や利用シーンに合ったプランや会社を選ぶことが大切です。
渋谷オフィスでは、ネットショップの電話応対に対応した「プレステージプラン」をご用意しています。
電話代行サービスを選ぶうえで、応対品質は非常に重要なポイントです。電話の第一印象がそのまま会社の印象につながるため、品質の高い応対ができるかどうかを必ず確認しましょう。
応対品質を左右する5つの要素
1. 応対品質を見極める際には、以下の要素に注目するのがおすすめです。
2. 電話秘書オペレーターの職業適性
3. 研修時間の充実度
4. 研修内容の実践性
5. オペレーターの経験年数
渋谷オフィスの応対品質について詳しくみる >
仕事に対する姿勢・情熱
これらについてきちんと説明している電話代行会社であれば、品質管理に対する考え方や取り組み姿勢を把握することができます。
一方で、品質に関わる要素についてまったく触れていない会社は、対応力そのものを重視していない可能性があるため注意が必要です。
品質を確かめる方法
最も確実に応対品質を確認する方法は、各社が提供している「無料トライアル期間」を活用することです。
実際に電話を受けてもらうことで、オペレーターの話し方や対応姿勢が自社に合っているかを直接判断できます。もちろん、口コミや比較サイトを参考にするのも有効ですが、最終的には自分で実際に体験して確かめることが一番確実です。
電話代行サービスに含まれる機能やサービスは、会社ごとに大きく異なります。選ぶ際に大切なのは、自社の業務に本当に必要な機能を見極め、無駄なく選択することです。
必要な機能は変化する
契約時には必要だと思った機能が、数か月後には不要になるケースもあれば、最初は不要だと思っていた機能が後から必要になることもあります。
こうした変化に柔軟に対応できる仕組みがあると、コストパフォーマンスを最大限に発揮できます。
渋谷オフィスでは、オプションサービスを 1か月単位で追加・解除可能。事業の成長や状況に応じて、効率的にカスタマイズできます。
機能・サービスを選ぶ際のチェックポイント
電話代行会社を比較する際は、以下のような点も確認しておくと安心です。
・24時間365日対応 が可能か
・専門性（法律、医療、ECなど特定分野に強いか）
・カスタマイズ性（応対フローを柔軟に調整できるか）
・多言語対応（英語や中国語などが必要か）
・多チャネル対応（電話だけでなく、メールやチャット対応も可能か）
価格（月額料金など）については、前述の１～４の要因によって電話代行会社やプランによって、じつに様々な料金体系になっております。 貴社のご予算もあるかと思いますので、ぜひ上記１～４を勘案されて貴社にあったプランやサービス、価格を見つけていただけたら幸いでございます。
電話代行会社には、格安・リーズナブルな価格の電話代行サービスを売りにする会社や、高機能・高級品質の電話代行サービスを提供する会社など様々ございます。渋谷オフィスでは、格安の「スタータープラン」から高機能な「プレステージプラン」まで、5つの豊富なプランを提供しています。
弊社の電話代行サービスは、最先端技術を駆使した秘書代行システムの独自開発、６ヶ月間にも及ぶ応対研修、様々な機能・サービスに至るまで一貫して自社で行う強みを発揮して、どのプランをご選択いただいても価格以上の価値あるクオリティをご提供しております。もしご満足いただけないときは30日間の完全返金保証もございます。
電話代行サービスを検討している事業者様の中には、「とにかく急いで今すぐにでも導入したい」というケースも少なくありません。
その場合、申し込みからどれくらいで利用開始できるかを事前に確認しておくことが重要です。一般的な電話代行会社では、契約手続きや設定に数営業日かかり、利用開始までに 1〜3日程度 を要するのが一般的です。
一方、アプリベースで運用している電話代行会社の場合は、最短で 翌日から利用可能 な場合もあります。したがって、急ぎで導入したい方は、
・申込みから利用開始までの所要日数
・初期設定や準備に必要な手続きの有無
を確認した上で、自社の状況に合ったサービスを選ぶようにしましょう。
起業家、個人事業主、事業を独立したばかりの方、ネットショップを運営する方など、それぞれの事業者がどのようなプランやオプションサービスを利用しているのか？を詳しく紹介した導入事例もご参考下さい。
