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電話代行の応対事例集

電話代行サービスで行われる電話応対の一例をご紹介いたします

電話代行では、電話秘書オペレーターはどのような感じで電話応対をしているのでしょうか... とても気になるところだと思います。ここですべてをご説明することはできませんが、一例をご覧いただくことで、少しでも電話代行の雰囲気をお伝えできたらと思います。

弊社の電話秘書は、きめ細かく質の高い秘書代行と評判をいただいております。「笑顔のある声」をモットーに精一杯のサポートをさせていただきます。

通常の応対例

  • 「はい。東京株式会社でございます」

  • 「神奈川工業の加藤と申します」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「前田様いらっしゃいますか?」

  • 「只今、外出しておりますので、よろしければ折り返しご連絡するように 伝えますが・・」

  • 「じゃあ、お電話頂くようにお願いします」

  • 「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「はい。03-1234-5678です」

  • 「03-1234-5678ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致しますので・・失礼致します」

ワンポイントアドバイス

弊社の電話代行サービスでは、お客様と電話秘書の電話内容をすべて録音しております。契約者様はいつでも何回でも録音内容を確認して、ビジネスに役立てることができます。

録音された生の声ですので、社名や電話番号の聞き取り間違えもなく、お客様の雰囲気や電話秘書の様子まで手に取るようにわかります。

スケジュール対応の応対例 (出張編)

事前に福岡株式会社 契約者の田中様より 海外出張に 3/10~3/19 まで行っているとご連絡を頂いていた場合。

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「名古屋工業の佐藤と申しますが田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。恐れ入りますが、3/19まで海外へ出張に行っておりますので3/20以降の折り返しとはなりますがご連絡するように致します」

  • 「3/20以降だとちょっと遅いんですよね・・・至急連絡は取れませんか?」

  • 「それでは、こちらからも連絡が取れ次第伝えるように致しますが、大変恐れ入りますが、田中のメールアドレスをご案内致しますのでメールを入れて頂くことは可能でしょうか?」

  • 「了解です。それではメールアドレスを教えてください」

  • 「かしこまりました、tanaka@fukuoka.co.jp となりまして、fukuoka は弊社の社名の福岡となりましてティエイエヌエイケイエイ、アットマーク、エフユーケイユーオーケイエイ、ドット、シーオー、ドット、ジェイピィとなります」

  • 「ティエイエヌエイケイエイ、アットマーク、エフユーケイユーオーケイエイ、ドット、シーオー、ドット、ジェイピィですね?」

  • 「はい、そうです。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「052-1234-5678です

  • 「052-1234-5678ですね。ありがとうございます。それでは、連絡取れ次第、こちらからも伝えるように致しますので・・失礼致します」

伝言対応の応対例

事前に福岡株式会社 契約者の田中様より伝言をお預かりしていた場合。 伝言内容⇒名古屋工業の佐藤様より電話があったら、本日15時ごろ書類をFAX致しますと伝えて下さい。

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「名古屋工業の佐藤ですが田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。只今、田中は外出しておりますが、伝言がございまして、本日、15時頃書類をFAX致しますと申しておりました」

  • 「あっそうですかぁ。それでは、お待ちしておりますとお伝えください」

  • 「かしこまりました。そのように伝えますので・・ありがとうございました」

  • 「失礼致します」

  • 「失礼致します」

資料請求応対

  • 「はい。北海道株式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤と申します。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「ABC部品の資料を送って頂きたいのですが・・」

  • 「ありがとうございます。それでは資料をお送りいたしますので、郵便番号からご住所を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「はい。郵便番号541-0052 大阪市中央区安土町・・・」

  • 「それでは、念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか」

  • 「06-1234-5678です」

  • 「かしこまりました。復唱いたします。郵便番号541-0052、大阪市中央区安土町・・・ですね?よろしいでしょうか?」

  • 「はい」

  • 「お電話番号が06-1234-5678ですね?」

  • 「はい」

  • 「大阪商店の佐藤様ですね。佐藤様の漢字はにんべんに、ひだりの、さ、に草冠のふじの花のふじでよろしいでしょうか?」

  • 「はい。そうです。よろしくお願い致します」

  • 「かしこまりました。それでは資料をお送りするように致しますので、お電話ありがとうございました。失礼致します」

  • 「失礼致します」

通話接続した際の応対例

  • 「はい。福岡株式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤と申します。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「田中様いらっしゃいますか?」

  • 「少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の携帯へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。田中です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。大阪商店の佐藤様よりお電話が入っておりますがいかがなさいますか?」

  • 「それでは、つないでください」

  • 「かしこまりました。おつなぎします」

  • -- ここで、契約者の田中様にお電話を接続したので電話秘書の応対はここで終わりです --
    -- 接続後、契約者の田中様とお客様の佐藤様が通話しております。 --

  • 「お電話代わりました。田中です」

  • 「あ、先日はお世話になりました。大阪商店の佐藤です」

通話接続した際の代行例 その2

  • 「はい。福岡株式会社でございます。」

  • 「大阪商店の佐藤です。いつもお世話になっております」

  • 「いつもお世話になっております」

  • 「田中様いらっしゃいますか?」

  • 「少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。福岡株式会社です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 「はい。田中です」

  • 「大阪商店の佐藤様よりお電話が入っておりますが・・」

  • 「あー、今打合せ中なので後でかけるって言っておいてくれる?」

  • 「かしこまりました。そのようにお伝えします。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の大阪商店の佐藤様の電話に戻ります --

  • 「お待たせいたしました。只今、田中が打合せ中ですので終わり次第ご連絡するように致しますので念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「はい。わかりました。それではお願いします。06-1234-5678です」

  • 「06-1234-5678ですね。それでは伝えるように致しますので・・失礼致します」

  • 「失礼致します」

商品受注応対例 1 (エグゼクティブプラン)

エグゼクティブプランなら商品受注も可能です。取り扱い商品の数量、種類についての詳細はお問合せください。

  • 「はい。福岡式会社でございます」

  • 「大阪商店の佐藤ですが、ABC商品を1つ欲しいのですが・・・」

  • 「ありがとうございます。ABC商品をお1つですね?」

  • 「はい」

  • 「それでは、お送り先のご住所を郵便番号からお願い致します」

  • 「郵便番号541-0052 大阪市中央区安土町・・・です」

  • 「ありがとうございます。それでは、お電話番号をお願い致します」

  • 「06-1234-5678です」

  • 「それでは復唱いたします。郵便番号541-0052、大阪市中央区安土町・・・ですね?よろしいでしょうか?」

  • 「はい」

  • 「お電話番号が06-1234-5678ですね?」

  • 「はい」

  • 「大阪商店の佐藤様ですね。佐藤様の漢字はにんべんに、ひだりの、さ、に草冠のふじの花のふじでよろしいでしょうか?」

  • 「はい。そうです」

  • 「商品はABC商品をお1つですね?」

  • 「はい。そうです。それでOKです」

  • 「かしこまりました。ご注文ありがとうございました。失礼致します」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

  • 「確認いたしますので少々お待ちください」

  • -- 契約者の田中様の携帯へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。田中です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。只今、ABC商品のご注文のお電話が入っておりまして、その商品にCDEと言う部品が付いているかどうかご質問ですが・・」

  • 「あーそれは、付いてますと言っておいて下さい」

  • 「かしこまりました。そのように伝えます。ありがとうございました。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の大阪商店の佐藤様の電話に戻ります --

  • 「お待たせいたしました。只今、確認いたしましたところ、CDE部品は付いているとの事ですので・・」

  • 「あぁ~そうですか・・わかりました。それでは注文でお願いします」

  • 「かしこまりました。ご注文ありがとうございました。失礼致します」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

求人応募の応対例 1 (エグゼクティブプラン)

  • 「はい。株式会社 名古屋でございます」

  • 「伊藤と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします」

  • 「ありがとうございます。只今、人事担当が外出しておりまして、後ほど折り返しお電話を致しますので、お名前をフルネームで頂けますでしょうか。」

  • 「かしこまりました。お願いします。わたくし伊藤太郎と申します」

  • 「ご連絡先のお電話番号をお願い致します」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつでしょうか?」

  • 「24歳です」

  • 「お住まいの地域はどちらになりますか?」

  • 「名古屋市西区です」

  • 「では復唱いたします。伊藤太郎様でお電話番号が090-1234-5678、24歳ですね。お住まいが名古屋市西区ですね。ありがとうございました。それでは、後ほど担当者よりご連絡いたしますのでしばらくお待ち願います」

  • 「よろしくお願い致します。失礼致します」

求人応募の応対例 2 (エグゼクティブプラン)

  • 「はい。株式会社 名古屋でございます」

  • 「小林と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします。」

  • 「ありがとうございます。少々お待ちください」

  • 保留音流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。株式会社 名古屋です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 「いつもお世話になっております。はい、田中です」

  • 「只今、求人誌を見て応募のお電話で小林様よりお電話が入っております。 」

  • 「そしたら、申し訳ないんだけど、履歴書を会社に送ってもらうように伝えてくれる?一応、電話番号と年齢を聞いておいてくれますか?」

  • 「かしこまりました。そのように致します。失礼致します」

  • 「よろしくお願いします。失礼致します」

  • -- 契約者の田中様とのお電話を切りました。保留中の小林様の電話に戻ります --

  • 「大変お待たせいたしました。それでは、お手数ですが履歴書を弊社にお送りいただいてもよろしいでしょうか」

  • 「はい。かしこまりました。住所は求人誌に載っている名古屋市西区の住所でよろしいですか?」

  • 「はい。そちらの住所へお願い致します」

  • 「はい。かしこまりました」

  • 「念の為に小林様のお名前フルネームとお電話番号を頂けますか?」

  • 「はい。小林一郎です。電話番号は090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつですか?」

  • 「25歳です」

  • 「それでは、復唱いたします。小林一郎様でお電話番号が090-1234-5678ですね。お歳は25歳ですね」

  • 「はい、そうです」

  • 「ありがとうございます。それでは履歴書お待ちしておりますのでよろしくお願い致します」

  • 「はい。かしこまりました。失礼致します」

  • 「失礼致します」

求人面接予約の応対例 (エグゼクティブプラン)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申しまして、求人誌を見て応募をしたくお電話を致しました。人事ご担当者様お願いします」

  • 「ありがとうございます。ご応募の件でしたらこのお電話で承ります」

  • 「はい、お願い致します」

  • 「それでは、お名前をフルネームでお願い致します」

  • 「佐藤太郎です」

  • 「念の為にお電話番号もお願い致します。」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「失礼ですがお歳はおいくつですか?」

  • 「28歳です」

  • 「佐藤太郎様で090-1234-5678ですね。お歳は28歳ですね」

  • 「はい、そうです」

  • 「面接ですが、5/25 (月) ~5/28 (木) の13時~18時まで30分間隔で行っておりますが、何日の何時がよろしいでしょうか?」

  • 「そうですねぇ・・・それでは、5/25 (月) 13時でお願い出来ますか?」

  • 「はい。5/25(月)13時でご予約出来ますので」

  • 「それでは、その日時でお願い致します」

  • 「かしこまりました。それではお待ちしておりますので」

  • 「はい。よろしくお願い致します。失礼致します」

  • 「失礼致します。」

セミナー予約の応対例 1 (エグゼクティブプラン)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申します。5/25のセミナーの予約をお願いしたいのですが、まだ予約出来ますか?」

  • 「ありがとうございます。5/25のセミナーですね。まだ、ご予約出来ますので佐藤様のお名前フルーネーム頂いてよろしいでしょうか?」

  • 「佐藤太一です」

  • 「漢字はどのように書かれますか?」

  • 「にんべんに左に「さ」に草冠の藤です。太一は太いと言う字に漢数字の一です」

  • 「ありがとうございます。それでは、お電話番号をお願いします」

  • 「090-1234-5678です」

  • 「復唱いたします。佐藤太一様で090-1234-5678ですね?」

  • 「はい。そうです。お支払いはどのようになりますか?」

  • 「お支払いは当日会場で受付時にお支払い願います。金額は1万円です」

  • 「はい。かしこまりました。それでは、当日よろしくお願い致します」

  • 「こちらこそ、どうぞよろしくお願い致します。お電話ありがとうございました」

セミナー予約の応対例 2 (エグゼクティブプラン)

  • 「はい。大阪株式会社でございます」

  • 「佐藤と申します。5/25のセミナーの予約をお願いしたいのですが、まだ予約出来ますか?」

  • 「ありがとうございます。5/25のセミナーですね。まだ、ご予約出来ますが、只今、担当者にお電話を代わりますので少々お待ちください」

  • 「はい。お願いします」

  • 保留流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「はい。大阪株式会社です」

  • 「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。田中様いらっしゃいますか?」

  • 保留流れ中♪
    -- 契約者の田中様の会社へ電話を接続中 -- お客様保留中♪

  • 「いつもお世話になっております。はい。田中です」

  • 「只今、5/25のセミナーのご予約のお電話が入っておりますがいかがなさいますか?」

  • 「それじゃぁ、こっちで出ますのでつないでください」

  • 「かしこまりました。おつなぎします」

  • -- ここで、契約者の田中様にお電話を接続したので電話秘書の応対はここで終わりです --
    -- 契約者の田中様とお客様の佐藤様が通話しております。--

  • 「お電話代わりました。田中と申します。5/25のセミナーのご予約ですね」

  • 「はい。そうです」

Q&A対応(Q&Aは一例です。他にも臨機応変に対応いたします)

ビジネスプラン(3項目まで)、エグゼクティブプラン(5項目まで)対応

  • 営業時間外や土日・祝日にアポイントは取れますか?

  • 基本的に営業時間内ですが,どうしても難しい事情がある場合には、担当者に確認の上,平日夜間又は土日祝日に対応することもございます。

  • 対応エリア範囲を教えて欲しい。

  • 関東地方、中部地方となります。

  • 予約のキャンセルは出来ますか?

  • 予約日時より5分すぎてしまいますとキャンセル扱いとなります。

  • 商品の使用方法が知りたい

  • 弊社HPに商品ごとに使用方法の記載がございますので
    お手数をおかけいたしますがそちらでご確認頂けますでしょうか

  • 〇〇スクールの件でお話が聞きたい

  • 〇〇スクールについてのお問合せは、お掛け頂いている電話番号とは異なりますが、不在で電話に出られない事が多い為、メールでのお問合せをお願いしております。メールアドレスをご案内致しますがいかがいたしますか?

  • 最新の在庫表をFAXしてください。

  • 現在最新の在庫表を作成中でして、
    出来次第、送信させていただきますのでしばらくお待ち願います。

  • 招待状が抽選で当たったのですが、予定が入ってしまって知人に譲ってもよろしいのでしょうか?

  • 知人の方へお譲りお頂く事に関しましては問題ございません。

  • 荷物は預かって頂けますか?

  • クロークは設けておりませんので、コートや鞄などのお荷物はご自身で管理をお願いしております。

  • この商品のモニターは現在行っておりますか?

  • 現在は法人様のみモニターを行っております。

  • この商品は電源が取れない場合電池で対応可能ですか?

  • 今の所、電源のみでご使用頂いております。今後、時期は未定ではございますが電池でも使用できるように開発する予定でございます。

  • 資料を頂きたいのですが・・

  • ありがとうございます。住所などに誤りがあってはいけませんので、弊社HPのお問い合わせフォームから情報を送信いただくかFAXにて送信願います。

  • キャンペーンはいつまでですか?

  • 0000年の〇月まででございます。

  • 納期はいつになりますか?

  • お申込頂いてから2週間ほどとなります。

  • 参加するにあたり検査は必要ですか?

  • お越しいただく前に検査をお願いいたします。どうしてもお時間が取れない場合は事前にお知らせ願います。

  • 〇〇商品に関してのお問合せが入ったら。

  • 恐れ入りますが、HPにはまだ商品が出ているのですが、数年前に製造中止になりましてお取り扱いしておりません。

  • 商品はどこから発送しているのですか?

  • 発送先が海外でも日本でも、日本の工場から発送しております。

  • こちらの費用は分割払いは出来ますか?

  • 分割払いは出来ますが1年以内でお願いしております。

  • 最小ロットは何個からですか?

  • 500個以上からとなります。

  • だいたいの価格を知りたい。

  • 申訳ございませんが、デザインを確認しませんと製作が出来る、出来ないの判断が難しいので、まずは弊社HPのお問合せフォームよりデザインを添付の上送信願います。

  • 予約スケジュールが知りたい。

  • 申し訳ございませんが、スケジュールは担当者もしくはカウンセラーが把握しており、随時変更がありますので担当者より折返しお電話が入りましたらお尋ね下さい。

  • お見積りは無料ですか?

  • 無料です。

  • 〇〇商品はありますか?

  • 申訳ございませんが、在庫も全てなくなり製造終了となっています。

  • 〇〇飲食店の予約をお願いします。

  • ありがとうございます。予約に関しましては店舗に直接お願いしております。電話番号をご案内致しますので恐れ入りますがおかけ直し願います。

  • 毎月のお支払する固定の金額の他に〇〇円多く引落されていましたが何の料金になりますか?

  • 1年に1回、〇月に諸経費として頂いている料金になります。

  • 本日の商品出荷可能時間がしりたいのですが

  • 当日15:00までにご注文いただきました商品は当日出荷が可能となっております。金曜日の15:00以降のご注文分は土曜日出荷も行っておりますので月曜日の納品が可能となっております。

  • 商品は届いたのですが、請求書が入っていませんでした。どうしたらよろしいでしょうか?

  • ご請求書に関しましては、別の会社より1週間以内に別送しておりますのでまもなくお手元に届くかと思いますのでもうしばらくお待ち願います。

  • 次回のセミナー開催日を教えてください。

  • 恐れ入りますが、詳細と共に弊社HPに記載がございますのでそちらでご確認願います。

  • 所属タレントさんのファンなのですがスケジュールを教えてください。

  • お電話ではご案内はしておりません。今現在公表できるスケジュールはHPに記載されておりますのでそちらをご確認願います。

  • 販売店を教えて欲しい。

  • それでは、販売代理店の電話番号をご案内致しますので、直接お電話にてお問い合わせ願います。

  • 商品の処分方法を教えてください。

  • 各地方によりごみの処分方法が違いますので、各地方自治体に直接ご確認願います。

  • 商品が故障してしまったのですがどうしたらよろしいでしょうか?

  • 弊社HPの一番下に、「故障してしまったら」と言う項目がございます。クリックして頂きますと修理依頼のフォームが出てきますので内容をご記入の上、送信願います。担当者が確認致しましたら、改めてお客様へ返答いたします。お手数をお掛け致しますがよろしくお願い致します。

  • 商品が故障してしまったのですがどうしたらよろしいでしょうか?

  • 弊社HPの一番下に、「故障してしまったら」と言う項目がございます。クリックして頂きますと修理依頼のフォームが出てきますので内容をご記入の上、送信願います。担当者が確認致しましたら、改めてお客様へ返答いたします。お手数をお掛け致しますがよろしくお願い致します。

  • FAXでDMが送られて来たのですが今後送らないで欲しい。

  • 申し訳ございませんでした。今後送信しないように担当者に伝えますので御社のFAX番号を頂いてよろしいでしょうか。リストから外すようにいたします。

  • 商品の現物が見たいのですが・・

  • 恐れ入りますが、こちらはインターネット販売ですので現物を見に来て頂く事は出来ません。

  • 領収書の発行はして頂けますか?

  • こちらからお送りした出荷案内メールに領収書の案内がございます。URLの記載がございますので、そちらにアクセス頂き領収書をダウンロード願います。

  • HPに出ていない商品を取り寄せする事は出来ますか?

  • 商品によってはお取り寄せが出来るかもしれませんので、メーカー名、商品名、型番を教えてください。確認して担当者より折返しご連絡致します。

  • 注文方法を教えてください。

  • 「まずは、ハガキ、FAX、HPのフォームのいずれかの方法で、お申込み書類のお取り寄せをお願いしております。 ご記入方法はHPに記入例がございますのでその通りにご記入後、記載の住所、FAXにお送り頂ければと思います。届きましたら、確認のお電話を致します。お電話にて内容をご了承頂いた上で、弊社より発注書、お振込用紙、返信用封筒を発送致しますのでよろしくお願い致します。

  • 開発室の電話番号を教えてください。

  • 開発室宛の電話は一括して本社で受付けておりますのでご用件を承りまして担当者より折返しご連絡致します。

  • 定期便の解約をお願いしたいのですが。

  • それでは、フルネームとご注文時の電話番号をお願いいたします。解約希望と言う事で担当者に伝えるように致します。もしも担当者より何か確認したい事がございましたらメールもしくはお電話にてご連絡致しますのでそちらだけご了承願います。

  • 工事(施工)まで行っていただけますか?

  • 材料の製造販売のみとなっており、恐れ入りますが、工事(施工)は行っておりません。

  • 現在、オーディションは行っていますか?

  • 随時行っているので、履歴書と写真2枚(顔のアップと全身)を郵送でお送りください。合否の結果は、合格した方のみお電話にてご連絡いたしまして、不合格でも履歴書の返却は致しておりませんのでご了承願います。

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