こちらのページでは、電話代行サービスの基本的な知識について幅広くご紹介します。
■電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、企業や個人事業主が電話応対を外部の専門業者、電話代行会社に委託するサービスのことです。このサービスを利用することで、自分たちで電話対応のスタッフを雇う必要がなく、訓練されたプロの電話秘書が代わりに丁寧に電話応対をしてくれます。
電話代行サービスは大変便利ですが、サービスの内容や電話転送の仕組みをよく理解することで、このサービスが提供するメリットや便利さをさらに深く実感できるでしょう。
■電話代行初心者〜利用者まで参考になる実例も紹介
こちらのページでは、電話代行の初歩的な知識から電話代行会社の選び方、電話代行の短期利用についてなど、実用的な事例などもご紹介していますので、電話代行初心者から利用を検討しています事業者様が電話代行の知識を深めて頂けるような内容になっております。
■電話代行の価値が見直された2020年
2020年コロナウイルスのパンデミックが始まりロックダウンが開始されると、「電話代行・秘書代行サービス」の需要が急増しました。
その後も緊急事態宣言が行われると、大手企業や中小企業の間でもテレワークや在宅勤務が広まりました。オフィス勤務が難しくなったり、オフィスに一度に出社する人数に制限することで、会社の電話応対や代表電話の電話応対が難しくなったことで、電話代行の導入に拍車がかかりました。
この間、企業の間では DX (デジタルトランスフォーメーション) 化が進みました。
■官公庁、地方自治体も活用する電話代行サービス
電話代行サービスは、現代のビジネス環境や行政の運営において活用されています。あまり知られていないのは、官公庁や地方自治体などの公的機関においても、業務効率の向上や住民サービスの向上を図るために、電話代行サービスが広く導入されています。
官公庁では、膨大な量の電話対応が日常的に発生しますが、そのすべてに対応するためには多大な人手が必要です。そこで、電話代行サービスを利用することで、職員が本来の業務に集中できる環境が整えられ、行政サービスの質を維持しつつ業務効率が大幅に向上します。また、緊急時や災害発生時にも、電話代行サービスを活用することで、迅速かつ的確な対応が可能となり、住民の安心感を高めることができます。
さらに、地方自治体においても、住民からの問い合わせや苦情、各種申請に対する電話対応は重要な業務の一部です。しかし、限られた職員でこれらの業務をこなすのは容易ではありません。電話代行サービスを活用することで、これらの業務負担を軽減し、住民サービスの向上に繋がると同時に、地域社会全体の活性化にも寄与しています。
このように、電話代行サービスは、官公庁や地方自治体などの公的機関にとって、単なる便利なサービスに留まらず、効率的な行政運営と質の高い住民サービスを実現するための不可欠な存在となっています。こちらのページでは、益々必要とされている電話代行について基本的な部分から、知っておきたい電話代行の情報を発信していきます。
- 目次
- ・渋谷オフィスの電話代行サービス
- ・電話代行のメリット/デメリット
- ・電話代行でストレスから解放
- ・電話代行会社の選び方
- ・失敗しない電話代行会社の選び方
- ・電話代行にかかる費用
- ・電話代行の相場について
- ・電話代行の見積もり
- ・渋谷オフィスの豊富な5つのプラン
- ・電話代行サービスを契約する際の確認事項
- ・電話秘書の質を調べるには？
- ・電話代行の見直し・乗り換えについて
- ・留守番電話の必要性
- ・電話代行の短期利用について
渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違い・ポイントについて、お客様から多数のお問合せを頂いております。こちらの記事では、渋谷オフィスと他社の電話代行会社で違う点、ポイントについて比較してご紹介しています。
■渋谷オフィス4つのポイント
- 1.安心して電話代行サービスを導入できます
- 2.リーズナブルな価格の5つのプランを選べます
- 3.高品質な電話代行サービスを提供します
- 4.独自の便利な機能「通話録音サービス」が付いてきます
渋谷オフィスの電話代行サービスは、上記のような4つのメリットがございます。
電話代行の応対時間
電話代行サービスの応対時間は、電話代行会社によって異なります。弊社渋谷オフィスの場合、電話代行の応対時間は、平日の 9:00 〜 18:00 時までとなっております。
電話代行会社によっては、24時間応対という会社もあり、夜中、深夜、早朝の電話応対に対応している会社もあります。電話代行会社を選ぶ際は、電話代行会社の応対時間、土日、祝日の電話応対に対応しているのか？なども確認するようにしましょう。
電話の取次ぎについて
電話代行・秘書代行サービスでは、お客様からかかってきたお電話を取り次いで内線電話にようにお繋ぎすることができます。
例えば緊急を要するお電話の際や、前もってこの人からのお電話は担当者〇〇さんに電話をつないで下さい、というように場合にかかってきたお電話を担当者におつなぎすることができます。
しかし電話代行会社によっては、電話の取次ぎに対応していない会社もありますので注意が必要です。「電話代行会社なんだから、電話の取次ぎに対応していて当たり前だ」というように思う方もいらっしゃると思いますが、対応していない会社もありますので事前に確認するようにしましょう。
弊社渋谷オフィスでは「通話接続サービス」として、お客様からかかってきた電話を電話秘書が受け、そのお電話は契約者様 (または担当者様) にお繋げできるサービスがございます。
電話代行会社によっては、電話の取次ぎに対応していない会社もございます。取次ぎに対応していない会社は「折返し応対」、「不在応対」のみの対応となっているケースが多いので注意しましょう。
電話代行サービスのメリットとデメリット
電話代行のメリットとデメリットについてご紹介します。電話代行を利用することでどんなメリットを得られるのでしょうか？また、どんなデメリットがあるのかを確認しておきましょう。
電話代行でストレスから解放
電話代行サービスの利用することで、様々なストレスから解放されます。例えば営業電話のような無駄な電話に出なくて済むようになります。いつかかってくるから分からない電話におびえる必要もなくなるため、電話を気にすることなく仕事に120%集中することができます。
他にも電話代行を導入することで、ストレス・フリーになる背景をご説明します。
仕事に集中している時に限ってかかってくる営業電話、何とかならないでしょうか？仕事に集中できなくて困っています。
特に個人事業主様の場合ですと、自身が電話に出るしかありませんのでストレスにつながりますよね ...
本当にそうです。私が電話に出るしかないですし、重要な電話もかかってきますので。でもそういう時に限って営業電話ばかりかかってきます。本当にうんざりしますね ...
このようなことが続いてしますと、精神衛生状あまり良くないと思いますので、電話代行の導入を検討されることをお勧め致します。
電話代行会社の選び方
電話代行会社の選び方についてご紹介します。どういった視点/観点から選ぶとベストなのでしょうか？事業者様の業種や用途によって選び方がありますので、こちらの記事で詳しく解説致します。
電話代行会社を選ぶ際は、
・業種
・サービス内容
・無料期間の有無
・電話秘書の品質
・月額料金、コール数
などをしっかり確認することが大切です。
失敗しない電話代行会社の選び方
失敗しない電話代行会社の選び方もあります！失敗しない確実な電話代行会社を選びたい場合は、電話代行会社が提供する無料期間を利用することです。無料で実際にサービスを利用して検証する選び方をご紹介します。
電話代行サービスにかかる費用
電話代行サービスを利用するのにかかる費用についてご紹介します。
電話代行サービスを利用するには、月額料金の他に
・初期費用
・オプション料金
・超過料金 (コール数)
などがかかるケースがございます。
電話代行の相場について
電話代行サービスを検討しているけど、大体の相場について知りたいという方に向けて、電話代行の相場についてご紹介します。
電話代行の見積もり
電話代行を検討する際に、まずは見積もりをお願いしてからサービスやプランについて知りたいという事業者様は多いのではないでしょうか。こちらの記事では、電話代行会社に見積もりを出す際に知っておきたいことや事例を紹介しています。
渋谷オフィスの豊富な5つのプラン
渋谷オフィスの電話代行サービスには、豊富な5つのプランがございます。それぞれのプランは、起業家、個人事業主、中小企業、ネットショップなど、事業者様の業種や用途に合わせて用意してございます。
渋谷オフィスの電話代行サービスは、事業者様の業種に合わせて5つのプランを用意してございます。
・スタータープラン
・シンプルプラン
・アドバンスプラン
・プレミアプラン
・プレステージプラン
5つのプランにはどのような違いと特徴があるのかをご紹介します。
電話代行サービスを契約する際の確認事項
電話代行サービスを契約をする前に確認しておきたい項目をご紹介します。料金の安さに魅かれて電話代行会社と契約したが、月額料金以外に初期費用と返金保証金がかかってしまった ... など、契約前に確認を怠ると、このようなことになってしまいます。
電話代行サービスで、電話秘書の質を調べるには？
電話代行サービスの導入を検討するにあたり、電話秘書、オペレーターの質を調べるにはどうすれば良いのでしょうか？電話代行サービスを検討している事業者様の中には、「電話秘書/オペレーターの質を重視して選びたい」という方もおられるかと思います。
電話代行を乗り換えるタイミングとは？
電話代行サービスを長らく利用していると、ちょっと思っていたのと違ったな ... こういう機能があったら良いのにな ... など、不満や不便に思える点が出てくることがあります。
そんな時は電話代行会社を乗り換えを検討するのも一つの手だと思います。こちらの記事では、電話代行を乗り換えるタイミングについてご紹介しています。
コールセンターから電話代行サービスに切り替えたケース
今回は、コールセンターから電話代行サービスに切り替えた (乗り換えた) 事業者様の事例をご紹介します。
ある事業者様は、最初にコールセンターを契約したところ、なかなか細かい電話対応をしてもらえず、またコスト的にも思っていたよりも高いことに気づき、途中から電話代行サービスに切り替えたと言います。
コールセンターから電話代行サービスに切り替えたケースとは？ ＞
留守番電話の必要性
事業者様から「営業時間外に電話秘書の音声でアナウンスして欲しい」というニーズは意外にも多くあります。こちらの記事では、留守番電話の必要性についてご紹介します。
電話代行の短期利用について
電話代行サービスの短期利用はできるの？というご質問にお答えして、電話代行の短期利用について詳しくご紹介します。電話代行サービスは、ある一定の期間のみ利用することが可能です。
電話代行サービスによる時間の節約
電話代行サービスによる時間節約の方法、電話代行を使った効果的な時間管理について詳しくご紹介します。
電話代行に興味はあるけどよく分からない ... という方に向けて、電話代行を基礎からご紹介します。こちらのページを見れば、電話代行についての理解を深め、実際に電話代行を利用したくなるはずです。