渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違いについて、サービスを検討中のお客様から多数のお問合せを頂いています。
「電話対応に時間を取られて、本来の業務に集中できない」、「少人数の会社なので、電話対応だけのために社員を配置するのは難しい」...
このような理由から、電話代行サービスを検討する中小企業は少なくありません。
しかし、電話代行会社は料金だけでなく、月間の対応件数や電話応対の内容、担当者への取り次ぎ方法などがそれぞれ異なります。
そのため、単純に「月額料金が安い電話代行会社b>」を選ぶのではなく、自社の電話件数や必要な応対内容に合っているか？をしっかりと確認することが重要です。
この記事では、中小企業が電話代行サービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントを、分かりやすく解説します。
中小企業の電話代行選びは「自社に必要な対応」を整理することから
中小企業が電話代行サービスを選ぶとき、最初に確認したいのは電話代行会社の料金ではありません。
まず、自社でどのような電話対応が必要なのか？を整理してみましょう。
- 1ヶ月にどのくらい電話がかかってくるか
- 一般的な一次受付だけでよいか
- 担当者ごとに応対を変えてほしいか
- 担当者へ電話を取り次いでほしいか
- 営業電話を除外してほしいか
- 電話内容をメールやチャットで報告してほしいか
必要な対応が明確になっていないまま料金だけで契約すると、「必要な機能が含まれていなかった ...」、「コール数を超えて追加料金が増えた ...」、「思っていたのと違った ...」といったことが起こりやすくなります。
まず自社の電話対応を整理し、その条件に合う電話代行サービスを比較することが、中小企業の電話代行選びの基本です。
実際にどのような電話対応を依頼できるのか確認したい場合は、電話代行の応対事例も参考にしてください。
中小企業が電話代行を選ぶ5つのポイント
電話代行サービスを比較するときは、主に次の5つを確認しましょう。
- 月間コール数
- 電話の応対内容
- 担当者への取次・報告方法
- 電話秘書・オペレーターの品質
- 月額料金と追加費用
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1．自社の月間コール数に合っているか
電話代行サービスでは、多くの場合、「月○○件まで」という形で、1ヶ月に対応できる電話件数が設定されています。
たとえば、月40件までのプランを利用している会社に月60件の電話がかかってくれば、20件分について超過料金が発生する場合があります。
そのため、中小企業が電話代行を選ぶ際は、まず直近の電話件数を確認してみましょう。
ユーザー
月額料金が安いプランを選べば、電話代行の費用を抑えられますか？
電話秘書
必ずしもそうとは限りません。
たとえば月40件までのプランを利用しているのに、毎月70件、80件と電話がかかってくれば、超過料金が増えてしまいます。
月額料金だけではなく、自社の電話件数に合ったコール数が含まれているかを確認することが大切です。
中小企業の場合、月ごとの電話件数に多少の変動があることも考えられます。
そのため、平均的な着信件数だけではなく、電話が多い月にどのくらい増えるのかも確認しておくと、プランを選びやすくなります。
各プランの月間コール数や料金を比較したい場合は、電話代行の料金プラン比較表を確認してみてください。
また、月額料金や超過料金などについては、電話代行にかかる費用でも詳しく解説しています。
2．必要な電話応対ができるか
次に重要なのが、「電話に出てもらえるか？」ではなく、どのように電話に出てもらえるかです。
電話代行会社によっては、「担当者はただいま不在です」と伝えるだけの一次受付を中心とするサービスもあります。
一方、中小企業では、次のような対応が必要になる場合があります。
- 担当者の在席・不在に合わせた応対
- 外出中、会議中など状況に応じた応対
- 用件の聞き取り
- 担当者への電話取次
- 折り返し案内
ユーザー
電話に出てもらえれば、それだけで十分ではないのでしょうか？
電話秘書
会社によっては、それだけでは足りない場合があります。
たとえば、お客様から担当者あてに電話があったとき、毎回「不在です」と案内してしまうと、不自然な印象を与えることがあります。
自社で普段行っている電話対応に近い応対ができるかを確認しておくと安心です。
中小企業では、電話受付も会社の窓口のひとつです。
料金だけではなく、どこまで自社の電話対応に合わせてもらえるのかを確認しましょう。
3．担当者への取次・報告方法を確認する
中小企業の場合、電話を受けた後の情報共有も重要です。
電話代行会社を比較するときは、次のポイントを確認しましょう。
- メールで報告されるのか
- チャットで報告できるのか
- 担当者ごとに報告先を分けられるのか
- 電話をそのまま担当者へ取り次げるのか
特に社員が複数いる会社では、「誰あての電話か？」によって、その後の対応が変わります。
ユーザー
社員が5人いるのですが、担当者ごとに対応を変えることはできますか？
電話秘書
電話代行会社やプランによって対応できる範囲が異なります。
社員別のスケジュール対応や電話の取り次ぎが必要であれば、その機能が契約プランに含まれているかを事前に確認しておきましょう。
単純な一次受付だけを想定したプランと、社員ごとの電話対応まで行えるプランでは、サービス内容が異なります。
中小企業では、現在社内で行っている電話対応をどこまで電話代行会社へ任せたいのかを整理しておくことがポイントです。
お客様からの電話を電話秘書が受け、その後担当者へつなぐ仕組みについては、通話接続サービスで詳しく確認できます。
4．電話秘書・オペレーターの品質を確認する
電話代行サービスでは、電話秘書・オペレーターがお客様や取引先と直接会話します。
つまり、電話をかけてきた相手から見れば、電話秘書もその会社の窓口のひとつです。
そのため、次のようなポイントを確認しておきましょう。
- 言葉遣いが自然か
- 用件を正確に聞き取れるか
- 会社名や担当者名を正しく案内できるか
- 電話対応が事務的すぎないか
- 電話を取るまでに時間がかかりすぎないか
電話代行会社によって無料トライアルやお試し期間が用意されている場合は、実際の電話応対を確認する方法として活用できます。
ただし、無料期間があるかどうかだけで電話代行会社の品質を判断するのではなく、実際の応対内容や必要な機能を含めて判断することが大切です。
また、電話秘書とお客様との実際の会話を後から確認できるかどうかも、品質を確認するうえで役立ちます。渋谷オフィスの通話録音サービスでは、電話応対の内容を録音して確認できます。
5．月額料金だけでなく「実際にかかる費用」で比較する
電話代行サービスを選ぶ際には、もちろん料金も重要です。
ただし、ホームページに掲載されている月額料金だけを比較するのではなく、次の費用まで確認しましょう。
- 月額料金
- 月間コール数
- コールオーバー料金
- 初期費用
- 保証金
- 必要なオプション料金
ユーザー
A社は月5,000円、B社は月10,000円なら、A社の方がお得ですよね？
電話秘書
月額料金だけでは判断できません。
A社が月20件まで、B社が月80件までという場合、自社に毎月70件電話がかかってくるのであれば、A社では超過料金が多くなる可能性があります。
必要なコール数や機能を含めた総額で比較することが大切です。
電話代行の料金を比較するときは、「自社が実際に利用した場合、毎月いくらになるのか」という視点で確認しましょう。
料金の一般的な目安を確認したい場合は、電話代行の相場も参考になります。
中小企業では「安さ」より自社の業務に合うかが重要
中小企業の場合、電話代行を利用する理由は会社によって異なります。
たとえば、次のようなケースがあります。
- 少人数なので電話対応の負担を減らしたい
- 営業担当者が外出している時間の電話を受けてほしい
- 事務担当者が電話対応に追われている
- 営業電話を減らしたい
- 電話受付を行いながら担当者への取次もしたい
このような場合、一番安い電話代行サービスが必ずしも最適とは限りません。
自社にとって不要な機能が多いプランを契約する必要はありませんが、逆に必要な電話対応ができない格安プランを選んでしまうと、後から別の電話代行会社へ乗り換えることになる可能性もあります。
料金と必要な機能のバランスを見ることが大切です。
実際に電話代行を利用している企業の活用方法を知りたい場合は、電話代行サービスの導入事例も参考にすると、導入後のイメージをつかみやすくなります。
契約前に確認しておきたいチェックポイント
候補となる電話代行会社が見つかったら、契約前に次の項目を確認しておきましょう。
- 自社の月間電話件数に対応しているか
- 契約コール数を超えた場合の料金はいくらか
- 必要な電話応対ができるか
- 担当者別の応対が必要な場合に対応できるか
- 電話の取次ができるか
- 電話内容をどのように報告してもらえるか
- 営業電話などの扱いはどうなるか
- 初期費用や保証金は必要か
- 必要な機能に追加料金がかからないか
- 電話秘書の応対品質を確認できるか
この項目を基準に複数の電話代行サービスを比較すると、「料金は安いけれど必要な機能がない」といったミスマッチを避けやすくなります。
契約や運用について細かな疑問がある場合は、電話代行のよくある質問も確認しておくとよいでしょう。
無料トライアルがある場合は実際の電話対応を確認する
電話代行サービスは、ホームページだけでは電話秘書の応対品質が分かりにくいサービスです。
そのため、無料トライアルやお試し期間が用意されている場合は、実際に電話をかけて確認してみるのも有効です。
特に確認したいのは、次のポイントです。
- 何コール程度で電話に出るか
- 会社名を自然に名乗れるか
- 電話秘書の言葉遣いは丁寧か
- 用件を正確に聞き取れるか
- 担当者への取次がスムーズか
- 電話内容の報告が分かりやすいか
できれば担当者自身だけでなく、社内の複数人で試してみると、実際の運用をイメージしやすくなります。
渋谷オフィスでは10日間の無料お試しトライアルが用意されているため、契約前に実際の電話応対や機能を確認することができます。
中小企業の電話代行選びでよくある失敗
電話代行選びで特に避けたいのが、「月額料金だけで決めてしまうこと」です。
たとえば、次のようなケースです。
「一番安かったので契約した」
↓
「月間コール数が足りなかった」
↓
「毎月超過料金が発生した」
このような場合、結果的に費用が高くなる可能性があります。
また、
「電話には出てもらえる」
↓
「しかし担当者別の対応ができない」
↓
「自社の運用に合わなかった」
というケースも考えられます。
電話代行を選ぶときは、料金表を見る前に、「自社では電話代行会社に何をしてほしいのか」を明確にしておくことが重要です。
まとめ｜中小企業の電話代行は5つの基準で選ぼう
中小企業が電話代行サービスを選ぶときは、料金だけではなく、次の5つを確認しましょう。
- 月間コール数
- 電話の応対内容
- 取次・報告方法
- 電話秘書・オペレーターの品質
- 月額料金と追加費用
特に重要なのは、自社の電話件数と現在の電話対応をあらかじめ整理しておくことです。
「月に何件電話があるのか」
「電話秘書にどこまで対応してほしいのか」
「担当者への取次が必要なのか」
を整理してから比較すれば、自社に合った電話代行サービスを選びやすくなります。
中小企業の電話代行選びでは、単純に最も安いサービスを探すのではなく、必要な電話対応を無理なく任せられるサービスを、適正な料金で選ぶことが大切です。
候補となるサービスが決まったら、電話代行サービスのお申し込みから利用開始までの流れも確認しておくと、導入までをスムーズに進められます。
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