渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違いについて、サービスを検討中のお客様から多数のお問合せを頂いています。
電話代行会社の選び方についてご紹介します。どういった視点や観点から選ぶのか？によっても選び方が違いますので、こちらの記事で詳しく解説致します。
会社の規模や事業者に合った、電話代行会社を選ぶ
電話代行会社は会社によって、事業者の業種や専門性に合わせたサービスやプランを展開しています。例えば、あなたが個人事業主であれば、個人事業主に向けてサービスを提供している、安くて手頃にサービスを利用できるプランを選びましょう。
電話代行の渋谷オフィスでは、個人事業主に向けた月額3,000円から利用できる格安のスタートプランを用意しています。
ネットショップ事業者の場合には、ネットショップ業者の電話応対に必要な「受注応対」、「顧客の電話応対窓口」、「商品の返品応対」、「商品の予約応対」などの機能が含まれた、ネットショップ専用の電話代行プランが用意されています。
渋谷オフィスの場合ですと、エグゼクティブプランを利用することで、ネットショップの電話応対に必要な全ての機能とサービスを網羅した電話代行サービスを利用することができます。
安さ、機能で電話代行会社を選ぶ方法
次に、月額料金の安さや機能で電話代行会社を選ぶときは、指標となる「月額料金」、「コール数」、「応対内容」、「電話秘書の質」などを必ず確認していきましょう。
- 1. 月額料金
- 2. 1ヶ月のコール数
- 3. 応対内容
- 4. 電話秘書・オペレーターの質
- 5. 初期費用、保証金、無料期間の確認
良くありがちな例として、月額料金が最も安い電話代行会社と契約したところ、料金が安いだけで使えなかった ... という残念な声を結構聞きます。
「料金が安い = 使える電話代行サービス」ではなく、「料金が安い = 何か問題はないか？」という視点を持つようにしてちゃんとサービス内容を確認しましょう。
それでは、安さを重視した電話代行会社を選ぶ際の確認ポイントを一つ一つ見ていきましょう。
・月額料金
とにかく安い電話代行会社を探したい、というケースではまず、月額料金を確認しましょう。一つ注意点としては、"安い = 使える" ということではないので注意しましょう。
電話代行会社によっては、月額料金を安く設定しておいて、初期費用を別に取ったり、保証金を取ったりという会社もありますので、月額料金以外に契約時に幾らかかるのかも調べておきましょう。(渋谷オフィスは初期費用も保証金もかかりません)
・コール数
電話代行会社の各種プランには、コール数というものが設定されています。これは大体のケースで、1ヶ月にかかってくる電話の件数のことです。例えばあるプランでコール数が50件と設定されていた場合、1ヶ月に応対可能な件数が50件までということです。
この50件をコール数を超えてしまうと、1件につき数百円の追加の超過費用が発生します。つまり電話代行サービスを利用する際は、自社に1ヶ月どれくらいの電話がかかってくるかを把握しておく必要があります。
安いプランを使いたくても、自社の1ヶ月のコール数に対応していなければ追加費用がかかってしまいます。自社のコール数を把握し、そのコール数に対応した電話代行会社のサービスやプランを選ぶことになります。
・応対内容
続いて応対内容の確認も忘れずに必要です。電話代行会社によっては、「不在応対のみ」という会社もございます。不在応対のみの問題点は、「この会社いつ電話しても担当者が不在している ...」といったように、お客様やクライアントからクレームに発展することがあります。
ご覧の通り、電話代行プランを検討する際は応対内容も確認し、不在応対のみなのか？それとも、電話の取次ぎに対応しているのか？も必ず確認するようにしましょう。
電話代行サービスを初めて利用するという事業者様の多くが、安い料金に釣られて契約してしまい、後になって応対が不在応対のみだったことに気づくようなことが多くございます。この場合、電話代行会社を乗り換える必要があるため、手間と料金が嵩んでしまいますので注意しましょう。
・電話秘書・オペレーターの質
電話秘書・オペレーターの質については、電話代行会社のホームページなどでは判断がつきにくいかもしれません。そこで、電話秘書・オペレーターの質を確かめるには、電話代行会社が用意している無料期間を使い、実際にサービスを利用して "電話秘書・オペレーターの質" を確かめることです。
サービスに自信のある電話代行会社は必ず無料期間を設けています。電話代行サービスとは、目に見えるものではありません。実際にサービスを利用してみて初めて、電話秘書の応対は丁寧か？ちゃんと機能するのか？ちゃんと電話は繋がるのか？などを確かめることができます。
サービスに自信があり、事業者様に安心して電話代行サービスを利用して欲しい！という電話代行会社はちゃんと、この無料期間を設けています。逆に無料期間を設けていない会社の場合は、ホームページや口コミ、お客様の声などで判断するしかありません。電話代行サービスを利用する上で、電話秘書・オペレーターの質は重要な部分ですので必ず確認するようにしましょう。
・初期費用、保証金、無料期間の確認
最後に電話代行サービスを契約する前に、「初期費用はかかるのか？」「保証金は必要なのか？」「無料期間はあるのか？」を確認しましょう。電話代行会社によっては契約する際に初期費用がかかる会社もあります。同様に契約の際に、保証金がかかる会社もあります。
初期費用、保証金がかかることを知らないで契約してしまうと、自分で想定していたよりも多くの契約金が必要になることもありますので事前に確認するようにしましょう。
電話代行サービスを一定の期間のみ無料で使える、無料期間を設けているか？についても必ず確認して下さい。電話代行サービスを初めて利用したという方に多くありがちな例として、契約後に電話代行サービスを実際に使ってみたが「思っていたのとは違った ...」という声が多くあります。
契約する前に無料期間を利用することで、このような事態を避けることができます。
専門性に特化した電話代行会社の選び方
電話代行会社によっては、水道修理専門、不動産専門の電話代行プランを提供している電話代行会社もございます。このように事業者の業種に合わせた電話代行サービス・プランを提供している電話代行会社を探すことがまず第一歩となります。
- ・司法書士に特化した電話代行会社
- ・個人事業主に特化した電話代行会社
- ・不動産会社に特化した電話代行会社
- ・中小企業に特化した電話代行会社
このように専門的な業種や事業者に合わせた電話代行サービスやプランを提供する電話代行会社がございます。自信の会社や事業に該当するサービス、プランを提供している電話代行会社を選ぶようにしましょう。
その方が事業のノウハウを蓄積した電話代行会社に該当すると思いますので、即戦力になってくれるはずです。
失敗しない電話代行会社の選び方
最後に失敗しない電話代行会社の選び方について復習しておきましょう。電話代行選びに絶対に失敗したくない！という方に向けて、失敗しない確実な電話代行会社を選ぶ方法をお伝えします。
その答えは簡単です！契約する前に必ず、電話代行会社が提供する無料のトライアル期間を利用することです。
まず一つの大きなポイントとして、電話代行サービスの無料期間を設けている電話代行会社は信頼に値します。逆に無料期間を設けていない電話代行会社は疑って下さい。これがまず、失敗しない電話代行会社の選び方の大きなポイントになります。
それでは電話代行会社が提供する「無料期間、トライアル期間」とは何故信頼に値するのでしょうか？
無料期間を設けている電話代行会社を選ぶようにしよう
電話代行サービスの特徴として、実際にサービスを使ってみないとサービスが本当に使えるのか？どうか？というのが分からないという問題点があります。これは幾ら料金が安くても、サービスが使えなきゃ意味がないということです。
実際にサービスが使えるかどうかを判断するには、サービスを一度使ってみる必要があります。このことから誕生したのが「電話代行の無料期間」です。電話代行の無料期間では、契約する前に無料で実際の電話代行サービスを試すことができます。
つまり、実際に使ってみて使えなかったり思っていたものと違った場合は、この無料期間で判断し契約するかどうかを決めることができるため、電話代行選びに失敗することがありません。
無料期間を提供する電話代行会社は、自社のサービスに自信があり、事業者様とフェアな取り引きをするために無料期間を設けている電話代行会社が大半だと思います。このことからも、無料期間を設けていない電話代行会社は、少し不安が残りあまりお勧めできないというのが正直なところです。
電話代行の無料期間を使ってみよう
やはり、実際に電話代行サービスを利用することで見えてくることがかなりあります。良くありがちな例としては、「思っていたのと違った ...」というような落胆の感想です。
その他にも、電話秘書の対応が悪かった、機能が全然使えない、電話が繋がりにくい ... などということもあります。電話代行サービスの無料期間を利用したら、以下のチェックポイントを確認しましょう。
無料期間を利用したら確認するポイント
電話代行会社が提供する、無料期間を利用したら確認するポイントについてご紹介します。
・電話秘書、オペレーターの応対は丁寧か？
電話秘書は正しい言葉使いができているか、丁寧な応対ができているか、電話秘書としての教育は徹底されているかどうかを確認しましょう。
・電話が繋がるかどうか？
電話をかけて数コール以内に電話秘書が電話に出るかどうかを確認しましょう。タイミングや時間帯にもよるかもしれませんが、電話をかけても繋がらない、数コール以内に電話に出ないという時は、電話代行会社の回線が混み合っているのかもしれません。こういったことが続くようであれば、顧客のクレームに繋がってしまいます。
・機能はどうか？
ホームページに書いてある通りの機能かどうか、ちゃんと機能しているか？使えるのかどうかなどを試してみましょう。
・電話の取次はスムーズにいくかどうか？
電話代行を利用する際に、電話の取次をお願いしたい場合は無料期間のタイミングで確認しておきましょう。本当にホームページに書いてあったように電話の取次ができるかどうか。
まとめ
ここまで電話代行会社の選び方、失敗しない選び方をご紹介しました。会社の業種や特性に合った電話代行会社の選ぶ際は、電話代行サービスの指標である要点「月額料金」「コール数」「応対内容」「電話秘書・オペレーターの質」に焦点を当てて選ぶようにしましょう。
また、無料期間を利用して問題なければ契約に進めましょう。ちょっと厳しいなあ ... という感触であれば、契約には至らず他の電話代行会社を検討し、同じように無料トライアルを利用するなどして選定します。
このように無料期間を上手に利用することで、電話代行会社選びに失敗するリスクを回避することができます。
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