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電話代行サービスを契約する前に確認すること

電話代行サービスを契約する前に確認すること

電話代行サービスを契約をする前に確認しておきたい項目をご紹介します。料金の安さに魅かれて電話代行会社と契約したが、月額料金以外に初期費用と返金保証金がかかってしまった ... など、契約前に確認を怠るとこのようなことになりやすいです。

念には念を入れて、電話代行会社と契約する前に確認しておきたいポイントをご紹介します。


契約する前の確認事項

  • ・初期費用、返金保証の確認
  • ・料金の支払いは?
  • ・自社の応対マニュアルを用意しよう
  • ・契約に必要な書類を確認しよう
  • ・申込みからサービスが使えるようになるまでの日数

それでは契約する前の確認事項となる、月額料金以外にかかる費用 (初期費用、返金保証) はあるのか?料金の支払い日、契約に必要な書類には何が必要?など順番に見ていきましょう。


・初期費用、返金保証の確認

電話代行サービス/プラン、オプションの月額料金以外にかかる費用は他にあるのか?「初期費用」や「返金保証金」が必要な場合はちゃんとチェックしておきましょう。

初期費用は契約時の初回のみかかるのか?返金保証金は契約時に支払い、サービスを終了したタイミングで返金してもらえるのか?などをしっかり確認します。

会社のホームページに記載されている表現が分かりずらい時は担当者に確認を入れましょう。

・料金の支払いは?

電話代行サービスの支払いは、ほとんどのケースで月額料金となっています。しかし稀に1年単位での支払いとなっているところもあるかもしれません。料金の支払システム、支払日についても確認しましょう。

・自社の応対マニュアルを用意しよう

電話代行会社と契約すると、応対してくれる電話秘書と電話やメールなどで会社の応対について話し合う、打ち合わせ場を設けることになります。

電話秘書が、事業内容や応対方法をしっかりヒアリングして入念な打合せを行います。このとき自社のノウハウなど応対内容がまとまっていないと、電話秘書には伝わらず応対もどういう風に行えば良いのか?が伝わりません。

電話代行サービスは契約したら終わりではなく、契約してからが始まりです。自社の応対内容を相手に伝わりやすいようにまとめ、電話秘書にちゃんと電話応対してもらえるように準備しておきましょう。

・契約に必要な書類を確認しよう

多くの電話代行会社では、契約の際に法人の場合は「謄本、身分証明書」個人事業主様の場合は「身分証明書」といったように、書類の提出が必要になります。

どんな書類が必要なのかを確認し、必要な書類を取り寄せるなどしましょう。電話代行会社によっては契約書類が不要という会社もございます。

・申込みからサービスが使えるようになるまでの日数

電話代行サービスを申込んでから、電話代行サービスが利用できるようになるまでの手順や日数を確認しましょう。


まとめ

電話代行会社と契約する前に、可能であれば電話代行会社が設けている、無料トライアルを利用するなど実際の応対内容や機能を確認してから契約するのがベストでしょう。

もし選択した電話代行会社が無料トライアルを設けていない場合は、こちらの記事で紹介した「契約する前の確認事項」をしっかりと確認し、何か気になることがあれば必ず担当者に問合せましょう。

電話代行はビジネスマンにとって非常に便利なサービスです、便利に安全に利用するためにも志しの高い会社を選ぶようにしましょう。

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