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起業家、個人事業主の電話代行利用について

電話代行 個人事業主

起業家、個人事業主に必須の電話代行サービス

これから起業を考えている起業家様、開業届けを出して晴れて個人事業主となった事業者様、会社専用の固定電話番号の取得はお済みでしょうか?

起業したばかりの起業家・個人事業主にとって、自分で電話番号を取得するとなると、初期投資が大きくコストがかかります。更に、固定の電話回線を引かなければいけなかったり、電話回線の工事が必要だったりと、大変な手間がかかります。

こんな時に検討したいのが電話代行サービスです。簡単に導入することができ、専用の電話番号を取得することもできます。最初にかかるイニシャルコストをかなり安く抑えることができるのも魅力です。

こちらのページでは個人の事業者様に向けて、電話代行サービスのメリットや、導入事例、便利な機能、おすすめのプランなどをご紹介します。


電話代行とは?

まず電話代行とはどんなものなのでしょうか?Wikipedia によると、

電話代行(でんわだいこう)は、一般的には依頼者の代わりに電話応対を行う代行サービス業を指す。秘書代行(ひしょだいこう)、電話秘書代行(でんわひしょだいこう)などとも呼ばれる。

昭和40年代には始まっている古くからの代行サービスである。

ボイスワープなどの電話転送サービスを使用して業者側の電話番号から依頼者へ通話を転送するタイプと、逆に依頼者側の番号から業者へと逆転送をするタイプと、そのどちらでもない業者側の電話番号で業者が受けるタイプがある。- Wikipedia

と記載されるように、御社に代わって電話応対のプロフェッショナルである電話秘書が応対してくれるサービスのことです。

お客様やクライアントからかかってきた電話を、電話秘書が応対し、電話の内容によっては直接担当者様に内線電話のように繋げたり、電話秘書が応対した応対内容をメールやチャットツールで連絡してくれるサービスというのが現代の電話代行サービスです。

その他、電話番号の貸出し、転送電話サービス、時間外アナウンス、留守番電話機能、Q&A対応など様々な機能を提供しています。

更に詳しく「電話代行サービス」とは? >


個人事業主が電話代行を利用するメリット

個人事業主が電話代行を利用するメリット

  • ・専用の固定電話番号 (03) を取得でき信頼をゲット!
  • ・電話応対を外部化することで時間の節約に繋がる
  • ・人を雇わあいで済むため、人件費 (経費) の削減に繋がる
  • ・電話の取りこぼしがなくなる
  • ・プロの電話秘書が応対することで、会社のイメージアップ!
  • ・便利な機能で個人事業主をアシスト

個人事業主が電話代行サービスを利用する最大のメリットは、専用の固定電話番号を取得することができる、人件費を安く抑えることができる、時間のコストを軽減することができるなど、多くのメリットがあります。

そして何より、安心して仕事に集中できる環境を手に入れられることできます。詳しく見ていきましょう。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットとは? >


個人向けの電話代行会社の選び方

個人事業主が電話代行会社を選ぶ際のポイントについてご紹介します。まず個人事業主に合った電話代行会社を探すには、以下の項目を頭に入れておきましょう。

  • ・リーズナブルな月額料金
  • ・電話番号の貸出しはあるか?
  • ・応対内容の報告方法は? (電話、メール、チャット通知)
  • ・機能やサービスの質は?

安くても使える電話代行会社を探す

まず一つの指標となるのが月額料金です。個人の事業者向けにサービスを展開している電話代行会社は、料金設定をリーズナブルな価格にしているところが多いです。

個人事業主も、安さを重視して良い電話代行会社を探そうとしています。しかし、ここで覚えておいて欲しいことがあります。それは「安いからと言って使える」とは限らないことです。

料金の安さから契約したが、実際にサービスを使い始めたら全然使えなかった ... 電話秘書の応対が酷かった ... という失敗談はあります。でが安くても使える電話代行会社を見分けるポイントはあるのでしょうか?

安くても使える電話代行会社とは?

安くても使える電話代行会社とは、リーズナブルな料金かつ、機能やサービス、電話秘書のクオリティーが高い電話代行会社のことです。

安くてもしっかりとした機能やサービス、質が高い電話代行サービスを提供しているか?を見分けるには、以下の項目をチェックして下さい。

  • ・良心的な価格設定
  • ・電話秘書の教育は行き届いているか?
  • ・基本機能以外の機能を確認
  • ・電話代行会社の歴史やステートメントはあるか?
  • ・無料期間を設けているか?

このような確認事項は、多くの場合、電話代行会社のホームページを見ることで確認することができます。まず良心的な価格設定の会社を探すことが前提となります。

次に電話代行秘書の取組みについて記載されていますページを確認しましょう。電話秘書の教育に力を入れている会社の場合、その取組みを広報のように外部に説明するページが必ずあります。

機能面では、基本機能 (電話の代行応対) 以外にどんな機能があるかを必ず確認して下さい。例えば受電内容を報告する際に、電話連絡、メール連絡、チャット通知に対応しているか?など、オプション機能だとしても、選択肢があった方が望ましいでしょう。

最終的にホームページには詳しく電話秘書の教育や、便利な機能について掲載しているが、実際はどうなの?と思う個人の方は多いと思います。そこで最後に確認したいのが「無料期間」を設けているか?です。

良い電話代行会社を選ぶ最終的なポイントは、「無料期間」を設けているか?を確認することです。無料期間を設けている電話代行会社であれば、契約する前に無料でサービスを試すことができます。

無料期間を試してみて良ければ、契約すれば良いし、悪ければ他の電話代行会社を探しましょう。無料期間を設けている電話代行会社はサービスに自信がある会社が多いです。これも判断の基準となります。


個人事業主に必須となる、電話代行の機能をご紹介

個人事業主に必須の電話代行機能

起業したばかりの起業家や、個人事業主に必須となる電話代行サービスの機能についてご紹介します。電話代行を利用するのは初めてという事業者様も、以下の機能は必ずチェックしておきましょう。

・電話番号の貸出し

会社の専用となる東京03の固定電話番号を貸出しのことです。起業したばかりで、まだ自分の会社の電話番号がなく、事業を始めるにあたり固定電話番号が必要だ、という方に向けたサービスです。

個人事業主の場合、最初は自身の携帯電話で連絡を取り合っていると思いますが、事業を続けるなかで会社の電話番号 (固定の電話番号) が必要になるタイミングが必ずやってきます。

例えば会社の名刺やホームページを作るにあたり、会社専用の電話番号が必要になるケースや、外部の会社との取り引きが増えるにつれて自社の電話番号 (固定電話番号) が必要になります。

そんな時に「電話番号の貸出し」というサービスが必要になります。

・通話接続サービス

お客様からかかってきた電話を電話秘書が応対し、その電話内容が緊急場合、内線電話のように契約者様 (個人事業主様) にお電話をお繋げするサービスのことです。

オフィスを不在にしがちだが、緊急の電話は外出先でも受け取りたいという個人事業主には必須の機能です。

例えばクライアントから何かトラブルが起こり、担当者に直接お電話を繋ぎたい!というようなケースでは、電話秘書が電話を受けてすぐに担当者に電話をつなげてくれるので、何かあった時もすぐに情報を把握できるのであると便利です。

更に詳しく通話接続サービスを見る >

・通話録音サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音し、契約者様 (個人事業主様) は通話録音を聞くことができます。通話録音を聞くことで情報伝達のミスが皆無になり、会話の雰囲気も知ることができます。

応対内容を耳で聞くだけで把握できますので、実際に使ってみると便利さが実感できると思います。

更に詳しく通話録音サービスを見る >

・携帯連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容が録音されると、契約者様の携帯へ瞬時(約30秒後)にご連絡いたしますので、録音された応対内容はその場で簡単に確認することができます。渋谷オフィスの全てのプランに含まれているサービスです。

・メール連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してからメール連絡いたします。メール受信後は応対内容を文字と録音された音声で確認することができますので、敏速かつ的確な顧客対応が可能になります。

外出先は電話に出ることができなくても、メールで応対内容を受け取れます!中々電話に出ることが環境的に難しい個人事業主の方には必須となる機能で便利です。

・チャットツール連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してから、チャットツールに連絡致します。チャットツールは、Slack、Chatwork、LINE の中から1つをご選択いただけます。

更に詳しくチャットツール連絡サービスを見る >

・時間外アナウンス

貴社の営業時間終了後に営業時間終了をお伝えする案内メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。音声は電話秘書が貴社専用メッセージを吹き込みいたします。


個人事業主の電話代行導入事例

個人事業主の電話代行導入事例

電話代行サービスを実際に導入した、個人の事業者様の導入事例をご紹介します。それぞれのビジネスを行う、個人の事業者様のご相談を元に、電話代行のプロフェッショナルであるオペレーターが、要望にあった電話代行プランやオプション機能を提案致します。

個人事業主の電話代行導入事例を詳しく見る >


個人事業主の応対事例

電話代行を利用するイメージが湧いてきましたでしょうか?こちらではお客様と電話秘書の応対事例をご紹介します。

個人事業主のA様に宛に、クライアントのお客様からかかってきた電話を電話秘書が応対している内容になります。

電話秘書

「はい、お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。」

お客様

「〇〇コーポレーションの山田と申します。」

電話秘書

「〇〇コーポレーションの山田様ですね、いつもお世話になっております。」

お客様

「お世話になっております。A様いらっしゃいますか?」

電話秘書

「申し訳ございません。ただいまAは外出しております。よろしければわたくしがご用件を承り、Aに申し伝えます。」

お客様

「あ、そうですか... ちょっと込み入った内容の話なので、、、では、お電話頂くようにお願いできますか?」

電話秘書

「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか?」

お客様

「はい。電話番号が 03-1234-5678 になります。」

電話秘書

「復唱させていただきます。03-1234-5678 ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致します。」

お客様

「はい、ではお願いします。失礼致します。」

電話秘書

「お電話ありがとございました。失礼致します。」

この後、電話秘書は契約者様との録音された応対内容 (電話があったこと、03-1234-5678 まで電話を頂きたい旨) を、電話やメール、チャット通知でご連絡します。


個人事業主におすすめの格安プラン

電話代行 格安プラン

電話代行サービスを利用したいけど、どのプランを選べば良いのかが分からない ... そんな起業したばかりの個人事業主様に向けて弊社では、月額 3,000円〜 から電話代行サービスを利用できる格安の「スタートプラン」をご用意しています。スタートプランの詳細についてご紹介します。

格安のスタートプランとは? >


個人事業主の電話代行はじめの一歩

電話代行 格安プラン

初めて電話代行を利用する個人事業主様のなかには、「それで電話代行サービスってどんな感じ何だろう?」、「具体的にどういう風に使えるだろう?」というような声も頂いております。実際にサービスを利用してみてから、電話代行を導入するかどうかを決めたい。という事業者様もいるのではないでしょうか。

そんな個人事業主様に向けて、弊社では「10日間の無料トライアル」を設けております。無料トライアルとは? 電話代行のサービスを10日間無料をお使い頂くことができます。お試し期間中、電話代行サービス(スタンダード、ビジネス、エグゼクティブ)のすべてのサービスと機能を納得いくまでご利用頂けます。

10日間の無料トライアルに申し込む >


個人事業主が知っておきたい豆知識

Q. 電話代行にかかる経費の勘定科目は?

A. 電話代行サービスにかかった経費の勘定科目は、代行に係わる手数料になりますので勘定科目は「支払手数料」となります。


まとめ

最後に起業家、個人、個人事業主の電話代行サービス利用について、まとめていきたいと思います。ズバリ!個人事業主が電話代行サービスを利用することで、大きく3つのメリットがあることが分かりました。

個人事業主が電話代行を利用する3大メリット

  • 1. 信頼を得ることができる
  • 2. 大幅な経費 (人件費) の削減に繋がる
  • 3. 仕事に集中することができる

・信頼を得ることができる

個人事業主でも電話代行サービスを導入することで、大企業と同じように電話応対窓口を設置することができます。電話応対のプロである、電話秘書の丁寧な応対で会社の印象もアップします。それは「この会社はちゃんとしているな」というように評価され、会社の信頼獲得にも繋がるでしょう。

外出時やオフィスに不在中でも電話応対が可能になるため、電話の取りこぼしをなくしビジネスチャンスを逃しません。また情報伝達ミスもなくなり、ビジネスをスムーズに行うことができるようになります。

・大幅な経費の削減に繋がる

電話代行を利用することで、新しく人を雇う必要がなくなり人件費を大幅に削減することができます。起業したばかりのビジネスマンや、個人事業主にとって、人を雇うことはコストが高いでしょう。人を雇ったとしても、今度は新人社員・スタッフを教育する手間や労力がかかります。

電話代行サービスであれば、コストや時間・労力をかけることなく、リーズナブルな料金で、電話応対のプロフェッショナル電話秘書が電話を代行してくれるので、即戦力になります!

このように個人の事業者様にとって、電話代行サービスはコスト以外にも大きなメリットがあるのです。

仕事に集中することができる

個人事業主が電話代行サービスを利用する、最も大きなメリットとして「仕事に集中することができる」ということがあります。

起業したばかりの個人事業主は、夢や希望に燃え、何でも自分でやってやろう!と意気込む若い方がおりますが、現実はそう甘くはありません。

個人事業主にとって一番大事なものは「時間」でしょう。何でも自分でやってしまっていると、どうでも良い作業に時間を取られ、肝心のコアな仕事に集中することができず事業が長続きしません。

いかに自分のコアな仕事に集中できるか?それ以外の他の人でもできる仕事はアウトソーシングした方が効率が良いでしょう。個人事業主にとって、まずは仕事に集中できる環境を整えることが一番大切になります。

起業家、個人事業主で、これからビジネスを始められるのであれば、是非渋谷オフィスの電話代行サービスをご検討下さい。


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目的に合わせたプラン選び

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起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方
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