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起業、個人事業主の電話代行利用について

電話代行 個人事業主

起業家、個人事業主に必須の電話代行サービス

これから起業を考えている、開業届けを出して晴れて個人事業主となった事業者様、会社専用の電話番号の取得はお済みでしょうか?

起業したばかりの起業家・個人事業主にとって、自分で電話番号を取得するとなると、固定の電話回線を引かなければいけなかったり、電話回線の工事が必要だったりと、最初にかかるコストが大きく躊躇してしまったことはありませんか?

そんな時に検討したいのが電話代行サービスです。導入が簡単で、専用の電話番号を取得することができ、最初にかかるイニシャルコストも安く抑えることができます!こちらのページでは個人事業主様に向けて、電話代行のメリットや導入事例、便利な機能、おすすめのプランなどをご紹介します。


電話代行とは?

まず電話代行とはどんなものなのでしょうか?Wikipedia によると、

電話代行(でんわだいこう)は、一般的には依頼者の代わりに電話応対を行う代行サービス業を指す。秘書代行(ひしょだいこう)、電話秘書代行(でんわひしょだいこう)などとも呼ばれる。

昭和40年代には始まっている古くからの代行サービスである。

ボイスワープなどの電話転送サービスを使用して業者側の電話番号から依頼者へ通話を転送するタイプと、逆に依頼者側の番号から業者へと逆転送をするタイプと、そのどちらでもない業者側の電話番号で業者が受けるタイプがある。- Wikipedia

と記載されるように、御社に代わって電話応対のプロフェッショナルである電話秘書が応対してくれるサービスのことです。

お客様やクライアントからかかってきた電話を、電話秘書が応対し、電話の内容によっては直接担当者様に内線電話のように繋げたり、電話秘書が応対した応対内容をメールやチャットツールで連絡してくれるサービスというのが現代の電話代行サービスです。

その他、電話番号の貸出し、転送電話サービス、時間外アナウンス、留守番電話機能、Q&A対応など様々な機能を提供しています。

更に詳しく「電話代行サービス」とは? >


個人事業主が電話代行を利用するメリット

個人事業主が電話代行を利用するメリット

  • ・専用の固定電話番号 (03) を取得でき信頼をゲット!
  • ・電話応対を外部化することで時間の節約に繋がる
  • ・人を雇わあいで済むため、人件費 (経費) の削減に繋がる
  • ・電話の取りこぼしがなくなる
  • ・プロの電話秘書が応対することで、会社のイメージアップ!
  • ・便利な機能で個人事業主をアシスト

個人事業主が電話代行を利用する最大のメリットは、専用番号の取得、人件費、時間のコストを軽減でき、安心して仕事に集中できる環境を手に入れられることだと思います。一つ一つ詳しく見ていきましょう。

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットとは? >


個人事業主に必須の電話代行機能

個人事業主に必須の電話代行サービスの機能についてご紹介します。電話代行初心者の方も、以下の機能は必ずチェックしておきましょう。

・電話番号の貸出し

専用の固定電話番号を電話代行会社が貸出してくれます。起業したばかりで、まだ自社の電話番号がなく事業を始めるにあたり固定電話番号を取得したいという方に向けたサービスです。

個人事業主の場合、最初は自身の携帯電話番号を使い名刺を作ったり電話を受けたりすると思います。事業を続けるなかで、会社の電話番号 (固定の電話番号) が必要になるタイミングが必ずやってきます。

・通話接続サービス

お客様からかかってきた電話を電話秘書が応対し、お客様から緊急のお問合せの場合などに内線電話のように契約者様 (個人事業主様) にお電話をお繋げするサービスです。

例えばクライアントから何かトラブルが起こり、担当者に直接お電話を繋ぎたい!というようなケースでは、電話秘書が電話を受けてすぐに担当者に電話をつなげてくれるので、何かあった時もすぐに情報を把握できるのであると便利です。

・通話録音サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音し、契約者様 (個人事業主様) は通話録音を聞くことができます。通話録音を聞くことで情報伝達のミスが皆無になり、会話の雰囲気も知ることができます。

応対内容を耳で聞くだけで把握できますので、実際に使ってみると便利なのが実感できると思います。

・携帯連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容が録音されると、契約者様の携帯へ瞬時(約30秒後)にご連絡いたしますので、録音された応対内容はその場で簡単に確認することができます。

・メール連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してからメール連絡いたします。メール受信後は応対内容を文字と録音された音声で確認することができますので、敏速かつ的確な顧客対応が可能になります。

・チャットツール連絡サービス

お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してから、チャットツールに連絡致します。チャットツールは、Slack、Chatwork、LINE の中から1つをご選択いただけます。

・時間外アナウンス

貴社の営業時間終了後に営業時間終了をお伝えする案内メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。音声は電話秘書が貴社専用メッセージを吹き込みいたします。


個人事業主の電話代行導入事例

個人事業主の電話代行導入事例

電話代行サービスを導入した個人事業主の事例をご紹介します。個々の個人事業主の相談を元に、要望にあった電話代行プランやオプション機能を電話秘書が提案しています。

個人事業主の電話代行導入事例を詳しく見る >


個人事業主の応対事例

電話代行を利用するイメージが湧いてきましたでしょうか?こちらではお客様と電話秘書の応対事例をご紹介します。

個人事業主のA様に宛に、クライアントのお客様からかかってきた電話を電話秘書が応対している内容になります。

電話秘書

「はい、お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。」

お客様

「〇〇コーポレーションの山田と申します。」

電話秘書

「〇〇コーポレーションの山田様ですね、いつもお世話になっております。」

お客様

「お世話になっております。A様いらっしゃいますか?」

電話秘書

「申し訳ございません。ただいまAは外出しております。よろしければわたくしがご用件を承り、Aに申し伝えます。」

お客様

「あ、そうですか... ちょっと込み入った内容の話なので、、、では、お電話頂くようにお願いできますか?」

電話秘書

「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか?」

お客様

「はい。電話番号が 03-1234-5678 になります。」

電話秘書

「復唱させていただきます。03-1234-5678 ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致します。」

お客様

「はい、ではお願いします。失礼致します。」

電話秘書

「お電話ありがとございました。失礼致します。」

この後電話秘書は、契約者様に応対内容 (電話があったこと、03-1234-5678 まで電話を頂きたい旨) をご連絡します。


個人事業主におすすめの電話代行格安プラン

電話代行 格安プラン

電話代行サービスを利用したいけど、どのプランを選べば良いのかが分からない ... そんな起業したばかりの個人事業主様に向けて弊社では、月額 3,000円〜 から電話代行サービスを利用できる格安の「スタートプラン」をご用意しています。スタートプランの詳細についてご紹介します。

格安のスタートプランとは? >


個人事業主の電話代行はじめの一歩

電話代行 格安プラン

初めて電話代行を利用する個人事業主様のなかには、「それで電話代行サービスってどんな感じ何だろう?」、「具体的にどういう風に使えるだろう?」というような声も頂いております。実際にサービスを利用してみてから、電話代行を導入するかどうかを決めたい。という事業者様もいるのではないでしょうか。

そんな個人事業主様に向けて、弊社では「10日間の無料トライアル」を設けております。無料トライアルとは? 電話代行のサービスを10日間無料をお使い頂くことができます。お試し期間中、電話代行サービス(スタンダード、ビジネス、エグゼクティブ)のすべてのサービスと機能を納得いくまでご利用頂けます。

10日間の無料トライアルに申し込む >


個人事業主が知っておきたい豆知識

Q. 電話代行にかかる経費の勘定科目は?

A. 電話代行サービスにかかった経費の勘定科目は、代行に係わる手数料になりますので勘定科目は「支払手数料」となります。


まとめ

最後は簡単にまとめたいと思います。ズバリ!個人事業主が電話代行サービスを利用することで大きく3つのメリットがあることが分かりました。個人事業主でも会社の固定電話番号を取得することで、基本的な信頼を獲得することができる、新しく人を雇わなくても電話代行を利用することで経費の削減になる、仕事に集中できる。

個人事業主が電話代行を利用して得られる3大メリット

  • 1. 信頼を得ることができる
  • 2. 大幅な経費の削減になる
  • 3. 仕事に集中できる

個人事業主様でこれからビジネスを始められる方は、是非電話代行サービスの検討をお考え下さい。


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目的に合わせたプラン選び

スタートプラン
3,000 /月

起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方
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エコノミープラン
5,000 /月

1日平均1回ぐらい電話がかかってくる方
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スタンダードプラン
9,000 /月

エコノミーではビジネスチャンスを逃してしまう方
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