個人事業主に便利な電話代行サービス

個人事業主に便利な電話代行についてご紹介

個人事業主に便利な「電話代行」とは？

起業/開業を考えている、日々の仕事が忙しい、電話応対をどうにかしたい ... という個人事業主様に向けて、便利な「電話代行サービス」についてご紹介します。

電話代行サービスとは、あなたに代わってプロの電話秘書が、あなたの会社の電話秘書として電話応対して応対内容を報告してくれるサービスです。

電話代行はパンデミックによるテレワーク、在宅勤務に働き方が変わるなかで、多くの個人事業主様が電話代行を導入しました。

電話代行で業務効率を改善

個人事業主の場合、自分一人で事業を運営していたり、従業員が少ない分、全ての業務や作業を自身でこなす必要がございます。例えば事務作業、営業、コアとなる仕事、経理など毎日やることがいっぱいあります。

・電話応対のストレスが無くなる

しかし全てを完璧にこなしていては、コアな仕事に支障が出たり、ストレスを溜め込んでしまったり、健康を害してしまったりと思わぬ落とし穴があります。そこで、電話代行のようなアウトソーシングできるサービスを利用することで、仕事の効率を向上させることができます。

・外出中の電話も逃しません

例えば、個人事業主の場合、外出中は現実的に電話応対することが難しいです。しかし電話代行を利用すれば、外出中にかかってきた電話は電話秘書が電話応対してくれるので安心して営業や会議などに出掛けることができます。

・自分の仕事に集中することができます

更に、これまで悩まされていた営業電話に時間を取られることも無く、ストレスも無くなります。コアな仕事にリソースを割くことができるようになりますので、自分の仕事に集中することができ事業にも弾みがつきます。

目次
1. 個人事業主が電話代行を利用するメリット
2. 電話代行を利用する理由
3. おすすめのプラン
4. 個人事業主の電話代行導入事例
5. 電話秘書の応対例
6. 個人事業主はじめの一歩
7. 個人事業主が知っておきたい豆知識
8. まとめ

個人事業主が電話代行を利用するメリット

まずは、電話代行が個人事業主におすすめの理由、メリットについて見てみましょう。

電話業務の効率化 (仕事に集中できる)
会社専用の固定電話番号を取得できます
不在時/外出時でもかかってきた電話を逃しません
会社の印象アップ/信頼の獲得
人件費/経費の圧倒的削減

個人事業主、起業家、フリーランスなど「個人」で事業を行なっている事業者様にとって、電話応対は煩わしい一面がございます。特に営業電話や迷惑電話など、時間の無駄になるような電話はストレスの元になりかねません。

電話代行を利用することで、そのようなストレスからも解放され自分にしかできない仕事に集中することができます。

個人事業主が電話代行を利用するメリットとは？

個人事業主が電話代行を利用する理由

個人事業主が電話代行を利用する理由、更に人気の電話代行サービスの利用事例をご紹介します。電話代行を検討しています事業主の皆さまは是非ご参考にして下さい。

・不在時/外出時の電話応対

不在時/外出時の電話応対

個人事業主の場合、個人で事業をされています方が多いと思います。そのため事務所や固定電話番号を持っています場合、不在時/外出時に電話に出ることができません。このままではビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

こんな時こそ電話代行の出番です。電話代行を利用することで電話の取りこぼしがなくなります。外出中に入った大事なお電話も電話秘書が応対し、メールやチャットですぐに応対内容をお知らせしてくれます。

・開業に伴う固定電話番号の取得

開業に伴う固定電話番号の取得

電話代行で固定電話番号を借りることもできます。個人で固定電話番号を取得する場合、電話回線の工事が必要だったり、申込みにかかる時間や費用の面などイニシャルコストがかかりハードルが高いことが知られています。

電話代行であれば、時間もかけずにリーズナブルな料金で手軽に会社専用の固定電話番号を借りることができます。個人事業主で固定電話番号を取得したい場合は、電話代行を利用するという手もございます。

・人を雇う代わりに電話代行を利用して人件費の削減

人を雇う代わりに電話代行を利用して人件費の削減

新たに事務スタッフを雇うと人件費がかかってしまいます。電話代行であれば人を雇うよりも圧倒的に低コストでサービスを利用することができます。

人手不足で人材を見つけにくい昨今、電話代行なら自分の好きなタイミングでサービスを開始/停止することができます。

個人事業主が電話代行を利用する理由とは？

個人事業主におすすめの電話代行プラン

弊社、渋谷オフィスは事業者様に合わせた5つのプランをご用意しております。その中でも、起業家・個人事業主様に人気のプランが、「スタートプラン」と「エコノミープラン」となっております。

またプランに合わせてオプション機能を追加することで、更に便利に電話代行サービスをご利用頂けます。

電話代行を利用したいけど、どのプランを選べば良いのかが分からない ... という個人事業主様に向けて、弊社では月額 3,000円〜から電話代行を利用できる格安プラン「スタートプラン」をご用意しています。

オプション機能を追加して更に便利に

会社専用の固定電話番号も借りたい！という個人事業主方に人気がありますのが、「スタートプラン」+「電話番号の貸出し (オプション機能)」という組み合わせです。

他にも、応対内容はメールで送って欲しい場合は「スタートプラン」+「メール連絡 (オプション機能)」という組合せも人気です。

以下では、個人事業主様に一番人気のスタートプランについて詳しくご紹介します。

＜個人事業主に人気のスタートプランについて＞

個人事業主の電話代行導入事例

実際に個人事業主様がどのように電話代行を導入されたのか？についての事例をご紹介します。電話代行を検討されています個人事業主様のご参考にして下さい。

男性 (30代) 個人事業主

個人事業主をしていると、どこかのタイミングで人の手が借りたくなるものです。私も仕事が忙しくなり、日々の電話応対や営業電話が煩わしくなり、どうにかならないものかと悩まされました。

人を新に雇うことは難しいため、何か他に良い方法はないか？と探して見つけたのが電話代行というサービスでした。おそるおそる電話代行を使ってみると、正に電話秘書を雇ったかのような便利さに驚きました。

しかも料金は1万円 (ビジネスプランを契約) もしないくらいで、人を雇うよりも圧倒的に費用がかからず、丁寧に電話応対をしてくれます。このコストパフォーマンスの良さには驚きました。

今では個人事業主の私にとって、電話代行は無くてはならないサービスだと感じています。

男性 (30代) 個人事業主

私はシンプルに電話応対が苦手で、特に営業電話など仕事に関係ない電話にも応対しなきゃいけないことに疲弊してしまい、電話応対は完全にアウトソーシングしたいと電話代行を利用しています。

基本的にビジネスのやり取りはメールで行なっていますので、応対内容をメールで送ってもらい、必要があればこちら折り返しの電話を入れています。

どうしてもビジネスでは電話をかけなければいけないシチュエーションはありますので、そこは仕方がないのですね。電話代行のおかげで以前よりもストレスなく業務に取り組めています。

女性 (20代) フリーランス

私は在宅勤務のスタイルで仕事をしており、日中はカフェで仕事するのが好きで (カフェで仕事すると集中できて仕事が捗る) その間の電話応対ができないため、電話代行を利用しています。

当初はカフェで仕事をしている時も電話があれば応対していたのですが、話が長くなると結局電話応対に時間を取られてしまい、せっかく自宅以外の場所で気分転換に仕事をしに来ているのに電話応対の時間が勿体無いと感じたのがきっかけでした。

今では「仕事に集中する時間」、かかってきた電話の内容を確認し「顧客応対する時間」というように上手く業務を分けて自分のタイミングで仕事に取り組めていることに満足しています。

オフィス不在時、外出時に応対した電話内容をメールやチャットで報告して欲しいという事例はこちら。

個人事業主の電話代行導入事例を見る

電話秘書の応対例

お客様、クライアントからかかってきたお電話を、電話秘書がどのように応対しているのか？応対事例をテキストでご紹介します。個人事業主のA様宛に、クライアントのお客様からかかってきた応対内容です。

「はい、お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。」

「〇〇コーポレーションの山田と申します。」

「〇〇コーポレーションの山田様ですね、いつもお世話になっております。」

「お世話になっております。A様いらっしゃいますか？」

「申し訳ございません。ただいまAは外出しております。よろしければわたくしがご用件を承り、Aに申し伝えます。」

「あ、そうですか... ちょっと込み入った内容の話なので、、、では、お電話頂くようにお願いできますか？」

「かしこまりました。念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか？」

「はい。電話番号が 03-1234-5678 になります。」

「復唱させていただきます。03-1234-5678 ですね。ありがとうございます。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致します。」

「はい、ではお願いします。失礼致します。」

「お電話ありがとございました。失礼致します。」

この後、電話秘書は契約者様との録音された応対内容 (電話があったこと、03-1234-5678 まで電話を頂きたい旨) を、電話やメール、チャット通知でご連絡します。

更に詳しい応対事例はこちら

個人事業主の電話代行はじめの一歩

そもそも電話代行とは、どのようなサービスなのでしょうか？こちらの項目では、「電話代行」について、電話代行を無料で試すことのできる「無料トライアル」について、電話代行会社の「選び方」についてなど、電話代行初心者の個人事業主様に向けて役立つコンテンツをご紹介します。

電話代行とは？

電話代行（でんわだいこう）は、一般的には依頼者の代わりに電話応対を行う代行サービス業を指す。秘書代行（ひしょだいこう）、電話秘書代行（でんわひしょだいこう）などとも呼ばれる。

昭和40年代には始まっている古くからの代行サービスである。

ボイスワープなどの電話転送サービスを使用して業者側の電話番号から依頼者へ通話を転送するタイプと、逆に依頼者側の番号から業者へと逆転送をするタイプと、そのどちらでもない業者側の電話番号で業者が受けるタイプがある。- Wikipedia

このように、個人事業主に代わって電話応対のプロフェッショナル電話秘書 (オペレーター) が、かかってきた電話を一次対応するサービスのことです。電話代行を使用することで、勧誘電話や営業電話に惑わされることがなくなり、必要な要件のみ取り次ぎ対応することができます。

個人事業主にとって重要な、電話業務の効率化や、生産性の向上、人手不足やコストの削減にも繋がります。またコロナ禍でテレワークに切り替わったことで、事務所の固定電話が使用できない場合でも、電話代行を利用することでオフィス機能を維持することができます。

更に詳しく

このように、個人事業主に代わって電話秘書 (オペレーター) がかかってきたお電話を一次応対するサービスです。電話代行を利用することで、勧誘電話/営業電話に惑わされることがなくなり、必要な要件のみを取り次ぎ対応することができます。

個人事業主の電話業務の効率化、生産性の向上、人手不足やコストの削減にも繋がります。またコロナ禍でテレワークに切り替わり、以前のようにオフィスの代表電話が機能しなくなってしまっても、電話代行を利用することであなたに代わって電話秘書が代表電話の応対をします。

電話代行を無料で試すことができる無料トライアル

初めて電話代行を利用する個人事業主様のなかには、「それで電話代行サービスってどんな感じ何だろう？」、「具体的にどういう風に使えるだろう？」というような声も頂いております。

実際にサービスを利用してみてから、電話代行を導入するかどうかを決めたい。という事業者様もいるのではないでしょうか。

そんな個人事業主様に向けて、弊社では「10日間の無料トライアル」を設けております。無料トライアルとは？電話代行のサービスを10日間無料をお使い頂くことができます。

お試し期間中、電話代行サービス（スタンダード、ビジネス、エグゼクティブ）のすべてのサービスと機能を納得いくまでご利用頂けます。

10日間の無料トライアルに申し込む

電話代行を利用してみたいけど、どんなサービスか分からない？設定などが難しいのではないか？など、電話代行に興味はあるけど、疑問を持たれています事業者様は、是非「10日間の無料お試しトライアル」をお申込み下さい。

実際に10日間無料でサービスをご利用できますので、この間に電話代行サービスを実際に利用して体感してみて下さい。