個人事業主様の電話応対事例についてご紹介します。こちらご覧頂ければ、電話代行を導入すると電話秘書がどのように電話応対してくれるのかが理解頂けると思います。

取引先のお客様からお電話があった場合

電話秘書

お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。

お客様

経済101の佐藤と申しますが、加藤様いらっしゃいますか？

電話秘書

経済101の佐藤様ですね、いつもお世話になっております。申し訳ございません、只今加藤は席を外しております。よろしければわたくしがご用件を承り、加藤に申し伝えます。

お客様

そうでしたか、要件が長くなってしまうため折り返しのお電話を頂くことはできますでしょうか？

電話秘書

かしこまりました。それでは念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか？

お客様

はい、電話番号が 012-3456-7890 になります。

電話秘書

ありがとうございます、お電話番号を復唱させていただきます。012-3456-7890 ですね。それでは、連絡が取れ次第ご連絡するように致します。

お客様

よろしくお願い致します。

電話秘書

お電話ありがとうございました。失礼致します。

この後電話秘書は、101経済の加藤様との応対内容を文字化して、メール (又はチャット) にて契約者様にお伝え致します。契約者の加藤様は、自分のタイミングで101経済の佐藤さんから連絡があったことを確認し、折返しの電話応対をすることで、この件の電話に関してはミッション完了となります。

取引先からの緊急のお電話があった場合

いつどんな電話がかかってくるか？誰にも分かりません。取引き先の会社から緊急の電話がかかってくるかもしれませんので、緊急の電話応対については、しっかりと電話代行会社と予め緊急時の電話があった場合は、「担当者の〇〇に電話を繋いで欲しい」のように取り決めしておくことをおすすめ致します。

また、このように緊急のお電話を担当者にお繋げする場合は、「通話接続サービス」というサービスが必要になります。通話接続サービスは、オプション機能として追加頂くか、スタンダードプラン以上をご選択頂ければ利用することが可能です。

それでは個人事業主様宛に緊急電話があった際の電話応対事例を見てみましょう。

電話秘書

お電話ありがとうございます、〇〇会社でございます。

お客様

サザンオーシャンの松永と申します。商品開発の田中様いらっしゃいますでしょうか？ちょっと納品の件でミスがあったようで、至急在庫確認をしたいのですが。

電話秘書

サザンオーシャンの松永様ですね、いつもお世話になっております。只今、商品開発の田中にお電話をお繋ぎ致しますので少々お待ち下さい。

ーーー 保留音流れ、契約者の田中様の携帯へ電話を接続します　ーーー

田中様

はい、田中です。

電話秘書

渋谷オフィスです、いつもお世話になっております。田中様宛に、サザンオーシャンの松永様から「納品の件でミスがあったようで、至急在庫確認をしたい」という用件のお電話が入っております。

田中様

そうでしたか、それではお電話を繋いで下さい。

電話秘書

承知致しました、お電話をお繋ぎ致します。

ーーー ここで契約者の田中様にお電話を接続し、電話秘書の応対はここで終わります。接続後、契約者の田中様とお客様の松永様が通話しております ーーー

田中様

お電話代わりました、商品開発の田中です。

お客様

お世話になっております。田中様、早速ですが先日納品頂いた ...

このように、緊急のお問合せやお電話があった場合に、担当者の誰に電話を繋ぐのか？などを予め決めておくことで、スムーズに顧客応対ができるようになります。

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