起業、個人事業主の電話代行利用について
起業家、個人事業主に必須のサービス電話代行についてご紹介します。
電話代行・秘書代行サービスを導入した、個人事業主様の事例をご紹介します。また、個人事業主様が抱える問題を、電話代行がどのように解決できるのか？についても触れたいと思います。
個人事業主Bさんのケース
1日4件〜6件くらいの電話がかかってきます。
自分のその日のコンディションにより、シェアオフィスに出勤する時間はまちまちですが、オフィスにいる時は自分で電話応対をしたい。
それ以外の不在時や、午前中などは電話応対が難しい時に、電話代行を利用したいと考えています。
電話応対頂いた内容はメール連絡で頂きたいのですが、こういったケースに該当しますプランを教えてください。
個人事業主Bさんの要望
- ・1日4件〜6件の電話がかかってくる
- ・シェアオフィスにいる時は自分で電話応対をしたい
- ・オフィス不在時、午前中などは電話代行を利用したい
- ・応対内容はメールで送って欲しい
個人事業主Bさん
なるほど、実際に電卓を叩いて頂くと月々にかかる料金などが想像できました。仕事が多い月は100件を超えてしまいそうですが、そうでない月も半分以上ありますので私の場合コール数の目安は100件になりそうです。
受電内容のメール連絡については、私の場合チームではなく個人で仕事をしていますので、ほぼ仕事関連の情報はメールで管理しています。その方が自宅や出先でも確認できますので都合が良いです。チャットツールも使っていますが、Slack を個人メモのように使っているくらいです。
個人事業主として確定申告も意識しており、経費もある程度は使っておきたいと考えています。ですので、どちらかというと安さよりも持続的に利用できるサービスか？サービスを利用することでどんな効果を得られるか？などを重視しています。
何となく全体的なイメージが湧いてきました。もし可能でしたら、一度サービスを試しに利用することは可能でしょうか？
個人事業主Bさん
ありがとうございます。
個人事業主Bさんのようなケースであれば、新たに人を雇うよりも、電話代行会社にアウトソーシングすることで経費を大分削減して便利にサービスを使うことができます。
特に個人事業主Bさんのような、今後の仕事により電話がもっとかかってくるようになってくると、一つ上のプランに変更したらい、オプション機能を追加することで、自由自在に電話応対のサービスもカスタムできる点も電話代行でアウトソーシングする強みになります。
個人事業主Cさんの場合
普段仕事の情報などは Slack のチャンネルを使用してジャンルごとに管理しています。そこで電話応対頂いた内容の連絡を Slack 経由でチャット通知で頂きたいのですが可能でしょうか？チャット通知が入ったプランですと、どのプランが適切でしょうか？
また弊社ではメディア情報サイトを運営しており、投稿者や広告を希望される方からのお問合せが毎月多数あります。投稿者様には、「弊社はこういう媒体でこういう記事なら掲載可能です」とお伝えし、広告掲載希望の方には「広告掲載の料金と、詳細をメールで送って下さい」と伝えているのですが、こういった応対もお願いすることはできるのでしょうか？
個人事業主Cさんの要望
- ・チャット通知で応対内容を報告して欲しい
- ・チャット通知の入ったサービスプランを教えて欲しい
- ・既存の応対をお願いすることはできるのか？
お問合せありがとうございます。まず「チャットツール連絡サービス」は、スタート、エコノミー、スタンダードプランはオプション機能として月額1,000円でご利用いただけます。ビジネスおよびエグゼクティブプランは月額料金に含まれております。
Slack でのチャット通知をご希望の場合は、お客様の Slack 転送メールアドレスを教えて頂き、弊社からダイレクトメッセージで応対報告をお送り致します。お客様の Slackbot 経由で通知されます。
チャットツール連絡サービスは上記でお話ししましたように、オプション機能として (上位プランにはサービスに含まれます) ご利用頂けます。個人事業主様で、月間のコール数が20件くらいで収まるという方には「スタートプラン」+「チャットツール連絡サービス」を合わせてご利用頂くことで、チャット通知での報告が可能になります。
・スタートプラン (月額 3,000円)
・チャットツール連絡サービス (月額 1,000円)
合計 = 4,000円
月間の着信コール数が30〜40件くらいある場合は、一つ上のプラン「エコノミープラン」をお使い頂くことで
・エコノミープラン (月額 5,000円)
・チャットツール連絡サービス (月額 1,000円)
合計 = 6,000円
上記のようなプランと料金でご利用頂けます。
個人事業主Cさん
ご説明ありがとうございます！
既存の質問に対する応対についてはいかがでしょうか？
似たような質問、既存の質問に対する回答の応対は、オプション機能の「Ｑ＆Ａ対応」を利用することで解決することができます。
例えば投稿者様に対する回答例として「お問合せありがとうございます。弊社媒体の規定条件をクリアした記事であれば掲載が可能です。まずは投稿記事をメールでお送り下さい、掲載の是非については、掲載が可能である場合のみ記事として公開されます。」というような応対が可能になります。
オプション機能「Ｑ＆Ａ対応 (月額1,000円)」は、Q&A1セットに付き最大100文字以内、5セットまでのQ&Aに対応しています。文字数に制限がありますので、あまり長い回答には向きません。回答を簡潔にまとめて頂くことで便利にお使い頂けます。
個人事業主Cさんのケースでは、「投稿者様に対する回答」「広告主様に対する回答」としてお使い頂けます。これまでCさんが、その都度電話応対していた時間を他のことに使うことができますので、業務の改善に繋がります。
個人事業主Cさん
なるほど、オプション機能の「チャットツール連絡サービス」、
「Ｑ＆Ａ対応」などを上手く使うことで、更に便利に電話代行サービスを利用することができそうです！
個人事業主Cさんのように、応対内容をチャット通知で知らせて欲しい！という場合には、スタートプランとオプションサービスを組み合わせることで月額4,000円から電話代行サービスを使うことができます。
スタートプランの1ヶ月に対応したコール数は20件までですが、あまり電話はかかってこないけど、電話がかかってきた時には電話秘書に応対してもらい、応対内容をチャットで通知して欲しい！という場合には、この組合せで格安で電話代行を利用することが可能です。
個人事業主の電話代行、関連記事
個人事業主が電話代行を利用するメリット
個人事業主が電話代行を利用する最大のメリットは、専用番号の取得、人件費、時間のコストを軽減
個人事業主におすすめ、電話代行の格安プラン
電話代行サービスを利用したいけど、どのプランを選べば良いのかが分からない ...
ご相談ありがとうございます。個人事業主Bさんのケースですと、弊社の月9,000円 (100コール) のスタンダードプランを便利お使い頂けます。
受電内容をメールでお知らせします「メール連絡サービス 月1,000円」はオプション機能となりますが、スタンダードプランと合わせてご利用頂きますことで、ご希望の内容を全て電話代行でカバーすることが可能です。
例えば1日5件の電話が1ヶ月 (平日22日間) コンスタントにあった場合
5 x 22 = 合計 110件
スタンダードプランは100件まで対応ですので、超過分の10件が
着信コール数超過分として1件120円が加算されます
10 x 120 = 1,200円
全てを合計しますと
・スタンダードプラン = 9,000円
・メール連絡サービス = 1,000円
・着信コール数超過分 = 1,200円
合計 = 11,200円
料金的にはこのようなイメージでご利用頂けます。
1日4〜6件くらいのお電話がある場合、1ヶ月に必要なコール数の目安は100件になります