起業、個人事業主の電話代行利用について
起業家、個人事業主に必須のサービス電話代行についてご紹介します。
電話代行・秘書代行サービスを導入した個人事業主様の事例をご紹介します。また、個人事業主が抱える様々な問題を「電話代行サービス」がどのように解決できるのかについても、事例と共にご説明します。
以下の事例では、シェアオフィスを利用している個人事業主のBさん、普段のビジネス連絡やコミュニケーションをチャット（Slack）で行っている個人事業主のCさんをご紹介しています。
個人事業主Bさんのケース
1日4件〜6件くらいの電話がかかってきます。
自分のその日のコンディションにより、シェアオフィスに出勤する時間はまちまちですが、オフィスにいる時は自分で電話応対をしたいと思っています。
それ以外の不在時や、午前中などは電話応対が難しいため、電話代行を利用したいと考えています。
電話応対頂いた内容はメール連絡で頂きたいのですが、こういったケースに該当しますプランを教えてください。
個人事業主Bさんの電話代行で解決したい課題
- ・1日4件〜6件の電話がかかってくる
- ・シェアオフィスにいる時は自分で電話応対をしたい
- ・オフィス不在時、午前中などは電話代行を利用したい
- ・応対内容はメールで送って欲しい
個人事業主Bさん
なるほど、実際に電卓を叩いて頂くと月々にかかる料金などが想像できました。仕事が多い月は100件を超えてしまいそうですが、そうでない月も半分以上ありますので私の場合コール数の目安は100件になりそうです。
受電内容のメール連絡については、私の場合チームではなく個人で仕事をしていますので、ほぼ仕事関連の情報はメールで管理しています。その方が自宅や出先でも確認できますので都合が良いです。チャットツールも使っていますが、Slack を個人メモのように使っているくらいです。
個人事業主として確定申告も意識しており、経費もある程度は使っておきたいと考えています。ですので、どちらかというと安さよりも持続的に利用できるサービスか？サービスを利用することでどんな効果を得られるか？などを重視しています。
何となく全体的なイメージが湧いてきました。もし可能でしたら、一度サービスを試しに利用することは可能でしょうか？
個人事業主Bさん
ありがとうございます。
個人事業主Bさんのようなケースであれば、人件費をかけて人を雇うよりも、電話代行会社にアウトソーシングした方が経費を大幅に削減することが可能です。
個人事業主様が外出中や不在の時でも、電話秘書が応対し、すぐにメールで応対内容を知らせてくれるので移動中などでも応対内容を確認することが可能です。
特に個人事業主Bさんのように、今後仕事の業績が良くなれば、電話が今よりもかかってくるようになるかもしれません。そんな時は電話代行のプランを格上げすることでコール数も調整することが可能です。
またオプション機能を追加することで、もっと便利に電話代行サービスをお使い頂けます。
個人事業主Cさんの場合
個人事業主Cさん
普段仕事の情報などは Slack のチャンネルを使用してジャンルごとに管理しています。そこで電話応対頂いた内容の連絡を Slack 経由でチャット通知で頂きたいのですが可能でしょうか？チャット通知が入ったプランですと、どのプランが適切でしょうか？
また弊社ではメディア情報サイトを運営しており、投稿者や広告を希望される方からのお問合せが毎月多数あります。投稿者様には、「弊社はこういう媒体でこういう記事なら掲載可能です」とお伝えし、広告掲載希望の方には「広告掲載の料金と、詳細をメールで送って下さい」と伝えているのですが、こういった応対もお願いすることはできるのでしょうか？
個人事業主Cさんの電話代行で解決したい課題
- ・チャット通知で応対内容を報告して欲しい
- ・チャット通知の入ったサービスプランを教えて欲しい
- ・既存の応対をお願いすることはできるのか？
お問合せありがとうございます。まず「チャットツール連絡サービス」は、スターター、シンプル、アドバンス、プレミア、プレステージプランと、全てのプランに含まれています。 Slack でのチャット通知をご希望の場合は、お客様の Slack 転送メールアドレスを教えて頂き、弊社からダイレクトメッセージで応対報告をお送り致します。お客様の Slackbot 経由で通知されます。
個人事業主Cさん
ご説明ありがとうございます！
既存の質問に対する応対についてはいかがでしょうか？
電話秘書
似たような質問、既存の質問に対する回答の応対は、オプション機能の「Ｑ＆Ａ対応」を利用することで解決することができます。
例えば投稿者様に対する回答例として「お問合せありがとうございます。弊社媒体の規定条件をクリアした記事であれば掲載が可能です。まずは投稿記事をメールでお送り下さい、掲載の是非については、掲載が可能である場合のみ記事として公開されます。」というような応対が可能になります。
オプション機能「Ｑ＆Ａ対応 (月額1,000円)」は、Q&A1セットに付き最大100文字以内、5セットまでのQ&Aに対応しています。文字数に制限がありますので、あまり長い回答には向きません。回答を簡潔にまとめて頂くことで便利にお使い頂けます。
個人事業主Cさんのケースでは、「投稿者様に対する回答」「広告主様に対する回答」としてお使い頂けます。これまでCさんが、その都度電話応対していた時間を他のことに使うことができますので、業務の改善に繋がります。
個人事業主Cさん
なるほど、オプション機能の「チャットツール連絡サービス」、
「Ｑ＆Ａ対応」などを上手く使うことで、更に便利に電話代行サービスを利用することができそうです！
個人事業主Cさんのように、応対内容をチャット通知で知らせて欲しい！という場合には、スタータープランとオプションサービスを組み合わせることで月額4,000円から電話代行サービスを使うことができます。
スタータープランの1ヶ月に対応したコール数は20件までですが、あまり電話はかかってこないけど、電話がかかってきた時には電話秘書に応対してもらい、応対内容をチャットで通知して欲しい！という場合には、この組合せで格安で電話代行を利用することが可能です。
電話代行で、個人事業主の労働効率を向上させよう
個人事業主様が抱えている電話応対の課題は、一人で事業をしなければならないため人手が足りない、時間的リソースが足りないなどの基本的な問題を抱えています。これらの問題を解決させるには、個人事業主の電話応対をプロの電話代行会社にアウトソーシングして労働環境を改善させることです。
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ご相談ありがとうございます。個人事業主Bさんのケースですと、弊社の月10,000円 (80コール) のアドバンスプランを便利お使い頂けます。
受電内容をメールでお知らせします「メール連絡サービス 月1,000円」はオプション機能となりますが、アドバンスプランと合わせてご利用頂きますことで、ご希望の内容を全て電話代行でカバーすることが可能です。
例えば1日5件の電話が1ヶ月 (平日22日間) コンスタントにあった場合
5 x 22 = 合計 110件
アドバンスプランは80件まで対応ですので、超過分の30件が
着信コール数超過分として1件120円が加算されます
30 x 200 = 6,000円
全てを合計しますと
・アドバンスプラン = 10,000円
・着信コール数超過分 = 6,000円
合計 = 16,000円
料金的にはこのようなイメージでご利用頂けます。
1日4〜6件くらいのお電話がある場合、1ヶ月に必要なコール数の目安は80件になります