個人事業主におすすめの電話代行サービスについて
起業家、個人事業主に必須の便利なサービス電話代行についてご紹介します。
電話代行サービスの導入は、個人事業主にとって多くのメリットがございます。電話代行サービスを導入することで、会社専用の固定電話番号を手軽に借りることができ、業務の効率化、不在時の電話応対 (ビジネスチャンスを逃しません)、更に経費削減が可能です。
特に個人事業主の場合、限られたリソースと時間の中で多岐にわたる業務をこなす必要があります。そのため個人事業主様は、コアビジネスに集中し、リソースを最大化するためには、電話対応・電話応対のようなある作業は、電話応対のプロである電話秘書にアウトソーシングした方が効率が良いのです。
ビジネスの成長と効率を追求する必要のある個人事業主にとって、電話代行サービスの利用は、業務のスムーズな運営とプロフェッショナルな顧客対応を実現するための重要なサービスです。以下は、個人事業主が電話代行サービスを利用することで得られるメリットです。
・固定電話番号を取得できる
個人事業主にとって、会社専用の電話番号 (固定電話番号) を取得することを最初に考えるのではないでしょうか？事業を始めたての頃は、自身の携帯電話番号で良いかもしれませんが、携帯電話番号ではプライベート感もあり、会社の電話番号が携帯電話番号だと警戒されてしまうでしょう。
会社の信頼を獲得するためにも、固定電話番号の取得は最初の関門と言えるかもしれません。しかし、固定電話番号を自分で取得するとなると、電話回線の工事が必要になったり、最初にかかるコストが大きくなってしまい中々手が出せません。
そんな時は、電話代行を利用することで会社専用の固定電話番号を取得することができます。正確には、貴社専用の東京03の専用の番号（03-XXXX-XXXX）を貸与いたします。取得した専用の電話番号は、名刺、パンフレット、ホームページに掲載して利用することができます。ランニングコストもかからず専用の固定電話番号を手に入れることが可能です。
電話代行であれば、個人事業主様が気軽に専用の固定電話番号を借りることができます。固定電話番号はビジネスをする上で必要となりますので、電話代行でも固定電話番号を借りることができる、ということを知って頂ければと思います。
・最も大事な資産、時間を友好的に使える
個人事業主の場合、全ての仕事や作業を自身で行っていると、どうても時間が足りなくなってしまいます。電話がかかってくる度に、仕事の手を休めて電話応対していては、仕事に集中することすらできません。
かかってきた電話が営業電話だった場合、関係ない長電話に付き合わされるなど、非常に時間がもったいないでしょう。個人事業主の場合、外部化できる作業はできるだけ外注した方が本業の事業をドライブさせることができるでしょう。
電話代行を利用することで、かかってくる電話を気にすることなく仕事に集中できます。お客様から緊急の電話があれば、電話秘書が応対して内線電話のように個人事業主様に電話を繋げることもできますので、電話応対のスタッフを雇ったような感覚で、安心して仕事に打ち込むことができます。
個人事業主様にとって、時間をどのように有効活用するか？効率的に使うかは、永遠のミッションだと思います。限られたリソースを十分に発揮するには、細分化された仕事・作業をアウトソーシングすることで業務の効率化に繋がります。
・人件費の節約に繋がる
個人事業主が人を雇うとなると人件費の心配があります。ましてや人を雇うということは、辞めてしまうことも考えなければいけないのでリスキーです。電話代行であれば、人を雇わずにサービスとして利用できるので、そういった不安がありません。
また人を雇うよりも遥かに安くサービスを利用できますので経費の削減に繋がります。
個人事業主によると思いますが、新たに人を雇うとなると、人件費はもちろんのこと、仕事も教えなければいけないので時間もお金もかかって効率が悪いと感じています。
電話代行であれば、自分のペースで仕事も進められて人を雇うよりも遥かに安い料金でサービスを利用できるので重宝しています。
・プロの電話秘書が応対、会社のイメージがアップ
電話代行とは、プロの電話秘書が御社に代わって電話応対をしてくれる便利なサービスです。すると会社の印象がアップします！電話秘書は、6ヵ月以上の研修を積んだエキスパートのみが電話応対いたします。個人事業主様の社員や秘書となって、お相手に合わせた心のこもった電話応対をいたします。
スタッフを新規で雇って育てあげるのは時間と労力がかかります。電話代行であれば、経験やノウハウを積んだプロの電話秘書が応対してくれます。
・電話の取りこぼしがなくなる
外出中やオフィス不在時にかかってきた電話でも、電話秘書が応対しますので電話の取りこぼしがなくなります。
もし不在時にお客様やクライアントから大切な電話がかかってきても電話秘書が応対し、必要によっては契約者様 (個人事業主様) に繋げてくれるので安心して電話応対を任せることができます。
ビジネスチャンスを逃しませんので、オフィスが不在がちになってしまう方には電話代行は必須のサービスです。
移動中やクライアントとの打合せ中、外出時などは電話に出られないことも多々あるので、電話代行サービスを利用しておけば電話を取りこぼす心配はないので、安心して目の前の仕事に打ち込むことができています。
・便利な機能で個人事業主をアシスト
電話代行には便利な機能が多くあります。例えばこれまで営業時間外に会社に電話がかかってきたとしても、電話は繋がらないか、既存の留守番電話が流れる程度だと思います。
しかし、電話代行サービスの「時間外アナウンス+留守機能」を使えば、電話秘書が御社専用の時間アナウンスを吹き込んで営業時間外に流すことができます。要件がある方には留守番電話も設置できますので、営業時間外にかかってきたビジネスチャンスも逃しません！
個人事業主が電話代行を利用する5つのメリット
個人事業主が電話代行サービスを利用することには、多くのメリットがございます。こちらの項目では、その魅力を5つの主要なポイントで詳しく解説します。
- ・気軽に専用の固定電話番号を借りれる
- ・安心して仕事に集中することができる
- ・人件費をかけずに経費の削減も可能
- ・外出時でもビジネスチャンスを逃さない
- ・営業電話/迷惑電話から解放される
1. 気軽に専用の固定電話番号を借りれる
個人事業主にとって、ビジネス専用の固定電話番号を持つことは、会社の信頼を獲得するために必須です。電話代行サービスを利用することで、高額な設備投資をすることなく、専用の固定電話番号を簡単に設定することができます。これにより、ビジネスの信頼性を高めるとともに、プライベートとビジネスの連絡先を分けることができます。
2. 安心して仕事に集中することができる
電話応対による業務の中断は、作業の効率を大きく下げる原因となります。電話代行サービスを利用することで、電話応対の負担が軽減され、仕事に集中することが可能になります。代行サービスが電話応対を行うことで、重要な作業やクリエイティブな活動に没頭できる時間が増え、生産性の向上が期待できます。
3. 人件費をかけずに経費の削減も可能
電話応対のスタッフを雇用すると、人件費や関連する経費が発生します。個人事業主が電話代行サービスを利用する場合、これらのコストを大幅に削減できます。固定費用で運用できる電話代行サービスは、経費の削減に大きく貢献し、ビジネスの利益率を改善することができます。
4. 外出時でもビジネスチャンスを逃さない
個人事業主は外出が多いため、重要な電話を逃すリスクがあります。電話代行サービスを利用すれば、外出中でもビジネスのチャンスを逃しません。オペレーターが電話に対応し、必要な情報を収集してくれるため、後で対応することができます。これにより、顧客満足度の向上にもつながります。
5. 営業電話/迷惑電話から解放される
営業電話や迷惑電話は、作業の中断だけでなく、ストレスの原因となります。電話代行サービスを利用することで、これらの不要な電話から解放されます。オペレーターが電話の内容を事前にフィルタリングし、ビジネスに関連する重要な通話のみを取り次ぐことで、効率的な時間管理が可能になります。
外出時や不在時の電話応対をどうする問題
電話代行サービスを利用することによる大きなメリットの一つは、特に個人事業主にとって、外出時や不在時に電話対応ができないという問題を解決できる点です。
電話代行を活用することで、出張、外回り、会議などで外出している際も、電話対応に関する心配が不要になります。プロフェッショナルな電話秘書があなたに代わって電話に応じ、必要な情報を伝えたり、メッセージを受け取ったりしてくれます。これにより、ビジネスチャンスを逃しません。
また外出時に電話がかかってくることを心配する必要がなくなり、外回りの仕事に集中することができます。その他にも、次のようなメリットがございます。
電話対応が後回しになりがち
個人事業主の場合、どうしても電話対応が後回しになってしまったり、不在時や外出時に電話に出ることができません。そのためビジネスチャンスを逃してしまうのではないか？と、不安になることがあります。
仕事に集中することができない
かかってくる電話が多いと、その都度仕事の手を止めて電話応対しなければなりません。これでは仕事に集中することができず、仕事が散漫になってしまいます。そして最も厄介なのが、営業電話や迷惑電話にも応対しなければならず、ストレスが溜まってしまいます。
こんなときこそ、電話代行の出番
こんな時こそ「電話代行サービス」の出番です。個人事業主が電話代行を利用することで、かかってくる電話を気にせず仕事に集中することできます。また、業務の効率化、顧客満足度の向上にもつながります。
プロの電話秘書による丁寧な電話応対で、会社の印象もアップします。更に、新しく人を雇うよりも圧倒的に安いコストでサービスを利用できるため、経費の削減にもつながります。
電話がかかってくる度に電話応対していては、安心して仕事に集中することができません。まずが自分がしっかりと安心して仕事に取り組むことのできる環境を構築することが大切です。
個人事業主の電話対応あるある
こちらでは、個人事業主が抱える電話対応の悩みをご紹介します。個人事業主にとって電話対応は、かかってきた電話は自分が取る以外選択肢がないので、仕事が忙しかったり、電話が多いと煩わしい問題です。
電話がかかってくるタイミングは予測不能であり、営業電話が多ければその分の仕事できたはずの時間を電話応対に取られてしまいますし、そんなことが続けばストレスと疲労で困憊してしまいます。
電話が気になって仕事に集中できない ...
個人事業主の場合、一人で全ての業務を行なう必要があるため、いつかかってくるか分からない電話や営業電話にその都度応対していては、コアな仕事に時間が取れなかったり、仕事に集中することができない ... という悩みを抱えている個人事業主様は多いのではないでしょうか？
さあ仕事に集中しよう！と思った次の瞬間に電話が。電話に出ると営業電話や間違い電話ということが多々あります。
その度に時間を取られてしまい、集中が途切れてしまいます ... かといって個人事業主ということもあり、私以外に電話に出る者がいないので困っています。。。
個人事業主の場合、電話代行サービスはどれくらいの料金で利用することができますか？
はい、個人事業主様の場合は、月額3,000円〜5,000円くらいのプランがございますので、リーズナブルな料金でご利用頂けます。
月額3,000円から利用できるのですね！それは安い、ちょっと詳しく見てみます。
このように、電話代行であればリーズナブルなサービス料金で、個人事業主が抱える電話応対の問題を解決できます！
安心して仕事に集中する環境を手に入れる
電話代行を利用すると、会社の電話応対をプロの電話秘書に任せることができます。電話応対を他人に任せてしまって大丈夫？ ... と思う方もいると思いますが、電話秘書は電話応対のプロフェッショナルです。あなたに代わって、あなたの会社の電話秘書として機能しますのでご安心下さい。
プロの電話応対で会社の印象もイメージアップします！
「安心して仕事ができる環境」これ結構重要ですよね ... いつかかってくるか分からない電話に怯えながら仕事をするのは嫌ですね。
電話を気にしながら仕事をしていては集中しにくいかもしれません。
電話を気にすることなくある程度自分のタイミングで顧客応対ができて、しかも電話代行を利用することで会社の印象がアップするのはありがたいですね。
まとめ
ここまで見てきたように、個人事業主が電話代行を利用することで多くのメリットを得ることができます。
電話代行を導入することで起業家、個人事業主は仕事に集中できる環境を確保することができ、会社専用の固定電話番号を取得することもできます。新たに人を雇う前に、電話代行の存在を知って頂ければ「電話代行」を導入することで事足りるかもしれません。
電話代行を初めて利用する際は、最初は月額料金の安いプランから利用を始め、ビジネスの成長と共にプランを見直す (上のプランに乗り換えるなど) ことができます。
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