個人事業主に向けて、電話代行会社、電話代行サービスの選び方についてご紹介します。いきなり「電話代行」と言われても、どの会社を選べばいいのか？サービス (機能) やプランはどうすれば良いの？と迷ってしまうと思いますので、そのような電話代行初心者の個人事業主様にも向けて解説致します。

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際は、以下のポイントをしっかり押さえて、自分の事業や会社に合ったものを選ぶ必要がございます。

自社に合った電話代行サービスを選ぶ

• 1. 自社の電話状況を把握する
• 2. 電話代行で解決したい問題をリストアップする

個人事業主が電話代行サービスを選ぶには、まず自社の電話応対、かかってくる電話の状況を把握する必要があります。電話がひっきりなしにかかってきて困っている、電話が鳴ると仕事が中断され困っている、営業電話が多くて困っている ... など。

自社の電話応対の状況が分かれば、それに応じて解決したい電話応対の問題が見えてきます。例えば、電話がひっきりなしにかかってくる場合は、まずは1ヶ月にどのくらいの電話がかかってくるのかを集計しましょう。

すると、例えば1ヶ月に大体80件くらいの電話がかかってくるなどが分かります。その情報を元に、1ヶ月80件のコール数に対応した電話代行会社をピックアップします。以下で詳しく解説します。

1. まずは自社は電話状況を知りましょう

多くの電話代行会社は、一ヶ月単位でサービスを提供しています。電話代行会社が用意していますプランには、1ヶ月に応対可能なコール数 (かかってくる電話の数) と、付いてくる機能によってプランが分けられています。

例えば個人事業主になったばかりという事業者の場合、1ヶ月にかかってくる電話の回数がせいぜい20件ぐらいとします。そうすると、この個人事業主の場合は1ヶ月に20件の電話に対応可能なプランを選べば良いことになります。

その場合弊社では、1ヶ月20件までの電話応対に対応したスタートプランという格安のプランを用意していますので、スタートプランを選ぶと良いでしょう。このように、まずは自分の会社に1ヶ月平均してどれくらいの電話がかかってくるのか？を把握し、それに見合ったコール数のプランを選ぶようにしましょう。

2. 電話代行で解決したい問題をリストアップする

個人事業主によって、電話代行を利用して解決したい問題というのが異なると思います。それぞれが解決したい課題、問題に合わせて電話代行サービスを選びましょう。

・特定の日や時間帯で電話代行を活用したい

ある特定の時間帯、特定の曜日、外出が多く不在時のみ電話応対を利用したい場合などは、それに合わせた電話代行サービスを選びましょう。

・不在時/外出時だけ電話代行を利用したい

一方で、一月に40件くらい電話があり不在時/外出時だけ電話代行を利用したいという個人事業主の場合は、その頻度にもよりますが、ざっくり月に20件くらいのコール数に対応している電話代行プランを選びましょう。

・電話代行を利用して、電話応対をまるっとお願いしたい

従業員がいない個人事業主の場合、電話応対が大変でまるっとアウトソーシングしたいという事業主様もいらっしゃると思います。そのようなケースでは、まずは自社に1ヶ月の間に大体どれくらいの電話がかかってくるか？を計算してみましょう。

例えば1ヶ月に大体60件くらいの電話がかかってくるようであれば、1ヶ月60件のコール数に対応している電話代行会社を選ぶことになりますので、まずは選ぶ基準ができます。

後はこの基準を元に、料金面や、サービス内容、機能面などを比べて任意の電話代行会社を選ぶことができます。

個人事業主の状況に合ったプランを選ぶ

個人事業主が電話代行会社を選ぶ際は、まず自分の状況 (会社の状況) を確認し1ヶ月のコール数を最低限把握するなど、電話代行を利用して解決したい問題を洗い出しておきましょう。

電話代行の利用を検討しているが、まだどのように利用することができるのか？あまり把握できていない個人事業主の方は、どのような利用例があるのかをまずは確認してみましょう。

事前に電話代行会社を選ぶ準備をすることで、電話代行選びに失敗してしまうことを回避することができます。次の項目では、個人事業主が電話代行会社を選ぶポイントをご紹介します。

個人事業主が電話代行会社を選ぶポイント

• ・リーズナブルな月額料金の電話代行会社を選ぶ
• ・コール数を確認しよう
• ・固定電話番号の貸出しはあるか？
• ・応対内容の報告方法は？ (音声録音機能、メール、チャット報告など)
• ・機能やサービスの質は？

個人事業主が電話代行会社を選ぶ際にポイントとなるのが「月額料金」と「コール数」です。個人事業主の用途によっても選ぶ基準が異なりますが、企業したばかりの起業家や開業して間もない個人事業主の場合は、まずは格安の電話代行会社を選ぶと最適解になりやすいです。

「コール数」とは、電話秘書が1ヶ月に電話応対してくれる回数のことです。例えば、おおよそ1ヶ月に30件くらいの電話がかかってくるという個人事業主の場合、コール数が30件に対応している電話代行会社や、プランを選ぶ必要があります。

個人事業主も、安さを重視して良い電話代行会社を探そうとしています。しかし、ここで覚えておいて欲しいことがあります。それは「安いからと言って使える」とは限らないことです。

料金の安さから契約したが、実際にサービスを使い始めたら全然使えなかった ... 電話秘書の応対が酷かった ... という失敗談はあります。でが安くても使える電話代行会社を見分けるポイントはあるのでしょうか？

安くても使える電話代行会社とは？

安くても使える電話代行会社とは、リーズナブルな料金かつ、機能やサービス、電話秘書のクオリティーが高い電話代行会社のことです。月額料金が突出して安い = 使える電話代行ではなく、相対的に優れていることが重要になります。

安くてもしっかりとした機能やサービス、質が高い電話代行サービスを提供しているか？を見分けるには、以下の項目をチェックして下さい。

• ・良心的な価格設定
• ・電話秘書の教育は行き届いているか？
• ・基本機能以外の機能を確認
• ・電話代行会社の歴史やステートメントはあるか？
• ・無料期間を設けているか？

このような確認事項は、多くの場合、電話代行会社のホームページを見ることで確認することができます。まず良心的な価格設定の会社を探すことが前提となります。

次に電話代行秘書の取組みについて記載されていますページを確認しましょう。電話秘書の教育に力を入れている会社の場合、その取組みを広報のように外部に説明するページが必ずあります。

機能面では、基本機能 (電話の代行応対) 以外にどんな機能があるかを必ず確認して下さい。例えば受電内容を報告する際に、電話連絡、メール連絡、チャット通知に対応しているか？など、オプション機能だとしても、選択肢があった方が望ましいでしょう。

最終的にホームページには詳しく電話秘書の教育や、便利な機能について掲載しているが、実際はどうなの？と思う個人の方は多いと思います。そこで最後に確認したいのが「無料期間」を設けているか？です。

良い電話代行会社を選ぶ最終的なポイントは、「無料期間」を設けているか？を確認することです。無料期間を設けている電話代行会社であれば、契約する前に無料でサービスを試すことができます。

無料期間を試してみて良ければ、契約すれば良いし、悪ければ他の電話代行会社を探しましょう。無料期間を設けている電話代行会社はサービスに自信がある会社が多いです。これも判断の基準となります。

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