個人事業主におすすめの電話代行サービスについて
起業家、個人事業主に必須の便利なサービス電話代行についてご紹介します。
こちらの記事では、個人事業主、フリーランス、起業家、自営業に役に立つ電話代行サービスの便利な機能や、オプション機能について詳しくご紹介します。
このページでは、個人事業主・フリーランス・起業家・自営業の方に役立つ電話代行サービスの機能やオプションについて、初めての方にも分かりやすくご紹介します。
電話代行サービスは、日々の業務をスムーズに進めるための強力なサポートツールです。中でも、以下のような便利な機能が、多くの個人事業主様に選ばれる理由となっています。
- ・会社専用の固定電話番号取得
→ 信頼性の高い印象を与える、専用番号を持てます - ・電話の取次ぎ
→ 必要な電話だけをスタッフや本人に繋げることが可能 - ・応対内容のメール連絡/チャット通知
→ 忙しい中でも、電話内容をすぐに確認・共有できます - ・営業電話/迷惑電話をブロック
→ 無駄な電話に時間を取られず、業務に集中できます - ・顧客の信頼の獲得
→ 丁寧な応対で、ビジネスの印象を良くします - ・時間外アナウンスなど便利な機能
→ 営業時間外でも自動でメッセージを伝えることが可能です
電話代行サービスを選ぶ際には、上記のように必要な機能がすべて揃っているかどうかを確認することが大切です。特に重要なのは「電話の取次ぎ（通話接続）」という機能です
電話代行会社によっては、一次対応のみ（メッセージの受け取りのみ）で、取次ぎ対応がないケースもあります。事業のスタイルに合ったサービス内容かどうか、しっかり確認しましょう。
電話代行サービスを活用することで、会社専用の電話番号を使いながら、予約受付・問い合わせ対応・電話取次ぎなどの業務を、すべてプロの電話秘書に任せることができます。
これにより、ご自身やスタッフが本来の業務に集中できる環境が整い、顧客対応の質も向上します。忙しい日々の中で、「電話対応に振り回されない仕組み」を導入したい方にとって、非常に有効なサービスです。
・専用の、東京03固定電話番号の貸出し
東京03の固定電話番号を、個人事業主様専用でご提供します。
当サービスでは、個人事業主様専用の東京03番号（固定電話番号）を貸し出ししております。ご契約期間中は、貴社専用の電話番号として安心してご利用いただけます。
こんな方におすすめです
- ・これから事業を始めるにあたり、会社用の固定電話番号を持ちたい方
- ・起業後しばらくは携帯電話でやり取りしていたが、そろそろ専用番号が欲しいと考えている方
- ・名刺やホームページに記載する正式な連絡先として、東京03番号が必要な方
- ・取引先や顧客からの信頼感を高めるために、携帯番号ではなく固定番号を持ちたい方
なぜ固定電話番号が必要なの？
個人事業主の方の中には、最初はプライベートの携帯電話で業務のやり取りをしているというケースも多いかと思います。
しかし、事業を本格化させていくなかで、会社としての信頼性を示すために、専用の固定電話番号が必要になる場面は少なくありません。たとえば…
・名刺やオフィシャルサイトに掲載する代表電話として
・取引先や外注先との契約・連絡手段として
・信用調査や問い合わせ時の信頼性の担保として
固定電話番号は、こうしたビジネスシーンでの“信頼の証”とも言える存在です。
電話番号貸出サービスのメリット
- ・自分で電話回線を契約したり、工事を手配したりする必要はありません
- ・面倒な手続きをせず、すぐに東京03番号を利用開始可能
電話代行サービスと組み合わせて利用すれば、プロの電話応対とセットで電話業務を外注できます。
「まずは自分だけで始めてみたいけど、最低限の“会社らしさ”も整えておきたい」そんな個人事業主の方にぴったりなサービスです。
そんなときこそ、電話代行サービスの「電話番号の貸出し」をご利用下さい。
すぐに利用可能ですか？
はい、通常は最短1営業日で固定電話番号を取得して利用することが可能です。
専用の固定電話番号を取得するなら、電話代行を利用するという手もあるんですね！
・通話接続サービス
通話接続サービスは、電話秘書が受けたお客様からのお電話の内容に応じて、ご契約者様（個人事業主様）へ直接お電話をお繋ぎする機能です。いわば、外出先でも内線電話のように応対できる便利なサービスです。
こんな方におすすめ
- ・出張や外出が多く、オフィスを不在にしがちな方
- ・基本的には電話応対を任せたいが、緊急の電話だけは自分で受け取りたいという方
- ・顧客対応のスピードと柔軟性を両立させたい事業主様
活用シーンの一例
たとえば、お客様やクライアントとトラブルや急ぎの相談が発生した場合、「今すぐ担当者に繋いでほしい！」といった状況になることがあります。
このような場合、電話秘書がその場で状況を判断し、即座にご契約者様にお電話をお繋ぎすることで、問題の悪化を防ぎ、迅速な対応が可能となります。
通話接続のメリット
・外出先でも重要な電話をリアルタイムでキャッチできる
・緊急時の対応スピードが格段に向上
・クレームやトラブル対応で、お客様に安心感を与えられる
・必要なときだけ電話を繋いでもらえるため、日常業務の妨げにもなりません
「必要なときだけ、確実に繋がる」そんな安心感を得られる通話接続サービスは、一人でビジネスを切り盛りする個人事業主様の強い味方です。
この機能は便利ですね、他に検討していた電話代行会社では一次応対のみで基本は「不在応対」のみでした。
はい、「通話接続サービス」をお使い頂きますと内線電話のような感覚で、かかってきた電話を担当者にお繋ぎすることが可能です。
なるほど、うちのように顧客の信頼が大事な会社にとっては必須の機能ですね。
仰る通りだと思います。一時応対のみで毎回電話をかけても不在応対の繰り返しですと、クレームに発展してしまうこともあるかもしれません。
なるほどね〜、やっぱり緊急時なども考慮して電話を繋いでくれる電話代行会社を選んだ方が良さそうですね。
・通話録音サービス
通話録音サービスは、お客様と電話秘書の通話内容を録音し、ご契約者様（個人事業主様）がその録音をいつでも確認できる機能です。
通話録音のメリット
・伝達ミスの防止
録音を聞くことで、伝え漏れや聞き間違いといった情報の行き違いを防ぐことができます。重要な内容も正確に把握でき、後からの確認も安心です。
・会話の雰囲気を把握できる
文章だけでは伝わらない、お客様の声のトーンやニュアンスを知ることができます。クレーム対応や接客品質の確認にも役立ちます。
・耳で確認できる手軽さ
応対内容をメールやチャットで読むだけでなく、耳で聞いてすぐに状況を把握できるので、忙しいときにも便利です。
実際に使ってみると…
「後から録音を聞けるのは思った以上に便利だった」「接客の改善点に気づけた」といった声も多く、実用性の高いオプションとしてご利用いただいています。
「本当にちゃんと伝わっているかな？」と不安に感じる方にも、安心してお使いいただけるサービスです。
・携帯連絡サービス
お客様と電話秘書の応対内容が録音されると、契約者様の携帯へ瞬時（約30秒後）にご連絡いたしますので、録音された応対内容はその場で簡単に確認することができます。渋谷オフィスの全てのプランに含まれているサービスです。
・メール連絡サービス
メール連絡サービスは、お客様と電話秘書との応対内容を録音・保存したうえで、テキストと音声の両方でメール送信するサービスです。
外出中や忙しくて電話に出られない時でも、応対内容をすぐに確認できるため、タイムリーで的確な顧客対応が可能になります。
・応対内容をテキスト＋録音音声で通知
→ メール本文で要点を読みながら、必要に応じて会話の録音も確認できます。
→ 細かいニュアンスやお客様の声のトーンも把握可能です。
・どこにいても内容確認が可能
→ 外出中でもスマートフォンからメールをチェックすれば、すぐに対応できます。
→ 電話に出られない環境でも、顧客対応が滞りません。
・迅速なフォローが可能に
→ 応対内容を見てすぐに返信や折り返しができるため、スピード感ある対応が実現します。
こんな方におすすめ
・電話に出づらい時間帯が多い個人事業主様
・で運営しているため、すべての電話に対応するのが難しい方
・外出先でも確実にお客様対応を行いたい方
「電話に出られない＝機会損失」にならないように。メール連絡サービスを活用しましょう。
・チャットツール連絡サービス
お客様と電話秘書の応対内容を録音保存してから、チャットツールに連絡 (通知) 致します。チャットツールは、Slack、Chatwork、LINE の中から1つをご選択いただけます。
コロナ禍でチャットツールを社内のコミュニケーションツールとして取り入れたという会社は多いのではないでしょうか。チャットツール連絡サービスを利用すると、会社にかかってきた電話内容をテキスト化してご使用の (Slack、Chatwork、LINE に限る) チャットツールに通知致します。
チャットツールが社内の連絡網として機能している場合は、こちらのャットツール連絡サービスを利用することで社内で共有できる会社の電話ログとして機能致します。顧客フォローも速やかに行えるようになりますのでおすすめです。
・時間外アナウンス
営業時間終了後に営業時間終了をお伝えする案内メッセージを電話秘書の音声で流すことができます。音声は電話秘書が貴社専用メッセージを吹き込みいたします。時間外アナウンスを利用することで、不在時や営業時間外に電話が繋がらないということを阻止し、会社のイメージアップにつながります。
・顧客の信頼獲得
最後にご紹介したいのが「信頼の獲得」です。"信頼" というのは目に見えないため、評価しにくいのですが、丁寧で的確な電話対応は顧客の印象を良くします。特に顧客やクライアントとの電話応対が欠かせない業種の場合、電話代行サービスを導入することで、業務の効率化はもちろん、電話対応の品質が上がるため、会社の印象アップに役立ちます。
個人事業主の場合、どうしても忙しいと電話対応も出たとこ勝負で、ぶっきらぼうになりがちです。だったら電話代行サービスのようなプロの電話秘書に電話対応を任せてしまい、電話代行で信頼を獲得し、顧客のリピート率を高めるなどすることもできるはずです。
営業電話/迷惑電話をブロック
個人事業主にとって厄介な問題の一つに、営業電話や迷惑電話などの業務には関係のない電話対応があります。これらの電話は、実際に電話を取ってみないと営業電話なのか、迷惑電話なのかを判断することができません。
そのため、個人事業主として適切な対策を講じることが難しいのが現実です。多くの場合、業務に集中している最中に不意に電話がかかってくることがあり、その都度対応することが求められます。このような電話が頻繁にかかってくると、本来の業務に支障をきたし、生産性の低下を招くことにもなります。
加えて、営業電話や迷惑電話は、時間を無駄にするだけでなく、精神的なストレスも引き起こします。たとえば、期待していた重要な電話が営業電話であった場合の失望感や、しつこく何度もかかってくる迷惑電話に対する苛立ちなどが挙げられます。これにより、個人事業主としてのモチベーションが低下し、さらには業務全体の効率が悪化することもあります。
このような営業電話/迷惑電話の問題に対処するには、電話代行サービスが最もポピュラーな解決策になります。
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