時間外アナウンス、時間外アナウンス＋留守機能について

時間外アナウンスとは？

時間外アナウンスとは

「時間外アナウンス」とは、営業時間外や休日に顧客が電話をかけてきても、自動応答することができるようにするためのサービスです。

時間外アナウンスは、顧客やクライアントが電話をかけた際に、自動的に録音された音声メッセージが流れます。そのメッセージには、営業時間や休日のお知らせ、お問い合わせに対する返信方法 (メールでもお問合せができる、緊急の場合は伝言を残して貰う) を伝えることもできます。

時間外アナウンスは、24時間365日、自動で音声ガイダンス (音声案内) を流すことができます。営業時間外や定休日など、電話に出ることができない時に利用することで、顧客やクライアントに営業時間外、定休日であることを伝えることができます。

時間外アナウンスを利用することで、営業終了後や長期のお休みがあった場合などに、電話が繋がらない ... ということを回避することができ、顧客サービスの向上、会社の印象が良くなります。

また、時間外アナウンスと留守機能「時間外アナウンス+留守機能」を組み合わせることで、音声ガイダンスを流した後に伝言を預かることができ、ビジネスチャンスや緊急の電話も逃しません。

例えば、営業時間終了後に音声ガイダンスを流したい場合は、下記のような音声ガイダンスを指定してメッセージを流すことができます。

お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、営業時間〇時〜〇時までにおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。

音声ガイダンスを流す時間は、9:00～18:00 の間だけ音声ガイダンスを流し、それ以外は電話のコール音が鳴るように設定することもできます。また時間外アナウンスは24時間流し続けることもできますし、何時〜何時までというように時間指定して流すこともできます。(時間外アナウンスを流した後、電話は自動的に切れます)

「時間外アナウンス」は、エコノミープラン以上にサービスに含まれており、オプション機能としてサービスを追加してご利用頂けます。(例えば、スタートプランを選択し、時間外アナウンスを利用したい場合は「スタートプラン + 時間外アナウンス (オプション)」を契約頂くことでご利用頂けます。

時間外アナウンス音声サンプル

営業時間外、ゴールデンウィーク休暇、夏季休暇、年末年始休暇の時間外アナウンスの音声サンプルをご紹介します。このような音声ガイダンスを流すことができます。

・営業時間外の音声サンプル

・ゴールデンウィーク休暇の音声サンプル

・夏季休暇の音声サンプル

・年末年始休暇の音声サンプル

時間外アナウンスのメリット

時間外アナウンスは、電話の自動応答、自動音声ガイダンス、自動音声案内としてご活用頂けます。例えば、急遽出張などが入り事務所の電話応対ができなくなってしまい、出張中は携帯電話も出にくくなってしまいます。

そこで事務所の代表電話に時間外アナウンスを設定することで、「〇〇会社でございます。只今出張中でございまして、〇月〇日に戻りますのでご了承下さい。」のような、会社専用の音声ガイダンスを流すことができます。

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様々なケースの活用事例

時間外アナウンスの活用事例

時間外アナウンスは、様々なシーンやケースでご活用頂けます。

・音声ガイダンスを流す時間帯によって異なるガイダンスを流すことができます。9:00～18:00 までは「A」のガイダンスを流して、18:01～翌朝08:59 までは「B」のガイダンスを流す。

・年末年始や夏季休暇、ゴールデンウィーク、年末年始休暇などの休業案内ガイダンスを流すことができます。

・9:00～18:00 までは自分の携帯まで電話を転送して、18:00 以降に音声ガイダンスを流すことができます。

・逆に 9:00～18:00 までは音声ガイダンスを流して、18:00 以降は自分の携帯まで電話を転送して自分で電話に出ることもできます。

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メッセージ文言

時間外アナウンスのメッセージ文言は、定型文からお選び頂くか、貴社専用のオリジナルメッセージを電話秘書が録音し流すことができます。時間アナウンスの詳しい詳細、メッセージの定型文、オリジナルメッセージについては以下のページをご確認下さい。

時間外アナウンス（定型文）

お電話ありがとうございます。本日の営業は終了致しました。恐れ入りますが、おかけ直し下さいますようお願い申し上げます。

時間外アナウンス（定型文）例文はこちら

時間外アナウンス（オリジナル例文）

お電話有難うございます。〇〇株式会社でございます。誠に恐れ入りますが本日の営業は終了いたしました。当社の営業時間は祝日を除く月曜〜金曜の午前10時〜午後6時でございます。またのお電話お待ちしております。

時間外アナウンス（オリジナル）例文はこちら

お得なサービス時間外アナウンス

弊社では、お得なサービスとして、貴社専用の東京局番03の電話番号を無料貸与も付いた「時間外アナウンス」を月額 5,000 円で提供しております。

また各プランのオプション機能としても利用することが可能です。

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時間外アナウンス＋留守機能とは？

時間外アナウンス＋留守機能とは

続いてご紹介しますのが、留守電機能の付いた「時間外アナウンス＋留守機能」です。貴社専用の電話番号で24時間365日、音声ガイダンスを流し＋留守機能 (留守電) を付けることができるサービスです。

(※留守機能とはお客様の伝言が入ると契約者様の携帯に連絡が入ります。)

貴社専用の音声ガイダンスを流した後に、お客様からの伝言を録音します。お客様の伝言が録音されると、ご指定の携帯やスマートフォンを直ぐに呼出してご連絡します。

録音された伝言は24時間、何度でも聞くことができます。時間外アナウンスは24時間流し続けることもでき、何時から何時までというように時間指定で流すこともできます。

「時間外アナウンス＋留守機能」は、エコノミープラン以上にサービスに含まれており、オプション機能としてサービスを追加してご利用頂けます。(例えば、スタートプランを選択し、時間外アナウンス＋留守機能を利用したい場合は「スタートプラン + 時間外アナウンス＋留守機能 (オプション)」を契約頂くことでご利用頂けます。