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チャットツール (Slack、LINE、Chatwork) 連絡サービスについて

渋谷オフィスの電話代行は、チャットツールへの通知・連絡にも対応しています。お客様やクライアント様からかかってきたお電話内容を、お使いのチャットツールに通知・連絡いたします。

■かかってきた電話内容をチャット通知

チャットツール連絡サービスとは、電話秘書がお客様のお電話に応対し、応対した電話内容をテキスト化して、チャットで通知・連絡するサービスです。現在 Slack、LINE、Chatwork 3つのチャットツールに対応しています。

■社内の電話ログとしても機能

チャットツール連絡サービスを利用することで、いつ?どんな会社の誰から?連絡があったのか、をすぐに確認することができます。

チャットなら社内や部署、チームで共有することで、社内の電話ログとしても機能します。そのため顧客フォローもスムーズになり労働環境の向上にも繋がります。

更に、過去にどんなお客様やクライアントからお問合せがあったのか?キーワード検索を使うことで瞬時に探し出すことができ、漏れのない顧客管理が実現できます。

■チャットだとメールよりも便利

メールの場合、1件1件メールのタイトルをクリックして確認する必要がありますが、チャットだと画面上をスクロールするだけで時系列にメッセージ内容を確認・把握することができて便利です。

更に、迷惑メールやスパムメールなど無駄な情報が一切入ってこないことも魅力です。それでは詳しく渋谷オフィスの「チャットツール連絡サービス」についてご紹介します。


渋谷オフィスのチャットツール連絡サービスとは?

電話代行 Slack

弊社のチャットツール連絡サービスは、スタートプランエコノミープランスタンダードプランにオプション機能として (月額1,000円) 追加してご利用頂けます。

ビジネスプランですと、サービスにチャットツール連絡サービスが1名分含まれています。最も豪華なプラン、エグゼクティブプランですと、チャットツール連絡サービスが5名分含まれております。用途に合わせご利用下さい。

■Slack、Chatwork、LINE の3つに対応

チャットツール連絡サービスは、Slack (スラック)、Chatwork (チャットワーク)、LINE (ライン) の3つの中から一つを選択頂き利用することができます。

渋谷オフィスで利用できる3つのチャットツールについて >


Slack (スラック) 連絡について

・ダイレクトメッセージ (DM) で連絡

電話代行 Slack

契約者様の Slack 転送先メールアドレスに受電内容を連絡します。電話秘書がお送りした受電内容は、契約者様の Slack ワークスペース上のダイレクトメッセージの項目にある Slackbot 経由で表示されます。

届いたダイレクトメッセージは簡単に本人の操作で共有チャンネルに送ることができ、「社内電話ログ」などの共有チャンネルを作成することで専用チャンネルでログを残していくことが可能です。

Slack 転送先メールアドレスを通じた連絡のみになり、Slack から渋谷オフィスへの連絡には対応しておりません。

<届いたダイレクトメッセージを共有チャネルにシェア>

Slackbot

Slack のワークスペース Slackbot に届いたメッセージは → (矢印のファイルを共有するアイコン) をクリックすると、任意の共有チャンネルにシェアすることができます。これは本人の操作が必要になります。

※Slack 側で障害が発生した場合は一時的に Slack にアクセスしづらくなるケースもあるようです。Slack で障害が発生した場合は Slack にアクセスすると問題が起こっていることが表示されますので各自でご確認をお願い致します。

■Slack 連絡開始の流れ

まずはお使いのワークスペースにて「転送先メールアドレス」の設定をお願い致します。するとランダム化された転送先メールアドレスが作成されますので、メールアドレスをコピペしてお知らせ下さい。詳しい「転送先メールアドレスの設定」については Slack の公式ページを確認下さい。


LINE (ライン) 連絡について

受電内容を LINE で連絡致します。(渋谷オフィスからの連絡のみとなります)

■LINE 連絡開始の流れ

電話代行の渋谷オフィスの友だち追加をお願い致します。続いて、お客様の Display Name をお知らせ下さい。


Chatwork (チャットワーク) 連絡について

電話代行の渋谷オフィスの Chatwork アカウントから、お客様のグループチャットに受電内容を連絡します。

■Chatwork 連絡開始の流れ

グループチャットへ通知する場合は、渋谷オフィスをグループのメンバーとして追加お願い致します。ダイレクトチャットへ通知する場合は、渋谷オフィスをコンタクトに追加頂く手順になります。


チャットツール連絡のメリットとは?

チャットツール連絡のメリット

電話代行サービスの便利な機能、チャットツール連絡を利用するメリットについてご紹介します。

  • ・会社やチームでかかってきた電話内容を共有することができる
  • ・いつどんな会社の誰から電話がかかってきたのかが一目でわかる
  • ・会社の電話ログとして機能する
  • ・顧客対応がスムーズになる
  • ・長電話や営業電話にかかっていた煩わしい時間がなくなる

チャットツール連絡サービスの詳しいメリットについて >

弊社では Slack で社内のコミュニケーションを取っていますが、通知で電話内容を連絡頂けるのは大変便利です。

ありがとうございます。特にどのようなメリットがございましたか?

やはりチームでかかってきた電話の内容を確認できるのが一つ大きなメリットです。チームや部署のスタッフ複数人で管理していますので、情報の漏れがなく顧客のフォローもスムーズにいっています。

弊社はリモートワークの社員も多いため、チャットツールであればすぐに該当するスタッフに応対内容を知られることができています。


電話代行とチャットツール連絡サービスの導入事例

電話代行とチャットツール連絡サービスの導入事例

コロナウイルスのパンデミックの影響で企業や会社が在宅勤務となり、事業者様が電話代行とチャットツール連絡サービスを導入した事例をご紹介します。

ある企業のAさんは、会社が在宅勤務となったことでオフィスは一旦クローズされることになり、これまでオフィスで受けていた電話応対をどうするか悩んでいました。

解決策として浮上したのが電話代行サービスでした。社内のコミュニケーションツールとして利用していた Slack のワークスペースに応対内容を通知してもらうことで、在宅勤務でもこれまで通りの仕事をできるように仕組みを構築しました。

チャットツール連絡サービスの導入事例 >

パンデミックの影響で多くの企業が在宅勤務となったことで、電話代行サービスの導入が進みました。特に会社で利用中のチャットツールにかかってきた応対内容を通知するサービス「チャットツール連絡」が人気を集めています。


チャットに対応した電話代行会社の比較

チャットに対応した電話代行会社の比較

チャット通知・連絡に対応した電話代行会社には、大きく2つに分類することができます。一つはシステマチックなIT企業に特化したアプリベースの電話代行会社。もう一つは、中小企業などに特化したカスタマイズ可能な電話代行会社です。

チャット通知に対応した、アプリベースの電話代行会社、カスタマイズ可能な電話代行会社では何がどのように違うのでしょうか?比較して2つの電話代行会社の特性をご説明します。

チャット通知に対応した電話代行会社の比較 >


チャット連絡を利用する前にルール作りが必要

チャットツール連絡サービスのルール作り

社内で電話代行のチャットツール連絡サービスを利用する前に、ちょっとしたルール作りが必要です。こちらのページでは、なぜルール作りが必要なのか?を詳しく説明しています。

チャットツール連絡サービスを利用する前のルール作りの必要性

チャットツール連絡サービスの利用を検討していますが、どんなルール作りが必要でしょうか?

例えば、応対内容の通知があった際は、その時に手が空いているスタッフがフォローするのか?それとも担当者を数名置いて管理するのか?など決めておいた方がスムーズに対応することができると思います。

なるほど、確かにある程度取決めしておかないと、通知があったけど他のスタッフがフォローしてくれるだろう ... というように他人任せになってしまうこともあるかもしれませんね。

先に最低限のルールを作っておいて、後は動かしながら決めていくのも良いかもしれません。


チャットツール連絡サービスについてのお問合せ

チャットツール連絡サービスについてのお問合せ

チャットツール連絡サービスの利用について事業者様から頂きました、質問やお問合せに回答しております。チャットツール連絡サービスについて質問がある方は是非ご覧下さい。

チャットツール連絡サービスのお問合せ


チャットツールと通話録音について

弊社では、お客様と電話秘書の応対内容を担当者別に録音保存してから担当者様へ通知しております。
録音を聞く方法は簡単です。メッセージ内の契約番号をタップするだけです。録音を聞けば連絡漏れや誤解もなく報告ミスが皆無になります。

目的に合わせたプラン選び

スタートプラン
3,000 /月

起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方
詳しくはこちら

エコノミープラン
5,000 /月

1日平均1回ぐらい電話がかかってくる方
詳しくはこちら

スタンダードプラン
9,000 /月

エコノミーではビジネスチャンスを逃してしまう方
詳しくはこちら

ビジネスプラン
15,000 /月

豊富な対応力で快適にビジネスチャンスを拡げたい方
詳しくはこちら

エグゼクティブプラン
25,000 /月

電話代行で出来ることは全て揃った快適かつ最強プラン
詳しくはこちら


12,000社以上の利用実績!

電話代行を専門に25年以上で12,000社以上の利用実績!
納得の品質で顧客満足度 №1の代行サービスを目指します。

初回費用・入会料金無料

月額料金のみで低価格・高品質なサービスを翌日からスタートできます!日本全国のお客様にご利用いただいております。

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