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チャットに対応した電話代行会社の比較

2020年のパンデミックの影響を受けて、企業がテレワーク・在宅勤務になったことで電話代行を導入する企業が増加しました。なかでも電話代行サービスを利用して、受電内容をチャット (Slack、Chatwork、LINE) で通知してもらい、社内スタッフで共有するような利用が増えています。

チャット通知に対応した電話代行会社には、大きく分けて2種類のケースがあります。一つはシステマチックなIT企業に特化した電話代行会社。二つ目が、中小企業などに特化したカスタマイズ可能な電話応対と、チャット通知も行う電話代行会社の2種類がございます。

この2つのチャット通知に対応した電話代行会社がどう違うのか?電話代行サービスを比較しながら違いを見ていきましょう。


IT企業に人気のA社のケース

まず一つが、多くのIT企業で利用されているAという電話代行会社です。とにかくシンプルなサービス設計が人気を集めており、Slack、Chatwork、Teams、LINE、Google Chat、LINE WORKS と多数のチャットツールに対応しています。

しかしシンプルがゆえに、電話秘書 (オペレーター) の対応方法もシンプルなものしかありません。A社の電話応対はすべて一律となっており「担当者が不在にしておりますので、ご用件を伺います。」という趣旨の対応のみとなっています。

A社は一次受付に特化しており、電話秘書がその場に応じて対応することができないため、お客様やクライアントから緊急の電話がかかってきても一律の「担当者が不在にしておりますので、ご用件を伺います。」というような応対しかできないのがデメリットとなっています。

<A社のまとめ>

  • ・シンプルなサービス設計で非常に分かりやすい
  • ・料金も明瞭会計
  • ・数多くのチャットツールに対応
  • ・全てが不在応対となり、応対のカスタマイズができない
  • ・契約書不要、すぐにサービスを利用できる
  • ・IT企業に人気

まとめると、A社のチャット連絡に対応した電話代行サービスは、相性の良いIT企業の間で重宝されています。しかしIT企業ではない、中小企業にとっては、時と場合によっては電話を繋いで貰えないと困る、全ての応対が「担当者が不在、折返し」になってしまうと、お客様やクライアントから「おたくの電話はいつも繋がらない!」というようなトラブルやクレームに繋がってしまう恐れがあります。


中小企業に人気の渋谷オフィスのケース

続いてもう一つのチャット通知に対応した電話代行会社が、弊社のような電話応対をカスタマイズすることのできる電話代行サービスです。

A社とは違い、会社のマニュアルに沿った電話代行が可能です。例えば緊急の電話があった場合は、事前に緊急の場合は担当の誰々さんに繋いで欲しい、というようなマニュアルを元に緊急の電話を電話秘書が受け、内線感覚で担当者にそのまま電話をお取次ぎすることができます。

その反面、渋谷オフィスで対応しているチャットツールは Slack、Chatwork、LINE の3つ。例えば Slack の場合、任意のワークスペースに応対内容を通知することしかできません。共有チャンネルに応対内容を通知するには、届いたダイレクトメッセージをチャンネルに共有頂くことで通知することができます。

また、チャット連絡サービスはオプション機能として月額 1,000円で利用することが可能です。上位プランには既存サービスとして含まれています。

<渋谷オフィスのまとめ>

  • ・3つのチャットツールに対応
  • ・マニュアルに基づいた臨機応変な応対が可能
  • ・チャット通知はダイレクトメッセージのみ対応
  • ・契約書必要、2営業日程でサービスを利用できる
  • ・中小企業に人気

チャット通知に対応した2種の電話代行会社の比較表

渋谷オフィス A社
料金体系 3,000円~ 10,000円
対応しているチャットツールの種類 3つ 6つ
電話の取次ぎ あり なし
応対のカスタマイズ あり なし
通話録音 あり なし
契約書の有無 あり なし
サービス開始まで 2営業程度 即日
属性 中小企業に人気 IT企業に人気

<受電内容をチャットに送ってくれれば Okay!>

A社のチャット通知に対応した電話代行サービスは、IT企業など、自社で使用しているコミュニケーションツール Slack、Teams などに受電内容を送ってくれればそれで Okay! 電話の取次ぎは必要ない、という企業向けです。

電話代行初心者でも、ストレスなくすぐにサービスを理解できるのがF社の魅力で、電話代行を契約する際の契約書も必要なく、すぐにサービスの利用を開始できるのも、IT企業で人気の理由となっています。

<電話の取次ぎも必要、チャット通知も利用したい!>

一方、渋谷オフィスのチャット通知に対応した電話代行サービスは、電話の取次ぎも必要でチャット通知にも対応したいという中小企業向けになっています。

例えば、コロナウイルスの影響で在宅勤務となり、会社でチャットツールの利用を開始したことで、ある一定の期間だけ受電内容をチャットにも通知して欲しいといった例があります。

業種的にずっと在宅勤務をすることが難しく、緊急事態宣言が解除されたら徐々にオフィスワークに戻したいというような企業には、やはり電話の取次ぎや、応対内容をカスタマイズできないと厳しいというような声があります。


まとめ

チャット通知、チャット連絡に対応した電話代行会社を探している事業者様にとっては、チャットツールに対応している電話代行会社であれば、フラットに何でも対応しているようなイメージがありますが、このように微妙な違いやメリット・デメリットが存在しています。

A社の場合は、IT企業など普段からチャットでのコミュニケーションを取り入れている会社にとってはシステマチックで相性が良いのが分かります。

渋谷オフィスの場合は、中小企業などカスタムされた電話応対も必要で、パンデミックの影響で在宅勤務となりチャットツールの連絡・通知も必要というような方にご利用頂いております。

こちらの記事ではどちらが優れている、というような優劣をつけるのではなく、こういった違いがあることをご説明しております。これからチャット通知に対応した電話代行会社を探している事業者様に知って頂き、その上で電話代行サービスをご利用いただければと思っております。


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