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チャットツール連絡サービスのメリットとは?

チャットツール連絡サービスのメリット

Slack、Chatwork (チャットワーク) などのチャットツールを利用することで、会社の部署やチームなど複数単位や、社内全員で情報を共有することができます。これまで電話応対をオフィス・事務所で受けていた場合、「お客様からのお電話」→「受付」→「電話の取次ぎ」→「担当者が応答」というような流れで、担当者のみが電話応対していました。

チャットツール連絡を利用することで、「お客様からお電話」→「電話秘書が応対」→「チャットツール連絡」→「みんなが応対内容を確認でき、手が空いてるスタッフが応対」というように、決められたスタッフではなく手の空いているスタッフが臨機応変に対応することができます。

更に、会社に入ったお問合せ (応対内容) が社内でオープンになり、情報共有を円滑に行うことができます。その結果、社内での情報漏れや伝達ミスもなくなり、顧客応対のスピードや質も向上させることができます。

チャット通知、チャット連絡で顧客応対が向上

応対内容が社内でオープンになることで、その日にどんなお問合せや、誰から連絡があったかが明確になり、スタッフ全員でどんな電話があったのかを共有することができ、社内の電話ログとして機能します。これより、漏れのない顧客応対が可能になります。

コロナ禍で働き方が、在宅勤務・テレワークにシフトするなかで、これまでオフィスや事務所で受けていた電話応対が難しくなり、電話代行会社の利用を開始したという企業が続出しました。

そのなかでも社内のコミュニケーションツールとして兼ねてからチャットツール (Slack などに代表される) を社内で取り入れていた企業は、この「チャットツール連絡サービス」を利用することで更に利便性がアップしたという報告があります。

チャット連絡のメリット

  • ・在宅勤務でも電話応対が可能
  • ・仕事に集中できる
  • ・社内全体で情報を共有できる
  • ・顧客応対に漏れなく、ミスなく
  • ・顧客応対がよりスムーズに
  • ・会社の電話ログとして機能する

電話代行のチャットツール連絡サービスにはどのようなメリットがあるのでしょうか?一つ一つ詳しく見ていきましょう。

・在宅勤務でも電話応対が可能

冒頭でも触れましたが、オフィス通勤をしなくても電話代行サービスを利用することで電話秘書が御社の電話応対をしてくれます。しかもチャットツール連絡サービスを利用することで、お客様から電話がかかってきたら電話秘書が応対し、その応対内容をチャットツールに連絡してくれるので、電話に出ることなくお客様と電話秘書の応対内容を確認することができます。

これにより在宅勤務、テレワークという働き方にシフトしても、オフィス機能である電話応対をこれまで通り行うことができます。在宅勤務となっても事務スタッフのみ通勤させ、オフィスで電話応対させるというような苦渋の選択をしなくても良くなる訳です。


・仕事に集中できる

かかってくる電話を気にすることなく業務に集中できます。電話に出るのは人によっては結構労力だ ... という人もいます。それは営業電話で長いことトークを強いられてしまい時間をロスした ... という経験があるのかもしれません。

チャットツール連絡サービスであれば、電話秘書が応対して応対内容をチャットで通知してくれるので、自分のタイミングで確認し手が空いている人が顧客応対を行えるので安心して仕事に集中することができるでしょう。


・社内全体で情報を共有できる

電話応対と違い、チャットツール連絡サービスの場合 (例えば Slack であれば)、ワークスペースに参加している全社員が通知された電話応対内容を確認することが可能です。

これまでの電話応対では、お客様と応対した担当者と1対1の関係で、お客様からどんな内容の電話がかかってきたのか?というのは、応対した担当者が他のスタッフに共有しないと見えてきません。

その点、チャット通知で応対内容が見える化され複数人で共有できるのは魅力的です。


・顧客応対に漏れなく、ミスなく

お客様やクライアントからかかってきた応対内容を複数人〜全員で確認することができるので、応対漏れや応対ミスがなくなります。これが通常の電話応対で、忙しいスタッフが受けた電話を後回しにしてそのまま忘れてしまった場合、それに対してフォローできるスタッフがいませんのでトラブルになってしまうかもしれません。

チャットツール連絡サービスであれば、複数人〜全員で応対内容の通知を管理できますので、手の空いている余裕のあるスタッフが応対にあたることができますので漏れのないミスのない顧客対応が可能です。


・顧客応対がよりスムーズに

こちらも通常の電話応対でありがちな、顧客応対がいつも後回しになってしまうというケースの改善に繋がります。電話に出たスタッフが忙しく、すぐに顧客応対できなかった。担当者が不在で他のスタッフが応対したが、電話の内容を把握できず担当に上手く繋げることができなかったなど。

チャットツール連絡サービスの場合、応対内容はチャットに通知されるため社員全員でお客様からの応対内容を確認することができます。通知された内容を手の空いているスタッフや、これは誰々さんじゃなきゃ対応できない!という場合は誰々さんにダイレクトに繋げれば良いので問題が放置されることなく、スムーズな顧客応対が可能です。


・会社の電話ログとして機能する

通常の電話応対の場合、かかってきた電話を受けたスタッフのみがどんな電話がかかってきたのか?を把握しています。このスタッフが他のスタッフに共有しない限りどんな電話がかかってきのかはブラックボックスです。

チャットツール連絡サービスを使用し、応対内容をチャット通知にすることで、お客様やクライアントからかかってきた電話内容は社内のスタッフ全員が確認できるため、社内でオープンになり、いつどんな会社からどんな内容の電話がかかってきたか?が明確になります。

チャットツール連絡サービスを利用することで、会社の電話ログとしても機能し管理することでるのです。


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