個人事業主におすすめの電話代行サービスについて
起業家、個人事業主に必須の便利なサービス電話代行についてご紹介します。
こちらの記事では、個人事業主、自営業者、フリーランス、起業家の皆様が、どのような目的やニーズで「電話代行サービス」を活用しているのか、その背景について詳しくご紹介します。電話代行サービスの導入を考えている個人事業主、フリーランスの方々は、是非ご参考下さい。
多くの個人事業主様がよく仰いますのが、「限られた時間の中で全ての業務を一人で行うのは難しい」という本音です。個人事業主の場合、限られたリソーシ (人数、時間) の中で仕事を進めなければいけません。
そうであれば、「コアな仕事」とそうでない「仕事 = 作業」に分けて考えてみると、限られたリソースをどこに割くべきなのか？が見えてきます。コアな仕事に集中できる環境を手に入れるには、それ以外の仕事を上手くアウトソーシングできるサービスを活用しましょう。電話応対サービスも、その選択肢の一つです。
個人事業主が電話代行を利用する5つの理由
個人事業主が電話代行サービスを利用する理由としては、次のような理由、解決したい問題を抱えているからです。
- ・仕事に集中したい
- ・不在時の電話応対をお願いしたい
- ・人件費をかけずにサービスを利用したい
- ・仕事環境を見直したい
- ・電話応対が苦手 ...
また、自由で柔軟な働き方、持続可能な働き方など、時代に合わせた働きの変化も影響しています。以下で各項目を詳しく見ていきましょう。
その1『仕事に集中したい』
個人事業主が電話代行を利用する理由として最も多いのが「仕事に集中したい」これ一点に尽きます。繰り返しになりますが、個人事業主は一人で事業を運営していますので、常にかかってきた電話に応えるというのはかなりしんどいはずです。
特に困るのが集中しているとき、忙しいときにかかってくる営業電話や迷惑電話です。近年では、その電話が営業電話なのか？が電話に応答して少し経たないと分からないような紛らわしい電話も増えています。個人事業主にとって、仕事とは全く無関係な営業電話に長時間付き合わされること程無駄なものはなく、ストレスになります。
このようなケースでは、電話代行サービスが解決策となります。電話代行を利用することえ、これらの営業電話や迷惑電話から解放され、仕事にも集中することができます。
特に電話代行を利用することで、自分の裁量やタイミングに合わせて顧客フォロー/顧客管理ができるのが大きなポイントとなります。向こうからかかってきた電話に応対するのと、自分のタイミングでかかってきた電話内容を確認して応対するのとでは、大きな違いがございます。
その2『不在時の電話応対』
もう一つ大きな問題として、個人事業主の場合、外出時や不在時にかかってきた電話を物理的に取ることができないという問題があります。個人事業主によっては、不在時に電話に出れないことにビジネスチャンスを逃してしまう、と考える人もいます。
このような理由から、個人事業主が不在時の電話も逃さないように電話代行を利用しています。不在にかかってきた電話は、電話秘書が代行し、その内容をメールやチャットで報告することが可能です。そのため外出先から不在時にかかってきた電話内容を確認することができます。
その3『人件費をかけたくない』
個人事業主にとって、経費の削減は任務のようなものです。できるだけコストをかけずに事業をドライブさせたいと思うものだと思います。そのため人を雇って人件費や教育コストも払う余裕はないと思います。
そこで電話代行を利用することで、人を雇うよりも圧倒的にコストを抑えて電話応対を任せることができます。特に事業を始めたばかりの個人事業主にとって、できるだけイニシャルコストをかけずに仕事の環境を整えたいはずです。
その4『電話応対が苦手』
個人事業主のなかには、電話応対が苦手という方もおります。人のよってはその日の天候や環境によって気分が上下してしまい、苦手なことに自分で対応するよりも、手軽に安心して利用できる電話代行サービスを導入したいというようなニーズもございます。
その5『外出が多くオフィスにいることが少ない』
個人事業主のなかにはネットショップを運営している事業者様もおります。ネットショップを運営している事業者様のなかには、ネットショップ専用の固定電話番号を取得したいというようなニーズもございます。
電話代行サービスを利用することで、電話での受注応対、商品のお問合せ対応、返品応対、ネットショップのお問合せ窓口として機能させることができます。
個人事業主が電話代行を活用するようになった背景
個人事業主の場合、組織や企業とは異なり、社員は自分一人しかいませんので、ほぼ全ての業務を自分自身で行う必要があります。しかし、全ての作業を自分一人で行うと、本来の業務が疎かになってしまい仕事が上手く回りません。
そこで、自分がやっても誰がやっても同じというか、コモディティ的な一般的な作業は外部にアウトソーシングすることで業務の効率化が図られ、新たに人を雇うよりも大幅な経費削減が可能となりました。
新たなスタッフを雇う場合、教育のための、仕事を覚えるまでの時間的コストも必要となります。こうした時間や余裕がない個人事業主にとって、電話代行サービスは一つの有効な解決策となります。
更に、新型コロナウイルスのような感染病の長期化や、予期せぬ災害が発生した場合でも、電話代行サービスを利用することで、事業主の代表電話を継続的に運用することが可能です。これにより、どんな状況でもビジネスの持続性を保つことができます。
まとめ
ここまで個人事業主が電話代行を利用する目的やニーズについて見てきました。事業主様の業種によって様々なニーズがございますが、一貫している部分も多く見受けられました。
自分の仕事に集中する時間が欲しい、人手が足りない、経費を削減したいというように、個人事業主様の切実な願いがあるように感じました。人件費から見ても、新たに人を雇うメリットが、精神的にも金銭的にもあまり見つからないため、リーズナブルな料金で気軽に利用できる電話代行を導入することで問題解決に繋がることが多いのではないかと思います。
コロナウイルスの感染拡大・長期化が伴う変化
2020年の始まりコロナウイルスの感染拡大・長期化が続くと、企業や個人事業主の間でも電話代行サービスの価値が見直され話題となりました。
個人事業主の方々も職場や移動中での感染を恐れて、これまで契約していたシェアオフィスやコワーキングスペースを解約し、テレワークや在宅勤務に切り換える人が急増しました。
在宅勤務となったことで、仕事する環境を整えるために「電話代行の利用を開始した」という個人事業主様も増加傾向です。その背景には、もし自分がコロナに感染してしまい、会社のハブとなる電話連絡が途絶えてしまうと困る ... ということを危惧している方もいるかもしれません。
パンデミックを機に電話代行を導入した例
- ・在宅勤務となり、仕事に集中するために電話代行の利用を開始
- ・シェアオフィスやコワーキングスペースを解約したため
- ・災害に備えて業務を分散させておきたい
今回のパンデミックを機に、いざという時に備えて電話代行という選択肢を知っておこう・使ってみよう、と思った個人事業主様も多いように思います。
電話代行サービスなら、必要な時に必要な期間利用することができますので、この機会で「電話代行サービスってどんなサービス？」というのを知っておくと、いざという時に便利に機能するかと思います。
日本中どこからでも働けるような流れ
日本の大手IT企業の間でも、住む場所と交通手段に制限を求めず、日本中どこからでも働けるような動きが一部で広がりつつあります。
するとこれまで都会のオフィス通勤ではできなかったような、例えば農業や自然と触れ合いながら働くようなハイブリッドな働き方が可能になります。
そうすると、これまで以上に仕事とプライベート、オンオフの切り替えが重要になるかもしれません。そんな時に電話代行を利用することで、オフの日は仕事のことを忘れ、目一杯田舎暮らしや、菜園、自然との触れ合いを楽しむことができます。
電話代行はかなり近い将来、そのようなニーズの方にも利用されていくのではないでしょうか。
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