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電話代行サービスで、電話秘書の質を調べるには?

電話代行サービスで、電話秘書の質を調べるには?

電話代行サービスの導入を検討するにあたり、電話秘書、オペレーターの質を調べるにはどうすれば良いのでしょうか?電話代行サービスを検討している事業者様の中には、「電話秘書/オペレーターの質を重視して選びたい」という方もおられるかと思います。

こちらの記事では、電話秘書の質を調べる方法について詳しくご紹介します。電話秘書の質を調べるには2つの方法しかありません。

  • ・電話代行会社のホームページ、資料、口コミなどお客様の声を調べる
  • ・無料トライアル期間を利用して実際に確かめる

まず一つ目が、電話代行会社のホームページや資料、口コミなどお客様の声を調べることです。さして最後二つ目に、ホームページや資料に書かれていることが本当かどうかを実際に無料トライアルを利用して、電話秘書の応対を確認します。

この手順のように確認することで、電話秘書の質を実際に確認した上で安心して電話代行会社と契約することが可能です。


電話代行会社のホームページを確認する

先ずは下調べとして、電話代行会社のオフィシャルサイトを確認しましょう。電話秘書の質を確認するには、電話秘書についての記述を調べる必要があります。

  • ・電話秘書/オペレーターの教育は行き届いているのか?
  • ・ちゃんとした研修期間を設けているのか?
  • ・電話秘書の応対哲学はあるのか?

上記の確認項目のように、電話秘書/オペレーターの教育は行き届いているか、ちゃんとした研修期間を設けているか、電話応対する際の哲学はあるか?などを確認していきましょう。

以下は渋谷オフィスが行う、電話秘書の取組みについてを参考にしています。

・電話秘書/オペレーターの教育は行き届いているのか?

弊社のオフィシャルサイトでは「私たちが大切にしていること」というページで、渋谷オフィスの電話代行サービスにおける電話秘書、オペレーターの取組みについてご紹介しています。

単に安くて便利というだけではなく、サービスの核となります電話秘書の取組みをご紹介することで、事業者様に安心して電話代行サービスを利用頂けるようにしています。

・ちゃんとした研修期間を設けているか?

弊社では、狭き門から適正のある新人さんが入社しますと6ヶ月間 (520 時間以上) の長い研修期間を設けています。この長い研修期間の間に、新人さんは先輩の電話秘書から電話応対のノウハウを学びます。

・電話秘書の応対哲学はあるのか?

渋谷オフィスでは、電話秘書のモットー (スキル) として「笑声(笑顔のある声)で電話応対」「会話は信頼関係」「機転の利いた会話」という3つの概念を掲げて電話応対に取り組んでいます。

ただ単に電話に出て応えるということではなく、電話秘書というプロ意識を持ち、この3つのモットーを胸に電話応対に取り組んでいます。電話応対の哲学・理念として掲げ意識することで電話応対の姿勢が変わっていきます。

このように電話秘書の質を調べるには、電話代行会社のステートメントや電話秘書の取組み、教育などについて記載されたページを確認しましょう。

サイトに書いてあれば間違いない!ということではありませんが、電話秘書の取組みについて確認することは重要です。次の項目では、実際に電話秘書の質を確認する方法についてご説明します。


無料トライアルを利用して、実際に電話秘書の質を調べる

電話代行会社のホームページで下調べが終わったら実際に書いてあることが本当かどうか?電話秘書の質はどうなのか?を確認します。

多くの親切でフェアな電話代行会社では、サービスを契約する前に実際に無料で数日間サービスを利用できる無料トライアル期間を設けています。この無料期間を利用し、電話秘書の応対を確認しましょう。

無料期間を設けていない電話代行会社もありますので、この場合は実際に電話秘書の質を確認することができません。ユーザー視点に立てば、まずちゃんと無料期間を設けている電話代行会社を選ぶのが良いでしょう。

無料期間を利用したら、お客さんやクライアントを装って自社に電話をかけて電話秘書の応対はちゃんとしているか確認するのも手だと思います。

渋谷オフィスの通話録音サービス

渋谷オフィスの場合は、「通話録音サービス」という便利な機能がデフォルトで付いており、お客様からかかってきた電話 (お客様と電話秘書の応対内容) は全て録音保存されます。

契約者様は、その録音された応対内容を聞くことで応対内容を確認できるというサービスです。このサービスの特性上、電話秘書の応対は常に契約者様が聞くことができるようになっています。

まとめ

このように実際に電話秘書の応対を確認することで、おおよその電話秘書の質を確認することができます。確認してみちょっとこの電話応対じゃ厳しい ... というような質であれば、他の電話代行会社を探しましょう。

目的に合わせたプラン選び

スタートプラン
3,000 /月

起業したばかりで電話がそれほどかかってこない方
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エコノミープラン
5,000 /月

1日平均1回ぐらい電話がかかってくる方
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スタンダードプラン
9,000 /月

エコノミーではビジネスチャンスを逃してしまう方
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ビジネスプラン
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人気 No.1 緻密な電話応対でさらにチャンスを拡げたい方
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エグゼクティブプラン
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