渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違いについて、サービスを検討中のお客様から多数のお問合せを頂いています。
事業者様からの、「電話代行サービスは短期間だけでも利用できるの？」「電話代行のスポット利用は可能？」というご質問にお答えして、電話代行の短期利用について詳しくご紹介致します。
電話代行は1ヶ月単位で利用することができる
電話代行の短期利用については、会社によって様々ですが (1日から利用可能な会社もあります)、大凡の電話代行会社では月額単位の料金設定となっており、1ヶ月単位でサービスを利用することができます。こちらの記事では1ヶ月単位での利用を前提としてご紹介します。
電話代行サービスの利用を検討されている方のなかには、契約したら長くずっと使わないといけないのではないか？と思い込んでおられる方もいるかと思いますが、そんなことはありません。
コロナ禍においても、ロックダウンで一時的に店舗や事務所を閉めることになってしまい、その期間のみ短期で電話代行を利用したい、という需要が一時的に増加しました。その影響で新規の利用申込みが殺到し、一時お申込みを停止するということも起きました。
この例が示すように、電話代行サービスはこういった緊急事態においても短期ですぐに利用できるという利点があります。
1日からのスポット利用も可能
電話代行会社によっては、電話代行サービスを1日からのスポット利用することができる「スポットサービス」を行なっている会社もございます。
例えば、社員の体調不良が続き事務スタッフが数日間出社できない、突然出張やミーティングが決まり、数日間のみ電話代行が必要なケースなどに活用することができます。
1日から利用できる電話代行サービスのスポット料金は、1日1万円 × 日数で料金が決定します。
短期でもすぐに利用開始できるの？
短期の利用でも弊社の場合は、契約頂いてから午後４時までに打合せが完了しますと、翌日午前９時から電話代行サービスをご利用いただけます。契約する際は、御社の事業内容や応対内容を電話秘書と打合せすることになりますので、事前に応対内容の詳細をまとめておくようにしましょう。
営業時間や、営業時間外の応対、緊急電話などがあった際の対応をどうするか？何か問題があったときに繋がる担当者の携帯電話番号など、事前に考えておくようにしましょう。
不明な点は書き留めておき、打合せの際に質問できるようにしておきましょう。ちゃんと事業内容や応対内容を電話秘書に伝えることができないと、応対した際のトラブルに繋がる恐れもありますので意思の疎通はしっかりと行いましょう。
電話代行の短期利用であっても、契約完了 → その日の午後４時までに電話応対の打合せが完了 → 最短で翌営業日の午前9時から利用することができます。
3. 短期間の利用事例
電話代行を短期間利用する場合の利用事例についてご紹介します。短期の利用例をいくつかピックアップしますので、電話代行の短期利用を検討されています方は是非ご参考にして下さい。
＜短期ではこんな利用もできます＞
・期間限定で開く宿の電話受付
・年に数回のセミナーの予約受付
・店舗の改装、事務所の移設に伴い利用
・お店が忙しい時期にのみ利用
・長期休養
＜年に数回行うセミナー予約の受付＞
毎年数回に分けて、人気のセミナーを開催する架空の会社さんの事例です
この事業社様は、熱心な会委員のお客様とコミュニケーションを図るために毎年セミナーを数回開催しています。いつも数十人の定員枠は、すぐに定員オーバーとなる申込みがあり、その応対や問合せなどの業務にスタッフは疲弊していました。
このままではセミナーを続けることが困難と感じていた担当スタッフは、セミナーのある時期だけ電話代行を短期利用することにしました。これによりセミナーの運営サイドは、そのリソースをお客様にもっとセミナーを満足頂けるようにコンテンツの充実に時間を使うことができました。すると受講者の満足度は上がり口コミで更にセミナーの評判が広がっていき、セミナーの回数を今までよりももっと増やすことができました。
電話代行の短期利用では、このような電話受付、問合せの応対にも対応しています。
＜店舗の改装、事務所の移設に伴う一時的な利用＞
店舗の改装、事務所の移設に伴い一定期間お店や事務所を閉める必要がある場合、電話代行サービスの留守電機能や、メッセージ機能を利用することで、お客様に一時休業中である旨をスマートにお伝えすることができます。以下はその応対例となります。
「現在店舗移転のため、◯月◯日〜◯月◯日まで営業を停止しております。◯月◯日より営業を再開致しますので、よろしくお願い致します。」
お客様が店舗や事務所に電話をかけると、一時休業していることをお伝えすることができます。また営業再開日もお伝えすることで、再開したらまた行こうという気にさせてくれます。移転期間中にお店や事務所に電話が繋がらなくなってしまうと、電話をかけた人は不安になってしまうかもしれません。時間外アナウンス詳細はこちら >
上記の事例でも、電話代行を短期間利用することで、お店や事務所のブランド価値や信頼を傷つけることなく、お客様に丁寧にお伝えすることができるのです。
短期間/スポットで利用するメリットは？
- ・人件費を削減できる
- ・自分がやるべき仕事に集中できる
- ・カスタマイズしやすい
- ・電話応対のプロが応対してくれる (イメージアップ)
- ・導入に時間がかからない
- ・1ヶ月単位で利用できる
電話代行を短期利用するメリットは、新たに人を雇うのにかかる時間やお金 (人件費) をかけないで、ピンポイントでリソースを確保できることです。少人数や個人で複数の事業をされている方は、全ての仕事を自分ですると事業が回らなくなってしまいます。
だからといって新たに人を雇うのではなく、人件費を抑えながらその道のプロにアウトソースすることで、パズルのように適材適所で事業を運営していきます。そのため電話代行のような、必要な期間に合わせて電話応対のプロが対応してくれるサービスはメリットがあります。
他にも電話応対のプロである、電話秘書が応対してくれるという安心感も魅了です。
まとめ
電話代行サービスは通常1ヶ月単位で利用されますが、状況によっては1日からのスポット利用も可能です。これにより、特定の短期間だけサポートが必要な場合でも柔軟に対応することができます。
電話代行の短期利用は、例えば社員の突然の体調不良、急な出張や会議、店舗の改装や事務所の移転期間など、様々なシナリオで有効です。これにより、電話応対が必要な期間だけサービスを利用し、コストを抑えることが可能です。
渋谷オフィスでは、契約後の翌営業日からサービスの利用が可能です。午後4時までに契約と打ち合わせが完了すれば、翌日から電話代行サービスを開始できます。短期またはスポットでの利用は、人件費の節約、業務に集中できる環境の提供、導入の手軽さなど、多くのメリットを提供します。これにより、事業の柔軟性が向上し、状況に応じて適切なサポートを得ることができます。
以上のように電話代行の短期利用について、その事例やメリットをご紹介しました。イベントやプロジェクトに合わせて、臨機応変に利用することができるのも短期利用の魅力です。
電話の窓口、電話応対が必要になったときに、新たに人を雇うのではなく、電話応対のプロフェッショナルである電話秘書に任せるという解決策があることをもっとお知らせしていければと思います。
短期間で電話代行サービスのご利用を検討されています事業者さまは是非ご参考にして下さい。
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