渋谷オフィスの電話代行サービス
渋谷オフィスと他社の電話代行会社の違いについて、サービスを検討中のお客様から多数のお問合せを頂いています。
電話代行サービスを契約する際・契約する前に確認しておきたい注意事項項について詳しく解説致します。近年、電話代行サービスの勝手なイメージや、料金の安さに魅かれて電話代行サービスやプランを契約したところ、月額料金以外に初期費用や返金保証金まで取られてしまった ... というような事も起きているようです。
電話代行サービスを契約する前に、確認を怠るとこのような事態になりやすいです。こちらの記事では、念には念を入れて、電話代行会社と契約する前に確認しておきたいポイントをご紹介します。電話代行サービスを契約する前には、十分な検討と確認が必要です。
料金の安さやサービスの便利さに惹かれて、契約条件を詳しく確認せずに進めてしまうと、後で予想外の費用が発生することがあります。特に、初期設定費用や返金保証金、解約料など、見落としがちな項目に注意が必要です。この記事では、電話代行サービスを安心して利用するための重要なチェックポイントを詳細に説明します。
契約する前の確認事項
- ・初期費用、返金保証の確認
- ・解約料の確認
- ・料金の支払いは？
- ・自社の応対マニュアルを用意しよう
- ・契約に必要な書類を確認しよう
- ・申込みからサービスが使えるようになるまでの日数
- ・口コミや評判をチェックする
- ・利用規約の確認
それでは契約する前の確認事項となる、月額料金以外にかかる費用 (初期費用、返金保証) はあるのか？料金の支払い日、契約に必要な書類には何が必要？など順番に見ていきましょう。
・初期費用、返金保証の確認
電話代行サービス/プラン、オプションの月額料金以外にかかる費用は他にあるのか？「初期費用」や「返金保証金」が必要な場合はちゃんとチェックしておきましょう。
初期費用は契約時の初回のみかかるのか？返金保証金は契約時に支払い、サービスを終了したタイミングで返金してもらえるのか？などをしっかり確認します。
会社のホームページに記載されている表現が分かりずらい時は担当者に確認を入れましょう。
解約料金の有無
電話代行会社によっては、サービスを解約したい場合、解約料金が必要になることがあります。最も多いのが、サービス契約後、数ヶ月以内で解約した場合は解約料金が発生するというものです。
・料金の支払いは？
電話代行サービスの支払いは、ほとんどのケースで月額料金となっています。しかし稀に1年単位での支払いとなっているところもあるかもしれません。料金の支払システム、支払日についても確認しましょう。
・自社の応対マニュアルを用意しよう
電話代行会社と契約すると、応対してくれる電話秘書と電話やメールなどで会社の応対について話し合う、打ち合わせ場を設けることになります。
電話秘書が、事業内容や応対方法をしっかりヒアリングして入念な打合せを行います。このとき自社のノウハウなど応対内容がまとまっていないと、電話秘書には伝わらず応対もどういう風に行えば良いのか？が伝わりません。
電話代行サービスは契約したら終わりではなく、契約してからが始まりです。自社の応対内容を相手に伝わりやすいようにまとめ、電話秘書にちゃんと電話応対してもらえるように準備しておきましょう。
・契約に必要な書類を確認しよう
多くの電話代行会社では、契約の際に法人の場合は「謄本、身分証明書」個人事業主様の場合は「身分証明書」といったように、書類の提出が必要になります。
どんな書類が必要なのかを確認し、必要な書類を取り寄せるなどしましょう。電話代行会社によっては契約書類が不要という会社もございます。
・申込みからサービスが使えるようになるまでの日数
電話代行サービスを申込んでから、電話代行サービスが利用できるようになるまでの手順や日数を確認しましょう。
・利用者の評価やレビューをチェック
検討している電話代行サービスの利用者の声やレビューなどの評判をチェックしましょう。サービスの実際の品質を判断するのに役立ちます。できればリアルな顧客の声が聞けるようなレビューが見れると参考になると思います。
利用規約の徹底的な確認
最後に、電話代行サービスの利用規約にも必ず目を通すようにしましょう。利用規約には、サービスの利用条件や禁止事項、責任の所在など、契約上の重要なポイントが含まれています。トラブルを避けるためにも、細部にわたり慎重に確認してください。
まとめ
電話代行サービスを契約する際は、まずは電話代行会社が設けている「無料トライアル」を利用し、実際の電話代行サービスを体験して下さい。無料トライアルは、無料である程度の期間のみ、電話代行サービスを試すことのできる制度です。
電話代行サービスを契約する前に、実際の電話対応・電話応対はどうなのか？サービス内容や機能を確認することで、間違って契約してしまった ... ということを無くすことができます。しかし、すべての電話代行会社が無料トライアルを提供しているわけではありません。
その場合、契約前にしっかりと確認すべき事項がいくつかあります。これには料金体系、サービス内容、契約条件、等が含まれます。これらの詳細については、この記事で既に触れたチェックポイントを参照し、不明点があれば契約前に必ず電話代行会社の担当者に問い合わせるようにしましょう。
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