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司法書士/行政書士

司法書士・行政書士様の
電話代行活用事例

司法書士・行政書士様という職業は、一番に相手に対する物腰の柔らかさが求められます。というのも、その名称の硬さや、請け負う内容の高度さからそこには「堅苦しい」印象があるからです。


そこで大事なことは、ある種のお手軽感。
行政書士・司法書士に仕事を頼もうと思ってから頼むまでのハードルの低さが必要です。
そしてそこには、電話代行だからこそできる役割が確実に存在します。

司法書士が電話代行サービスを導入するメリットとは?

司法書士が電話代行サービスを導入するメリットとは?

・業務効率の向上

司法書士は多忙であり、顧客との連絡や書類の作成に多くの業務時間を費やします。そのためかかってくる電話が多いと、電話業務に時間を取られてしまい本来の業務を進めることができません。電話代行サービスを利用することで、不要な電話対応の時間削減できます。

日常の電話対応にかかる時間を減らすことで、司法書士は専門的な業務に集中することができます。またスケジュール管理の簡便化することもできます。電話秘書が予約や問い合わせの対応を行うことで、スケジュール管理が容易になります。

・顧客対応の品質向上

電話業務においても顧客対応は司法書士の評判に直結する重要な要素です。電話代行サービスを利用することで、迅速な顧客対応が可能になります。プロのオペレーターが顧客からの電話に迅速かつ丁寧に対応するため、顧客満足度が向上します。

また、司法書士のようも専門的な電話対応が求められるケースでは、司法書士の電話対応では、不動産謄本のご依頼、商業登記簿謄本のご依頼、消費者金融関係のお問合せ、成年後見関係のお問合せなど多岐に渡ります。

士業関係に対応した電話代行会社であれば、専門的な知識を持つプロのオペレーターが適切な対応を行うことができます。

・チャット/メールで応対内容を報告してくれる

電話秘書が受けた応対内容は、テキスト化してメールやチャットで受け取ることができます。このため、多忙な司法書士でも外出先の移動中でもメールやチャットで最新の電話内容をリアルタイムで確認することができます。

緊急性があるお問合せや、顧客応対に対してスムーズで応答することが可能になります。これなら外出も安心してできます。

・人手不足を補う

小規模な司法書士事務所の場合、司法書士1人と数人の事務員で運営されているケースが多いと思います。そのたまどうしても慢性的な人手不足、リソース不足になりやすい職種だと思います。しかし人を雇うのもコストの面や人材が見つからないという問題を抱えており難しいのが現実です。

このような司法書士の人手不足で導入したいのが電話代行サービスです。電話代行であればすぐにプロの電話秘書を電話業務を代行してくれます。司法書士は本業に集中し、事務員はそのサポート (資料作り、スケジュール管理など) に回り、電話業務は電話代行にアウトソーシングすることで、今時のDX化が実現します。

こんなお悩みありませんか?

課題① 相談がビジネスにつながらない
司法書士・行政書士として仕事をしていると、相談の電話がビジネスにつながらないことがあります。
依頼された仕事に関して、たくさん質問を受け、またはアドバイスを求められたのにもかかわらず「ではいったん考えます」といったまま音沙汰なし。

結局ただの相談で終わってしまう...
こんなことありませんか?

課題② 同業他社に顧客を奪われている気配を感じる
あくまでも気配ですが、司法書士・行政書士でしかできない仕事に関しては、相談の後に音沙汰がないと、これはかなりの確率で顧客を奪われている可能性がありますよね。
しかも、これが頻繁に起こるとかなり不安になってきます...
こんなことありませんか?

課題③ 人手不足が深刻
士業系の個人事業主様にとって、人手不足は深刻です。
特に独立したての司法書士・行政書士様にとって、事務の仕事やその他作業についても自分自身でやってしまう場合が多く、ビジネスチャンスを逃すことも多いはず。

気が付くと、休みなく働いてボロボロになっている自分がいる...
こんなことありませんか?

その悩み、原因はここにあります

課題①の原因 相談だけで音沙汰なし → 自分でやった方が楽そうだなと思われた
実際、会社設立の各種書類や不動産登記など、その気になれば手間や時間がかかりますが素人でも何とかできる仕事もあります。

しかし、司法書士・行政書士様に依頼すれば、そういった書類作成においての手間を省き、できるだけ正確に迅速に書類を作成してもらえるというメリットがあります。

つまり、その仕事の価値は「面倒を省く」ことにあるのです。
ところが、電話の向こうから帰ってくる返答が堅苦しく、生真面目そうな印象だと、この面倒を省くためのお手軽感が感じられなくなってしまうのです。

課題②の原因 同業他社に奪われる顧客 → 価格以上の価値を感じない
司法書士・行政書士様に求められる資質は、仕事を完璧にこなすことだけではありません。
いかにその仕事を簡単に、そして手間なく処理してくれるのか、そして代行業としてどれだけ自分の仕事を任せることができるのかという安心感など、求められるものは少なくありません。

にもかかわらず、会社内の連絡が遠回しだったり、電話が過度にたらい回しをされたりすればその期待値は大きく減ります。そこに価格以上の価値が感じられなくなっても仕方がありません。

課題③の原因 仕事に追われる生活 → 専門的な仕事に専念できる環境ができていない
司法書士・行政書士様の仕事は専門的な仕事です。当然資格職ですので、会社に人を雇ったところで、大事な仕事のコアの部分を人に任せることはできませんよね。

また、信用が重要な仕事である以上、個人を頼って受けた仕事を別の人間に回すなどというのもできれば避けたいはず。

そんなとき、司法書士・行政書士様ご本人が、他の事務仕事や雑用に追われていては、どうでしょう?
信頼を失うか、仕事を失うか... 健康を失うかのどれかになることは目に見えています。

Shibuya Officeの電話代行サービスならこう変わる。

課題①はこう変わる 顧客の安心感が変わります
電話に出た人の声が、優しく、物腰やわらかで、声に微笑みすら感じられる様なものだったら。
普通の電話応対では不可能な、そんな電話対応のエキスパートだからこそできる、人に安心感と信頼感を与えるような電話応対なら、そこに、仕事を依頼する気軽さが生まれます。

深く悩むことなく、取りあえず頼んでみよう。
そんなハードルをグンと下げてくれる応対を、弊社の電話秘書なら実現することができます。

課題②はこう変わる スムーズな対応がスムーズな仕事を連想させる
Shibuya Officeの電話代行サービスは、ただの電話番ではありません。
それは業務を円滑化させる電話を介した秘書代行であり、電話口での応対に関してもその後の連絡業務に関しても、効率的でスムーズな業務を行えます。

そもそも、Shibuya Officeは、電話を活用した秘書代行業のエキスパートです。
職種は違えど、同じ代行業である司法書士様や行政書士様の事務所の電話応対に、何が必要なのかを私ども以上に知る業種はございません。

課題③はこう変わる プロの仕事はプロに任せる
ある意味、司法書士・行政書士様の方こそ、「プロの仕事はプロに任せる」このロジックの大切さを理解しているのではないでしょうか。そう、業務の円滑な進行や、なるべくコストをかけずに業務負担を減らす方法は、プロに任せてしまうのが一番です。

仕事のコアな部分は、プロである自分たちが行い、そのほかの業務はやはり同じプロである代行業に任せて、自分の仕事の負担を下げクオリティーを上げる。
同じく代行を仕事とするプロフェッショナルに、この説明は釈迦に説法かもしれませんが...

司法書士・行政書士様の業務が支障なく滑らかに運びますよう精一杯のサポートをさせていただきます。

司法書士・行政書士様の応対事例

司法書士事務所様の応対事例1


本日の吉野司法書士様のスケジュールは、「12時~14時まで打合せ」となっておりますので、スケジュール対応をいたします。


「吉野司法書士事務所でございます。」

「佐藤と申しますが、吉野先生いらっしゃいますか?」

「いつもお世話になっております。佐藤様ですね。申し訳ございませんが、ただいま吉野は打合せ中でございます。ご用件を承りまして終わり次第、折返しご連絡致しますが…」

「あーそうですか… 何時頃に打合せは終わりそうですか?」

「14時には終了する予定となっております。」

「わかりました、そうしましたら、その頃に改めてお電話致します。では、佐藤から電話があったことだけ伝えておいてください。」

「承知いたしました。佐藤様からお電話がありましたことを申し伝えます。」

「では、お願いします。失礼致します。」

「お電話ありがとうございました。失礼致します。」



オペレート完了後、佐藤様から電話があった事を吉野司法書士様にご報告いたします。報告を受けた吉野司法書士様は、その場で録音された応対内容を確認して佐藤様に折返しのお電話をいたしました。


司法書士事務所様の応対事例2

「吉野司法書士事務所でございます。」

「お世話になっております。東京株式会社の田辺と申しますが、さきほど吉野先生からお電話を頂いておりまして、お電話いたしましたがいらっしゃいますか?」

「お世話になっております。東京株式会社の田辺様ですね。かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」


お客様の電話を保留にして、電話秘書が吉野先生の携帯へ電話します。



「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。先程お電話を頂いたとのことで、東京株式会社の田辺様よりお電話が入っております。」

 吉野司法書士様 
「こんにちは、お世話になってます。あーー、ちょっと今忙しいので、後ほど改めてお電話しますと伝えてください。あ、そうそう、都合のいい時間帯を聞いておいてください。電話番号は聞かなくていいです。」

「かしこまりました。失礼致します。」


保留を解除してお客様の電話に戻ります。



「大変お待たせ致しました。後ほど、改めてお電話をおかけするとのことでして、ご都合のよろしいお時間帯などございますか?」

「そうですか、わかりました。それでは、夕方16時以降でしたら何時でも大丈夫ですので、お電話お待ちしております。」

「承知いたしました。夕方の16時以降ですね。そのように申し伝えます。」

「よろしくお願いします。失礼致します。」

「それでは、失礼致します。」



オペレート完了後、電話秘書から吉野司法書士様にご報告いたします。報告を受けた吉野司法書士様は、録音を聞いて夕方16時に東京株式会社の田辺様に折返しの電話をしました。


行政書士事務所様の応対事例

「小松行政書士事務所でございます。」

「お世話になります。田中と申しますが、小松先生に書類を今からお届けしたいのですがいらっしゃいますか?」

「いつもお世話になっております。田中様でございますね。申し訳ございませんが、あいにく小松は外出しております。夕方の17時には戻る予定でございます。戻りましたら、ご連絡いたしましょうか?」

「あーそうですか… それでは結構です。では、本日、書類を郵送致します。と先生にお伝え下さい。」

「承知いたしました。本日、書類を郵送していただけると申し伝えておきます。恐れ入りますが、念の為にお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか?」

「はい、いいですよ。えーと、03-5678-1234となります」

「復唱いたします。03-5678-1234ですね。」

「はい、そうです。では、よろしくお願いします。失礼致します。」

「それでは、失礼致します。」



オペレート完了後、電話秘書から小松行政書士様にご報告いたします。報告を受けた小松行政書士様は録音を聞いて、田中様から書類が郵送されてくることを把握しました。


小松行政書士様の感想:電話応対がいいと電話番号まで自然の流れで聞き出してもらえるからいいな。それと、私の顧客で田中様は3人いるけど、録音の声を聴けばどの田中様なのか、声でわかるのでとても便利だ!




電話代行を専門に25年超、12,000社以上の実績

「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「士業対応なのに低価格で助かる」等、 お陰様で弊社電話代行ご契約の先生方々からは、沢山の司法書士・行政書士様をご紹介いただきまして大変感謝しております。

6ケ月間(520時間)以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる 在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。

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