主に外出時の電話対応をアウトソーシングする目的で、電話代行サービスを導入しました。
電話の件数はそれほど多くなく、スタッフを雇うほどではありませんが、外出中にどうしても電話に出られない点が以前から気になっていました。
民事・家事・債務整理などを中心に、個人の法律相談を幅広く取り扱う弁護士で、東京都内にて個人事務所を運営しています。
地域に根ざした活動を大切にし、一般の方からの身近な法律相談にも丁寧に向き合ってきました。独立開業後は、口コミや紹介を通じて相談件数が着実に増加する一方、業務の多忙さから自身ですべての電話応対を行うことが難しくなってきました。
特に外出中や面談中にかかってくる相談電話を取りこぼしてしまうことに課題を感じており、依頼者との大切な接点を逃さない体制づくりが必要だと考えるようになりました。
弁護士業務では、裁判所への出廷や各種調査、依頼者との打ち合わせなどで、事務所を離れている時間がどうしても発生します。
そのため、事務所に不在の間にかかってくる電話への対応が課題となっていました。特に、
といった悩みがありました。一方で、電話対応のために常時スタッフを雇用するのはコスト面・運用面の負担が大きく、現実的ではありません。
そこで、外出時や手が離せない時間帯に限って電話対応をアウトソーシングするという形が、自身の業務スタイルに最も合っていると考えるようになりました。
電話代行サービスを導入するにあたって解決を期待した主な課題は以下の通りです。
個人事務所のため、常時受付スタッフを置くほどの予算や業務量がない中で、電話対応だけを柔軟に外注したいという背景がありました。
業務量や用途を総合的に考え、まずは「月額3,000円のスタータープラン」を選択したいと考えています。
＜選定理由＞
・価格が安いこと：まずは外出時限定での利用のため、コストを抑えたい
・最低限の機能を確保できること：外出時に電話を取り次ぎ、必要な連絡だけ把握したい
・初期導入のハードルを下げ、まずは試して運用を見極めたい
＜必要な機能＞
・応対内容をメールで連絡して欲しい (着信通知／伝言メール送信)
・最低限のコール数があると良い
電話代行サービスを導入してから、業務の進め方や気持ちの面で、次のような大きな変化を感じるようになりました。
まず、外出中にかかってくる電話を取りこぼすことがほとんどなくなったことは大きな安心材料です。これまでは、外出先でも「今、事務所に電話がかかってきているかもしれない」と常に頭の片隅で気にしていましたが、その心配がなくなりました。
また、電話対応のことを気にせずに裁判所や打ち合わせに集中できるようになり、精神的にもかなり楽になったと感じています。業務に集中できる時間が増えたことで、結果的に仕事の質も上がったように思います。
コスト面についても、常時スタッフを雇うことを考えれば負担は抑えられており、必要な時間帯だけお願いできる点にとても満足しています。
私のように、「まずは外出している間だけ電話対応を任せたい」「最小限のコストで様子を見たい」という使い方には、渋谷オフィスのスタータープランは非常に相性の良いサービスだと感じています。
