DX系のコンサルタントとしてDX支援を行う中で、電話対応が業務のボトルネックになっていました。そこで電話代行を導入することで、業務効率を改善させ現在のハイブリッドな働き方のスタイルを更に効率良くできるようにしたいと考えています。
個人事業主でDX系コンサルタントをしております。
専門領域は、業務フロー整理・可視化、基幹システム刷新（販売管理／在庫管理）、ノーコード・ローコードツール導入支援、ITベンダー選定・PMO支援などを行っています。
現在の業務スタイルは、自宅＋クライアント先＋オンラインのハイブリッドです。スタッフは持たず、案件ごとに外部パートナーと連携して業務を進めています。
DX支援を行う中で、次第に電話対応が業務全体のボトルネックになっていることを強く感じるようになりました。
特に、要件定義や資料作成といった集中力を必要とする作業中に電話が入ると、一度思考が途切れてしまい、元の作業に戻るまでに時間がかかってしまいます。
また、客先での打ち合わせやオンライン会議中は、そもそも電話に出ることができず、後から着信に気づいて対応が遅れてしまうことも少なくありませんでした。
結果として、個人の携帯電話が事実上の「代表電話」のような状態になり、常に電話を気にしながら仕事をしている感覚がありました。
一方で、地方企業の経営者の方々を中心に、「まずは電話で一度話したい」というご要望が非常に多いのも事実です。そのため、電話そのものを完全になくしてしまうという選択肢は現実的ではなく、 電話は残しつつも、対応の仕方を見直す必要があると感じるようになりました。
・思考を止めずに仕事をしたい
DX構想や業務設計は集中力が重要で、1本の電話で作業効率が大きく落ちてしまう。
・電話に出られないことへの心理的ストレス
「今、鳴っている電話は大事かもしれない」という余計な意識が常に頭に残ってしまう...
・新規問い合わせの取りこぼし防止
WEB経由ではなく、紹介・口コミで直接電話がかかってくるケースが多いため。
・電話内容の属人化を防ぎたい
記憶頼りではなく、要件を整理した状態で把握したかった。
電話代行サービスを導入するにあたって、私が特に重視したポイントはいくつかありました。
まず一番大きかったのは、こちらの社名で、きちんと丁寧に電話応対をしてもらえることです。個人で活動しているとはいえ、クライアントや新規の問い合わせに対しては、会社としての窓口がしっかりしている印象を持ってもらいたいと考えていました。
次に重視したのが、電話の内容をメールですぐに確認できることです。打ち合わせ中や作業に集中している時間帯は、電話に出られないことも多く、後から内容を落ち着いて把握できる仕組みが必要だと感じていました。
要件が整理された状態で届くことで、対応の優先順位も付けやすくなります。そしてもう一つ重要だったのが、作業に集中したい時や予定が立て込んでいる時など、状況に応じて電話対応を自分でコントロールできることです。
すべての電話を即時に転送してしまうと、かえって負担が増えてしまうため、「今は受けない」「内容だけ把握したい」といった判断ができる運用を求めていました。
こうした点を踏まえた結果、すべての電話をそのまま転送するのではなく、自分の業務状況に合わせて電話対応を柔軟にコントロールできるプランを選びたいと考えるようになりました。
電話秘書
DXコンサルタント様の場合、渋谷オフィスでは、5つあるプランの中でもちょうど真ん中に位置する「アドバンスプラン（月額10,000円）」をおすすめ致します。
アドバンスプランには、
・貴社名での丁寧な電話応対
・貴社の会社情報を踏まえた一次案内
・スケジュール対応
・メールによる迅速なご報告
・通話録音サービス
・時間外アナウンス（定型文）
・転送電話サービス
といった、会社の代表電話として必要な機能が一通り揃っています。
DXコンサルタント様は、「電話を完全につなぎたいわけではないけれど、きちんと受けてもらいたい」というご要望をお持ちの方が多い印象です。
アドバンスプランは、月80件までのコールに対応可能なため、電話の件数が増えすぎることなく、ご自身の業務ペースに合わせて電話対応をコントロールしやすい点も特徴です。
すべてを即時転送するのではなく、まずは私ども電話秘書が内容をお伺いし、緊急性やご希望に応じてご連絡方法を調整することで、DXコンサルタント様が本来集中すべき業務の時間を守りながら、大切なご連絡を取りこぼさない体制を整えることができます。
正直に言うと、もっと早く電話代行を導入していればよかったというのが、今の率直な感想です。
電話が鳴らなくなっただけで、日々の仕事の進めやすさがここまで変わるとは思っていませんでした。以前は、作業中も常に着信を気にしていましたが、今は目の前の業務にしっかり集中できています。
また、電話の内容が要件を整理した状態で届くため、状況を把握してから判断するまでのスピードも明らかに早くなりました。「今すぐ対応すべきなのか？」「後で折り返せば問題ないのか？」といった判断を、落ち着いて行えるようになった点も大きな変化です。
何より、「電話に出なければならない ...」というプレッシャーから解放されたことで、精神的な負担がかなり軽くなったと感じています。仕事のオン・オフの切り替えもしやすくなりました。
加えて、電話代行を導入したことで、クライアントから「きちんとした窓口がある会社」という印象を持ってもらえるようになったのも予想外の効果でした。
個人事業主であることが、これまで以上にマイナスに感じられなくなり、安心して相談してもらえる環境が整ったと感じています。
DXを支援する立場だからこそ、クライアントに業務改善を提案するだけでなく、自分自身の業務環境も最適化していくことが大切だと、改めて実感しています。
