電話応対に関するご質問

こちらでは、電話応対に関するご質問とその回答をご紹介しています。

Q. 簡単な周辺案内をして頂くことはできますでしょうか？

A. 周辺案内につきましては、電話応対の便利な機能「Q&A対応」で簡単なご案内でしたら可能でございます。この場合、通常の電話応対とは異なりますので応対内容の詳細につきましてはヒアリング等を交えならお打合せいたしますので宜しくお願い致します。

Q. 電話代行を依頼して、お客様から電話があったときに1コールごとの報告はしてもらえますか？

A. はい、可能でございます。お客様から電話が掛かってきて、その電話応対が完了するごとにその都度電話があったことをご報告しております。ご報告をするタイミングは電話応対が完了してから約30秒後となります。

なお、明らかな間違い電話、勧誘・セールス等の電話につきましては、契約者様にとって負担となりますので、弊社電話秘書が丁寧にお断りの対応をさせていただいております。

Q. 複数の事業所をまとめて電話代行してもらうことは可能でしょうか？

A. 弊社の電話代行は、１契約で応対社名が同じなら複数の事業所をまとめて電話応対することは可能でございます。しかし、応対社名が異なる場合は別々の契約として承っております。

なお、応対社名が異なるとは、例えば以下のような場合になります。
１．東日本株式会社
２．西日本株式会社

Q. お客様からの連絡事項を担当者別の携帯にすぐに連絡してもらうことができますか？

はい、可能でございます。貴社あてにお客様から電話あって連絡事項などの応対内容につきましては、予め弊社に登録してある担当者様の携帯へ随時ご連絡しております。弊社ではお客様と電話秘書の応対内容をすべて録音保存しております。

電話応対が終了すると予め登録してある携帯電話番号にコンピューターが30秒後に電話をかけますので、他の携帯番号に間違えてかけてしまう、電話報告を忘れてしまう等のミスがなく確実な連絡手段が構築されておりますのでどうぞご安心ください。

現在利用している電話代行サービスでは、お客様から電話がかかってくると「只今、外出中です。」と、いつも決まって同じ応対でそれ以外の対応ができません。たとえば、「本日は出張中です。」というような臨機応変な柔軟な対応は可能でしょうか？

A. はい、可能でございます。スタンダードプランからは担当者別スケジュール対応という応対サービスが標準で付いていますので、前もって電話秘書までスケジュール（出張、打合せ中など）をご連絡いただければ指示通りに対応いたします。また、ビジネスプランからはＱ＆Ａにも対応しておりますので臨機応変に柔軟な電話応対が可能となります。

Q. 電話応対の際に、お客様から当社まで道順を聞かれたときも対応してもらえますか？

A. はい、対応可能でございます。電話代行サービス導入前には貴社の依頼内容等をしっかり打合せをしております。その中には貴社の住所や道順（Google マップで確認）までヒアリングして弊社CTIシステムにインプットしております。

Q. 電話での商品受注や商品内容についての説明等はしていただけるのでしょうか？

A. はい、商品受注の電話応対につきましてはエグゼクティブプラン（月額：25,000円）で承っております。

商品内容についての説明は、Q&A対応で簡単なご説明でしたら可能でございます。また、商品受注・商品説明以外の電話応対につきましてもエグゼクティブプランには標準で含まれておりますのでご安心ください。

商品受注の電話応対につきましては、電話代行の応対事例集に掲載されておりますので併せてご覧いただければ幸いです。

Q. 電話秘書が、社員から指定されたお客様へのメッセージを受け取り、そのお客様からの電話に対応する際に、そのメッセージを伝えることができますか？

A. はい、可能でございます。予め担当者様から連絡事項をお預かりして「お客様へ伝言連絡」は、ビジネスプランまたはエグゼクティブプランで承っております。

お客様にお伝えする連絡事項につきましては、その都度メールにてご連絡していただければと思います。ご連絡をいただいた時点で漏れがないように弊社コンピュータに登録させていただいております。

例として、「明日、○○会社の田中さんから◎◎の納品の件で電話があったら、◎◎は3月25日の納品になります」というように、ご連絡していただければと思います。

Q. 弊社の担当社員から特定なお客様に対する連絡事項を渋谷オフィスの電話秘書が受けて、そのお客様の電話受けた時に連絡事項を伝えることは可能ですか？

A. はい、ご質問の電話応対はビジネスプランおよびエグゼクティブプランで可能でございます。

ご質問のとおりに貴社の大切なお客様から電話がかかってくるとわかっている場合、あらかじめ弊社の電話秘書が貴社の担当者様から連絡事項や伝言をお預かりしてお客様へお伝えすことができます。お客様へお伝えする連絡事項等は弊社までメールにてご連絡いただいております。

Q. 弊社の担当社員は5人おりますが、社員が退社・入社したときや変更になったときは知らせる必要はありますか？

はい、弊社では電話応対を円滑および丁寧に行うために、電話代行サービスをご契約していただいている会社様の社員およびスタッフ様をすべて無料にてご登録いただいております。

一つの電話応対事例を挙げながらご説明いたしますと、例えば貴社の社員様が一人増えて、そのような状況を弊社が認識していない状態で客様からその社員様あてに電話がかかってきたとします。

そのとき電話秘書はコンピュータに予め登録されている社員名簿を確認しながら電話応対しますので、その社員は貴社に在籍してない旨をお客様にお伝えするかありません。

また逆に既に退社された社員様あてにお客様から電話がかかってくることもよくあります。その場合も同様で弊社の電話秘書は社員が退社されたことを知りませんので、「○○は、只今外出しております」と応対することになります。

このようにどちらにいたしましても、貴社および貴社のお客様にとって不利益となりますので、社員様が退社・入社・変更になるときは予め弊社までメールにてご一報いただければ幸いです。

貴社のビジネス発展のために貴社の秘書として精一杯のサポートをいたしますのでどうぞよろしくお願い致します。

Q. 9時～18時の営業時間外に電話が鳴った場合は自動的に当社に電話がかかるようになるのですか？また、特別に決まった内容の音声を返答する場合は、別途料金がかかるのですか？

営業時間外は「自動的に貴社に電話がかかるように＝転送電話サービス」「決まった内容の音声を返答＝時間外アナウンス」は、どちらも可能でございます。

ただ、ご契約いただくプランによって別途料金が必要な場合と不要な場合がございます。

例えばスタートプラン（月額：3,000円）ですと、転送電話サービスおよび時間外アナウンスはオプションとなりますので別途料金が必要となります。

スタンダードプラン（月額：9,000円）ですと、転送電話サービスおよび時間外アナウンスはスタンダードプランの標準サービスとして含まれておりますのでオプション料金は不要となります。)