通話接続、通話録音サービス、その他オプション機能についてのご質問

こちらのページでは、通話接続、通話録音サービス、その他オプション機能についてのご質問とその回答をご紹介します。

通話接続サービスのご質問

通話接続サービスに関するご質問に対する回答をご紹介します。

Q. 通話接続サービスの電話料金負担について教えてください

A> 通話接続サービスの電話料金は、お客様から渋谷オフィスの電話秘書スタッフまではお客様の負担となります。

電話秘書スタッフから接続先の担当者様までは契約者様の負担となります。電話料金はNTT実費となりますので、弊社で一旦立て替えてから翌月に通話料金明細書を同封してご請求となります。

Q. お客様からの電話をオペレーターが出てから内線電話のように担当者につなぐことはできますか？

A. はい、通話接続サービスで可能です。通話接続サービスとは、お客様から貴社の担当者あてに電話がありますと、電話秘書（オペレーター）が担当者様の携帯や固定電話に電話をかけて、お客様の電話を内線のように担当者様へおつなぎするサービスです。

なお、お客様の電話をおつなぎしたときに、担当者様が電話にでらないときは改めて電話秘書が対応してお客様との応対内容をご報告いたします。

通話接続サービスはエグゼクティブプランには標準で含まれております。他のプランでもオプション（月額：5,000円）で追加することができます。通話接続サービスの接続先（担当者別）は5人まで可能でございます。

Q. 通話接続サービスや通話録音サービスの音声は、きちんと聞き取ることができますか？雑音が入ったりはしませんか？

A. はい、通話接続サービスや通話録音サービスの音声は、通常の電話機で話をしているようにクリアーできちんと聞き取ることができます。

雑音に関しては通常の電話とまったく同じように、静かな場所での会話ならばよりクリアーで、電話回りの環境が騒々しい場所ならばそれを再現いたします。

つまり、通常の電話と同様とお考えになっていただければ差支えございません。もし音質に関して不安があるような場合は、通話接続および通話録音のテストをしていただきまして実際にその音質を確認されることをお勧めいたします。

弊社の通話接続サービスおよび通話録音サービスは、最先端技術を駆使して独自開発しておりますので自信を持ってお勧めさせていただきます。

Q. お客様から掛かってきた電話を保留の状態で在籍しているように転送できますか？

A. はい、可能でございます。弊社の電話代行サービスでは通話接続サービスというサービスがございます。

お客様から掛かってきた担当者様あての電話を電話秘書が一旦保留にして担当者様に在籍しているスタイルで電話を転送しておつなぎすることができます。

通話録音サービスについてのご質問

＜通話録音サービスについて、詳しい詳細＞（Q2）御社の電話代行では通話録音サービスと通話接続サービスというのがありますが、通話接続サービスのときには、お客様と弊社担当者の会話になっていると思いますが、その時も通話内容は録音されているのでしょうか？また、お客様と弊社担当者の会話になってから再度電話秘書スタッフに電話を戻すことができるようですが、その場合は通話録音はどうなるのでしょうか？結論から申し上げますと、お客様 ⇔ 貴社担当者様の会話は録音されません。お客様 ⇔ 貴社担当者様の会話は貴社にとって外部に漏れてはいけない会話が含まれる可能性がございますので弊社では通話録音をしておりません。（Q1）貴社の電話代行サービスでは通話録音というサービスがあるそうですが、通話を録音するときはお客様とオペレーターの両方の声がそのまま録音されますか？また、録音保存された録音の聞き方と録音保存している期間を教えてください。よろしくお願いします。はい、仰るとおり通話録音サービスはお客様とオペレーター電話秘書の両方の会話のやり取りをそのまま録音しております録音保存された録音の聞き方は、会話が終わり録音保存されると契約者様の携帯電話にご連絡を差し上げております。着信すると音声ガイダンスが流れてきますので、予め決めてある暗証番号を入力していただければすぐに録音を聞くことができます。なお、録音保存期間は3ヶ月となります。3ヶ月を過ぎた録音は古いものから自動的に削除されていきます。

オプション機能のご質問

オプション機能に関するご質問とその回答をご紹介します。

Q. 代表電話番号にかかってきたユーザーからの問合せ電話を各部署へ電話交換手のように振り分けて転送してもうらことはできますか？

A. はい、できます。弊社電話代行のサービスのひとつに通話接続サービスがございます。貴社代表電話にかかってきた電話を弊社電話秘書が受けてから、貴社の各部署へ振り分けて内線同様におつなぎいたします。

なお、貴社代表電話を弊社電話秘書が受けるためには、貴社電話番号を弊社電話番号にNTTのボイスワープ等を使用して事前に転送していただく必要があります。

Q. 現在電話とFAXの番号が兼用なのですが、電話は通常どおり使用できるのでしょうか？

A. FAX転送サービスは、転送する際にかかってきた電話がFAXか電話か判断することがでません。したがいまして基本的には電話は通常通り使用できるものと思われます。

ただ、FAXが転送された場合にきちんとFAXを受けられるかどうか、お手持ちのFAX機の仕様によっても変わってくる場合がございます。

通信の詳細につきましては色々な要因が関係しておりますので、サービス開始前に実際に電話とFAXを転送してみてテストするのが一番よいかと思います。テストご希望の際はお気軽にどうぞお気軽にご相談ください。

Q. 弊社の担当社員は５人ぐらいですが、途中で担当社員の変更や追加などはできますか？

A. はい、もちろんでございます。担任されている社員様の変更や追加に関しましては、事前に必ずご一報いただけますようお願い申し上げます。

このようにお願いする理由は、退職された社員様宛に電話がかかってくることがしばしばあるためでございます。退職の事実を事前にお知らせいただけない場合、私どもの電話秘書スタッフはその情報を把握しておりませんので、適切な電話応対ができなくなってしまいます。

また、新たに担当される社員様がご入社された際も、事前のご連絡がないと「その方は弊社には在籍しておりません」という応対をせざるを得なくなります。

電話秘書スタッフは、常にお客様の最新の電話応対情報を確認しながら対応をしておりますので、担当者様の情報だけでなく、貴社内での情報変更があった際には、事前にメールでのご連絡を賜りますようお願い申し上げます。

Q. 社名が同じならば２ヶ所以上からの電話応対も１契約の電話代行料金でOKというのをもう少し詳しく具体的に教えてください。これは社名が同じなら2回線の電話応対でも１契約でもOKということでしょうか？

A. お問い合わせいただきありがとうございます。ご案内させていただきますと、本社と支店など複数の場所からボイスワープやその他の転送機能を使用して弊社の電話代行サービスに転送いただく場合、会社名が同一であれば、場所の数に関わらず月額料金は1契約分のみで対応させていただきます。

つまり、会社名が同じであれば、異なる地域からの複数の電話回線を使用しても、追加の契約料金は発生せず、1契約の料金で電話応対を行うことが可能です。

ただし、重要な点として、同じ会社名（屋号）であることが必要です。例えば、「東京株式会社」と「大阪株式会社」のように、社名が異なる場合は、それぞれ別の契約として扱われ、それぞれに契約料金が発生しますので、この点についてはご理解とご了承をお願いいたします。

Q. 時間外アナウンス＋留守機能（￥5,000）を拝見しました。留守録1件の録音時間はどのくらいでしょうか？留守録音は何件まで録音できますか？

A. ご連絡いただき、誠にありがとうございます。弊社の留守録サービスに関する詳細をご案内申し上げます。

まず、お客様にご利用いただける留守録の1件あたりの最大録音時間は60秒とさせていただいております。また、現在のところ、録音されたメッセージの件数や保存期間については上限を設けておりません。ただし、将来的に仕様が変更される可能性がございますので、その点につきましては何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

さらに、お客様からのお電話が録音された際には、事前に登録いただいている担当者様の携帯電話へのご報告が可能でございます。なお、このご報告に伴う通信費につきましては実費を申し受けますので、ご了承ください。

また、時間外におけるアナウンスメッセージに関しましては、弊社の電話秘書が丁寧に録音を行います。音声のサンプルにつきましては、こちらのページにてご用意しておりますので、ぜひご参考になさってください。