芸能事務所/プロダクションが抱える「電話対応の課題」
芸能事務所/プロダクションは、一般企業に比べ 電話の種類が多岐にわたり、緊急度もバラバラです。
「担当者が不在のことが多い」「現場と事務所が分かれている」などの事情もあり、電話対応の負荷が非常に高い業界です。
渋谷オフィスの電話代行サービスは、こうした複雑な電話内容に対して“業務フローに合わせて柔軟にカスタム対応”できる強みがあります。
1. 出演依頼・取材依頼の電話が担当者不在で取れない
よくある問題
・撮影同行・ロケ移動中のため、事務所に誰もいない
・重要な出演依頼が留守電行き → 機会損失
・担当者の携帯に直電され、作業にならない
渋谷オフィスなら
・オペレーターが一次受付し、依頼内容・媒体名・スケジュール候補・連絡先を正確にヒアリング
・即時に Slack / LINE / ChatWork / メールで通知
・急ぎ案件は“至急”扱いで担当者へホットライン連絡も可能
→効果：出演チャンスを逃さない。外出時でも案件を即キャッチできる。
2. ファンからの電話が多く、業務が止まる
よくある問題
・ファンの声援・問い合わせ・雑談目的の電話が頻繁
・忙しい時間帯に限って雑多な電話が集中
・本来対応すべき案件が埋もれる
渋谷オフィスなら
・事務所のルールに合わせて「ファン対応は不可」「公式SNSを案内」「問い合わせフォームへ誘導」など対応可能
・営業電話・迷惑電話同様に カウント対象外（プランにより）
・必要な電話だけ選別して通知
→効果：スタッフの時間が奪われず、本来の業務に集中できる。
3. クレームやトラブル電話の一次対応が精神的にきつい
よくある問題
・チケット関連のトラブル
・SNS炎上からの抗議電話
・現場ルールへの不満
・感情的・攻撃的な電話
渋谷オフィスなら
・トレーニングされたオペレーターが 冷静・丁寧に一次対応
・言い争いにならず、内容を正確にまとめて通知
・必要な場合だけ事務所側が対応 → 精神的負担を軽減
→効果：スタッフのメンタル負担が大幅に減り、トラブルも沈静化しやすい。
4. スケジュール調整・候補確認の電話が煩雑
よくある問題
・「この日空いてますか？」という確認電話が膨大
・担当タレントが複数人 → 事務所がパンク
・出先では台本・スケジュール表をすぐ確認できない
渋谷オフィスなら
・あらかじめ共有したルールに基づき、"仮押さえ・不可・折返し対応" を判断して案内
・細かいヒアリング内容もそのままチャット送信
・スケジュールを確認した上で、事務所側が後から返信可能
→効果：スケジュール確認業務が劇的に減る。
5. 現場スタッフは電話に出られない → 情報の行き違いが起きる
よくある問題
・ロケ中・収録中は携帯不可
・移動中で担当者に繋がりにくい
・情報の共有ミスで「誰が対応するのか？」が混乱
渋谷オフィスなら
・すべての電話内容がチャットに記録される→ 誰が見ても状況がわかる
・オペレーターが「担当者不在時のルール」に従って案内→ 一貫した応対ができる
→効果：情報が一本化されるので、ミスや抜け漏れが減る。
6. 各メディアの問い合わせが多く、受付だけで時間が消える
よくある問題
・TV局、雑誌社、Web媒体、イベント会社からの問い合わせ多数
・業界特有の“急ぎ”が多い
・担当者宛の電話が爆発的に多い
渋谷オフィスなら
・業界向けヒアリング項目を設定可能
-媒体名
-企画内容
-放送／掲載時期
-出演タレント
-スポンサーの有無
-ギャラレンジ など
・必要項目をまとめて通知するため、担当者は判断が速い
→効果：メディア対応の“下処理”を代行して効率化できる。
