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弁護士/法律事務所

弁護士・法律事務所様の
電話代行活用事例

世の中には信用を必要とする職業はたくさんございます。 どの職業に関しても電話代行サービスの有用性はございます。

特に信用の重要性が高い職業である「弁護士・法律事務所」様にとって信用は死活問題です。弊社では、多くの弁護士・法律事務所様が電話を活用した秘書代行サービスの導入により確信的な利益を得ております。

こんなお悩みありませんか?

課題① 相談がビジネスにつながらない(1)
様々な宣伝の効果があって、法律相談の電話はたくさん受ける。 しかし、相談の電話がかかってきても、途中からなんとなくクライアントの腰が引けてきて、気が付くと実際の案件に着手するまで行かずにフェードアウトしてしまう。
こういうこと、ありませんか?

課題② 相談がビジネスにつながらない(2)
やはり同じように、法律相談はきちんとあるし、しかも相手の腰が引けている感じもない。 それどころか、先方から積極的に相談をしてくれ、お互いに信頼関係が構築されてきているように感じていたのに、では着手という所になると途端にクライアントがいなくなる。
こういうこと、ありませんか?

課題③ 認識の食い違いが頻繁に起こる。
クライアントや係争相手との間で起こる認識の食い違い。 とくに、書類上には残っていない、いわゆる言った言わないというレベルでの食い違いというのは、確認する術がありません。そして、いつの間にか相手に不快な思いをさせ、信用や実績に響く事態になっていく...
こういうこと、ありませんか?

課題④ 私生活に影響が出る。
弁護士・法律事務所様に依頼するクライアントは、切羽詰まっていることが多いですよね。 そのせいか、頻繁に事務所や念のためにと教えてしまった個人の携帯電話に、昼夜を問わず休日だろうとお構いなしにクライアントから相談や経過報告を求める電話がかかってくる。

気がつけば、プライベートタイムの概念がなくなり、仕事に影響が出ることも...
こういうこと、ありませんか?

その悩み、原因はここにあります

課題①の原因 クライアントの腰が引ける → 第一印象が良くない(固すぎる)
もともと弁護士・法律事務所という職業はハードルの高いお仕事です。となると.. 依頼をしようと相談してきたクライアントにとって、一番必要な第一印象は「誠意と親切心を感じる第一印象」になります。

平たく言えば「優しそうな感じ」や「柔らかな物腰」という雰囲気です。 切羽詰まって相談してきている相手に安心感を与え、この人にならすべてを話してもいいと思わせる第一印象。
そこに改善のポイントがある場合が多々ございます。

課題②の原因 親密な相談がビジネスにつながらない → 信頼に足る格式が感じられない(柔らかすぎる)
親密な相談ができているということは、少なくても相手に近寄りがたい印象は与えていません。しかし、同時に、クライアントにとっての弁護士・法律事務所という職業には、ある程度の実績や堅実さを感じられる「格式」というものが必要にもなってきます。

そう、親しみやすいだけでは、ただの相談相手、実際案件に着手する為には信頼できる格の高さは必須。この人になら全てを安心して任せられるという想いは、親しみやすさだけでは生まれてきません。

課題③の原因 認識の食い違い → 非文書情報の記録と保持。
弁護士・法律事務所様に案件を依頼するクライアントは、往々にして冷静ではないことがあります。そして人というのはそういう時に、いつも通りの記憶力を発揮できないことはよくありますので、当たり前に記憶しているだろう出来事も記憶できていないことが多いものです。

そんな時、必要なのは、いわゆる文章に残らないやり取りの記録。 依頼者であるクライアントはもちろん係争中の相手に対しても、音声による会話の記録(通話録音)があれば決め手になります。

課題④の原因 私生活への浸食 → クライアントとの距離。
大きな問題を抱えているクライアントにとっては、弁護士・法律事務所様は最後の頼みの綱。なにか不安になるたびに相談したり、下手をすると不安な心を安心させるために、ただ声を聞きたいという状況にもなりえるものですよね。

そんな時、クライアントに親身になりすぎることで、ビジネスの枠を超えてしまうこともあり得るでしょう。大きな問題を抱えて不安でいるとはいえ、やはりクライアントはビジネスの相手には違いありません。 その距離感をしっかり保つ必要があります

Shibuya Officeの電話代行サービスならこう変わる。

課題①はこう変わる 第一印象がはっきりと変わります。
ビジネスによる第一印象は、初めの電話応対でほぼ決まります。 そんなとき、その最初の応対を電話応対のエキスパートである電話代行サービスに任せていただければ、その第一印象は劇的に変化します。

実際の相談に至る時には、すでにクライアントに安心感を与える第一印象を与えている、ということも可能でございます。

課題②はこう変わる ハイステータスを感じさせる対応とプロセス。
電話代行サービスは、ある意味秘書のような仕事をしております。電話における受け答えの物腰の上品さはもちろんのこと、それだけではなく、実際弁護士の先生や相談をする人につなぐまでのプロセスにも、秘書が存在しているかのような印象を与えることができます。

ある意味、意図的な中継を伴うプロセスは、相手に「しっかりした事務所だ」という印象を与えます。 そして、そのプロセスと上品な受け答えにこそ「ハイステータス」は宿ります。

課題③はこう変わる 電話応対の記録と保持がスムーズに。
弊社電話代行サービスでは通話録音サービスをご用意しております。 これにより、弊社をご利用していただくことで、電話対応の応対内容は音声情報として記録され保持されます。

少なくとも通話録音サービスをご利用いただいた通話に関しては、その後の食い違いや齟齬が発生しづらくなります。 弊社サービスにてお受けした通話内容に関して「言った言わない」が発生することは皆無になります。

課題④はこう変わる プライベートタイムに受ける情報を取捨選択。
弊社電話代行サービスをご利用いただければ、プライベートタイムであっても弊社で電話の管理をすることができます。もちろん通話内容の保持や、通話接続サービスによる個人携帯や事務所電話への接続も「事前了解を得た上」でお繋ぎすることが可能です。

緊急の重要要件は通話接続サービスでお繋ぎし、そうでないものは弊社の電話秘書の段階で要件をお聞きして「お断り」や「折り返し」することもできます。その通話内容や相手の需要度によってプライベートタイムの電話の取捨選択ができ、先方と弁護士様の間に弊社を挟むことによって、適度なクライアントとの距離を保つことができるようになります。

弁護士・法律事務所様の応対事例

高橋弁護士様の応対事例

高橋弁護士様のご要望として「午前11時~午後16時までは、事務業務に専念したいのと裁判所に出かけている場合が多いので、外部からの電話は不在応対にしてください。それ以外の午前9時~11時と午後16時~18時の電話については、事務所まで通話接続で繋いでください。」とのことです。

◇ 12:30に入ったお電話

「高橋法律事務所でございます。」

「弁護士の渋谷と申します。」

「いつもお世話になっております。」

「いつもお世話になっております。高橋弁護士はいらっしゃいますか?」

「申し訳ございませんが只今外出しておりまして、16:00ごろ戻る予定となっております。もしよろしければご用件を伝えるように致しますが・・」

「それでは、昨日の件でお電話があったとお伝え頂ければ分かりますのでそのようにお伝え下さい。」

「かしこまりました。そのように申し伝えます。念の為にご連絡先をお願い致します。」

「03-1234-5678です。」

「復唱いたします。03-1234-5678ですね。それでは伝えるように致します。」

「よろしくお願い致します。失礼致します。」

「かしこまりました。失礼致します。」


オペレート完了後に高橋弁護士様へご連絡。その後、高橋弁護士様が通話録音を確認

高橋弁護士様の感想:昨日の件だったらすぐに対応出来るな。戻り時間を伝えてもらえるから余裕が持てスムーズに進められるな... それに録音を聞くとオペレーターの受け答えや微妙な雰囲気も分かるので安心できるな。




◇ 16:30に入ったお電話

「高橋法律事務所でございます。」

「東京クレジットの野坂と申します。」

「いつもお世話になっております。」

「いつもお世話になっております。渋谷たろう様の件でお電話いたしました。」

「担当弁護士は誰になっておりますでしょうか?」

「高橋先生です。」

「はい、では少々お待ちください。」


お客様の電話を保留にして高橋弁護士様の事務所の一般回線へ電話をおかけします。




 高橋弁護士様 
「こんにちは高橋です。」

「渋谷オフィスです。お世話になっております。只今、東京クレジットの野坂様より高橋弁護士様宛にお電話がかかっています。」

 高橋弁護士様 
「あ、そうですか。では電話を繋いでください。」

「それではおつなぎ致します。」



東京クレジット様のお電話を高橋弁護士様へおつなぎいたします(通話接続サービス)




 高橋弁護士様 
「お電話変わりました。高橋です。」

「お世話になっております。東京クレジットの野坂です。じつは先日の件なんですが...」



高橋弁護士様の感想:スケジュール通り電話を内線同様に繋いでくれて助かるなぁ。本当の秘書と同じ感覚だ。



秋山弁護士様の応対事例

「秋山法律事務所でございます。」

「渋谷花子と申します。いつもお世話になっております。」

「渋谷花子様ですね、いつもお世話になっております。」

「秋山先生いらっしゃいますか?」

「はい、少々お待ちくださいませ。」



渋谷花子様の電話を保留にして、電話秘書が秋山弁護士様の携帯へ電話をかけます。




 秋山弁護士様 「はい、秋山です。」

「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。只今、渋谷花子様よりお電話が入っておりますが...」

 秋山弁護士様 「今、打合せ中なので30分後にかけなおしますと伝えてください。」

「はい。かしこまりました。」



保留を解除して、渋谷花子様の電話に戻ります。




「お待たせいたしました。申し訳ございませんが只今、打合せ中でして30分後くらいに折返しご連絡すると申しておりましたので、しばらくお待ち願えますか。念の為にお電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

「そうですか、わかりました。電話番号は090-1234-5678です。」

「復唱いたします。090-1234-5678ですね。」

「はい。よろしくお願いいたします。」

「かしこまりました。失礼致します。」



オペレート完了後、通話録音が入った事のご報告を秋山弁護士様宛にメール送信いたします。


秋山弁護士様の感想:本当は打合せではなかった... ちょっと私用のため手が離せなかった。でもこうやって応対内容はすぐ録音確認できるから便利だな。




森下弁護士様の応対事例


本日の森下弁護士様のスケジュールは、「朝から外出して14時頃に事務所戻り」となっておりますので、スケジュール対応をいたします。


「森下法律事務所でございます。」

「東京地裁 民事20部 書記官の加藤です。森下先生いらっしゃいますか?」

「東京地裁民事20部 書記官の加藤様ですね、いつもお世話になっております。」

「只今外出しておりまして14時頃事務所に戻る予定となっておりますので、ご用件をお伺いいたしまして戻り次第折返しご連絡いたします。」

「承知致しました。それでは、お伝え頂きたいのですが、田中様の書類をお送り頂きましてありがとうございます。その書類の件でお話がございます。とお伝え下さい。」

「かしこまりました。送っていただいた書類の件ですね、そのように申し伝えますので、失礼いたします。」



オペレート完了後、通話録音が入った事のご報告を森下弁護士様宛にメール送信いたします。その後、森下弁護士様が録音内容を確認し要件を把握してから書記官の加藤様にお電話しました。



森下弁護士様の感想:録音での報告だと正確なのは勿論のこと、先方のニュアンスも伝わってくるので安心して折返しの電話をすることができるな。



電話代行を専門に25年超、12,000社以上の実績

「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「士業対応なのに低価格で助かる」等、 お陰様で弊社電話代行ご契約の先生方々からは、沢山の弁護士様をご紹介いただきまして大変感謝しております。

6ケ月間(520時間)以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる 在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。

渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。 リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。

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