様々な特許などの申請を手伝う、特殊な仕事をしている弁理士・特許事務所様。
特に個人事業主としてそれをしていらっしゃる方にとって、一番大きな負担となるのは人間関係だったりします。
それは顧客と会社の人間関係であったり、会社内で働く従業員の人間関係であったりと様々ですが、時に業務以上に頭を悩ませる問題であることは間違いありません。
そんな時、実は電話代行がおおいに役に立つのです。
課題① 顧客の特徴を把握できない
大手ならまだしも中小の弁理士・特許事務所にとってクライアントは神様。
型通りのマニュアルに従って仕事を受けるわけにもいかず、顧客ごとに様々な受注の形が存在し、時にはそれがきちんと把握できずにお叱りを受けることが……。
こんなこと、ありませんか？
課題② 社員の人間関係が良くない
個人事務所になると、人間関係は濃密になります。
特に士業系の事務所になると、その人間関係は、より上下関係が厳しくなったり、徒弟制度的な色合いを帯びてきて時にぎくしゃくしてしまうことも……。
こんなこと、ありませんか？
課題③ 業務が滞る
なにかと雑事が多い、弁理士・特許事務所様の仕事。
本来やらなければいけいない業務を後回しにして、いろいろな雑事に時間を使ってしまい、残業がひたすら続いてまるでブラック企業のようになってしまう。
こんなこと、ありませんか？
課題①の原因 顧客の特徴を把握できない→記憶だよりと共有の不徹底。
Aさんは先払い、Bさんは納期に余裕がある、Cさんは仕事に裁量を持たせてくれる、Dさんは紙の書類じゃないと受け取らない。
など、様々な要求が個人で存在する場合が多い個人事業の事務所。
こういった、個人別のニーズが混乱し、管理できていない原因は、まずは情報を記憶に頼ってしまうということと、その情報を全社員が共有していないことで起こります。
そして、これをしくじれば、長年の顧客を失うことにもなりかねません。
課題②の原因 社内の人間関係の悪化→社員の把握不足
社内の人間関係の悪化は、ひとえに社員への理解度にかかってきます。
どの社員がどのような特徴を持っていて、どんな風に仕事をこなし、どんな性格であるのかなど、人間関係のキーになることを把握できていないのです。
個人事業の事務所であれば、こういった個人の特徴を知らないと、かなり大変。
人間関係の構築だけに終始しては、仕事にはなりません。
課題③の原因 業務の遅滞→役割分担の不徹底
仕事における雑事が多ければ多いほど、仕事の分担というのは重要になってきます。
一人の人間があまりにたくさんの仕事を抱え込んだり、本業の邪魔になるほどの雑事をこなしていたら、いい仕事はできません。
きちんと適材適所で仕事分担をしていかないと、本業のクオリティーは下がる一方。
しかも、精神的な負荷や肉体的な負荷が大きくなり、時間不足で休暇も取れないなどということになれば、身体や心に大きなダメージをおうこともあるのです。
課題①はこう変わる 情報管理と円滑な情報共有が生まれる
Shibuya Officeの電話代行サービスでは、録音データの管理など情報管理のお手伝いもさせていただいています。
また、社員様のスケジュールを把握したり社員様同士の連絡も、円滑に行えるようなサービスも取り揃えてあります。
これにより、記憶だよりの情報だけでなく、形として残る情報を手に入れることができ、その情報を円滑に共有できるようになるのです。
課題②はこう変わる 社員の把握に一役買います
Shibuya Officeの電話代行サービスは、顧客だけでなく社員同士の連絡にも使うことができます。
これにより、社員同士のコミュニケーションが増え、また、つねにお互いの存在を把握しながら仕事に打ち込むことができるのです。
こうすることで、社員一人一人の状況は当然把握しやすくなり、いつでも連絡を取り合える環境は人間関係に大きなメリットとなることは間違いありません。
また、Shibuya Officeの電話代行サービスでは、社員様一人一人のスケジュールも把握して、業務を行っています。
課題③はこう変わる 本業と事務の完全分業
Shibuya Officeの電話代行サービスを使えば、新しい人件費をかけることなく、本業と事務を分業できます。
というのも、Shibuya Officeの電話代行サービスは、単に電話応対を代行するわけではなく、様々な電話にまつわるサービスをご提供させていただくことで、まるで秘書のような役割もこなすのです。
これにより、雑務が本業に与える影響は最小限に食い止めることができます。
これは、細かい仕事の多くなりがちな弁理士・特許事務所の業務にとっては、大きなアドバンテージとなるでしょう。
「はい、松本特許事務所でございます。」
「初めてお電話を致します、日本株式会社の佐藤と申します。少々よろしいでしょうか？」
「お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？」
「特許出願手続きについて少々お伺いしたいことがありまして、ご担当者様いらっしゃいますでしょうか？」
「申し訳ございません。ただいま担当者が外出しておりますので、連絡が取れ次第、折り返しご連絡させていただきます。恐れ入れいりますがお電話番号を頂いてもよろしいでしょうか？」
「承知致しました。れではお願い致します。電話番号は携帯で090-1122-3355となります。」
「はい、ありがとうございます。090-1122-3355ですね。」
「はい。」
「それでは、ご連絡するように申し伝えますのでしばらくお待ちくださいませ。」
「はい、よろしくお願い致します。」
「かしこまりました。失礼致します。」
「松本特許事務所でございます。」
「日本株式会社の田中と申します。弁理士の加藤様いらっしゃいますか？」
「いつもお世話になっております。日本株式会社の田中様ですね。少々お待ちくださいませ。」
「はい。」
※日本株式会社の田中様の電話を保留にして、弁理士の加藤様の携帯へ電話をかけます。
加藤様 「はい、加藤です。」
「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。日本株式会社の田中様よりお電話がかかっておりますが...」
加藤様 「はい、加藤です。」
「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。日本株式会社の田中様よりお電話がかかっておりますが...」
加藤様 「うーん、どうしようかな。いま会議中なので1時間後にかけ直すと伝えてください。念の為に電話番号も聞いておいてください。」
「はい、かしこまりました。失礼致します。」
※ 保留を解除して、日本株式会社の田中様の電話に戻ります。
「大変お待たせいたしました。ただいま加藤は会議中でして、あと1時間ほどで終了するとのことで、折り返しご連絡すると申しておりました。」
「そうですが、そうしましたらご連絡をお待ちしております。わたしの携帯電話番号をお知らせ致しますのでお伝え下さい。」
「はい、かしこまりました。」
「えーと、番号ですが、080-2233-5577となります。」
「はい、ありがとうございます。080-2233-5577ですね。」
「はい。もしも折返し頂いた際に携帯電話に出られませんでしたら、すぐにこちらからもう一度お電話致しますのでそのようにもお伝え下さい。」
「かしこまりました。そのように申し伝えます。」
「それではよろしくお願い致します。失礼致します。」
「かしこまりました。失礼致します。」
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