近年、IT の発達によりデザインの需要はますます高まり、デザイン会社のみならずインハウスデザイナーやフリーランスまで、多くの事業者が参入する競争の激しい時代になりました。
「仕事は増えているのに、同業者も増えて以前より差別化が難しい…」そんな不安を抱えるデザイン会社様も少なくありません。
こうした状況で、実は電話代行サービスが大きな力を発揮します。問い合わせ対応の質を高め、機会損失を防ぎ、限られたリソースを本来のクリエイティブ業務へ集中させることで、競争の中でも確かなメリットを得られるようになります。
デザイン会社は「集中作業が多い」「外出が多い」「新規案件が利益の源泉」という構造のため、電話代行サービスを利用することで電話対応の問題を解決することができます。
よくある状況
・デザイン作業は深い集中が必要なのに電話で何度も中断
・クライアント対応で1日のスケジュールが崩れる
・打ち合わせ中に電話が取れず、取りこぼしが発生
渋谷オフィスなら
・会社名で丁寧に一次受付
・クライアント名・案件内容・目的を整理して通知
・メール／Slack／ChatWork／LINEに即時共有
・緊急性（至急・通常）で区別
→ 作業の中断が激減し、生産性が大幅に向上。
よくある状況
・「ホームページを作りたい」
・「ロゴを作りたい」
・「チラシのデザインをお願いしたい」
こうした漠然とした相談が多く、ヒアリングに多くの時間が取られる。
渋谷オフィスなら
・事前にヒアリング項目を設定可能（例）
- 希望サービス（ロゴ／サイト／LP／パッケージなど）
- 目的／納期感
- 予算帯
- 利用用途
・オペレーターが一次受付として必要な情報を整理
・担当者へ即時通知
→ デザイナーや営業担当は“準備された情報”で効率的に対応可能。
よくある状況
・「色味が違う」
・「納品データを急ぎ送ってほしい」
・「修正を今日中にお願いしたい」
これらの電話が制作のペースを乱す。
渋谷オフィスなら
・修正依頼・クレームも一次受付し、内容を整理して通知
・「どのデータの修正か」「どれが最新版か」などもヒアリング可能
・感情的な内容も第三者が受けることでトーンが整う
→ 制作担当者が感情的な電話を直接受けずに済む。
よくある状況
・クライアント先に常時外出
・撮影・取材・ワークショップで終日不在
・スタジオやアトリエ勤務で本社固定電話がつながらない
渋谷オフィスなら
・無人時間でも常に受付可能
・受電内容はすぐに通知されるため、外出先でも確認可能
・営業電話を排除し、本当に必要な内容だけが届く
→ 機会損失が減り、新規の問い合わせを逃さない。
よくある状況
・クライアント、制作会社、外部ライター、カメラマンなど関係者が多い
・確認事項・納期調整が頻繁
・電話が散発的で管理しにくい
渋谷オフィスなら
・相手別（クライアント／外注／パートナー）の分類受付
・案件名・担当者名をヒアリングし通知
・通知はチャットツールにも送れるためチーム全員で共有可能
→ 情報の見える化で、プロジェクト管理が楽になる。
よくある状況
・デザイナー数名の会社では電話専任を置けない
・代表デザイナーが受付まで担当して疲弊
・人件費の問題で採用が難しい
渋谷オフィスなら
・月額3,000円〜の低コスト
・プロのオペレーターが常に一定品質で対応
・“受付スタッフを外部に持つ”感覚で利用できる
→ 受付業務を丸ごとアウトソースし、人件費と負担が激減。
よくある状況
・広告掲載、SEO、制作外注、求人媒体、印刷会社の営業
・電話が1日の作業を何度も中断する
渋谷オフィスなら
・営業電話は受電カウント対象外（該当プラン）
・全てシャットアウトして必要な連絡だけ通知
→ 生産性の最大化。
デザイン会社の電話問題は、深い集中・外出・複雑な案件管理・新規問い合わせの質の差・営業電話の多さなどが原因で発生します。
そのため電話代行サービスを導入することで、
✔ 制作中の中断が激減する
✔ 新規案件のヒアリングを一次受付で整理できる
✔ 外出中でも重要な電話を取りこぼさない
✔ クレーム・修正依頼の受け皿を作れる
✔ プロジェクト関係者との連絡がスムーズに
✔ 無駄な営業電話を完全フィルタリング
✔ 少人数会社でも受付体制を構築可能
上記のような問題を解決。結果として、デザイナーが“制作に集中できる環境”を整えられ、業務効率と顧客満足度が大幅に向上します。
課題① 顧客が集まらない
様々な媒体で宣伝をしているにもかかわらず、顧客が集まって来ない。
もしくは、デザインにおけるスキルに関しては、他社よりも大きなアドバンテージを持っている自信はあるのに、受注までにこぎつけることができない。
こんなこと、ありませんか？
課題② デザイナー不足
顧客は集まってくるのに、デザイナーが少なくて仕事の受注数が限られてしまう。
求人募集もしっかり出していて、会社もブラック企業というわけではないのに、なぜかデザイナーが集まらず結局一人で数多くの仕事をこなさなければいけない。
こんなこと、ありませんか？
課題③ リピーターがいない
一度受注した仕事、かなりのクオリティーでコスパよく仕上げたのに、なぜかリピートされない。
しかも、これといってクレームを受けたわけでもなく、また、商品に関してお褒めの言葉を頂けたのに、なぜかリピートしてくれず、同業他社に顧客を持っていかれるようだ...
こんなこと、ありませんか？
課題①の原因 顧客が集まらない → 付加価値を感じない
それが何のデザインにしろ、ある意味、デザイン会社様に依頼してデザインができ上るのは当然。
しかも、プロに仕事を依頼しているのである以上、そこにクオリティーの保証があるのは当然のことで、残念ながらそれだけでは付加価値にはなりえません。
宣伝や販促している媒体を見たときに、顧客がクオリティーやコスパ以上の魅力や期待感を持たないと集客につなげるのは難しいのです。
課題②の原因 ホワイト企業だと思われていない
ご存知だとは思いますが、デザイナー業界というのはブラック企業が多い業界といわれています。
また、多分に芸術系の素養を持った人が多いデザイナーにとって、ブラック企業で働かされることは、何よりも一番避けておきたいことであるのは間違いありません。
しかし、求人の際の電話応対などでしっかりした受け答えができていないと、第一印象で不信感を持たれてしまいます。これでは、デザイナーの雇用は大きく遠のいてしまいます。
課題③の原因 リピーター不足 → 本業以外への不満
きちんと仕事をしたにもかかわらずリピーターが増えないのは、本業、つまりデザイン以外の部分に不満があるという可能性が大きいと思います。
たとえば、仕事を請け負うまでのプロセスであったり、デザインを請け負ってから納入するまでの顧客対応であったり、その後のアフターフォローであったり。
そう言った、ソフト面での対応に問題がある場合、仕事のクオリティーが高かったとしても、リピーターになってくれない場合は多々ございます。
課題①はこう変わる 顧客サービスという付加価値を付けられる
それがどういった業種であれ、クライアントにとっては緊密な連絡というのは大きな付加価値です。とくに、案件の依頼から完成までにある程度の時間がかかったり、綿密な打ち合わせや意思の疎通が必要なデザイン会社様にとって、顧客との緊密なコミュニケーションはかなりの付加価値になります。
Shibuya Officeの電話代行サービスであれば、徹底した連絡業務の底上げができる事で、そんな大きな付加価値を、胸を張って宣伝に利用することができるようになります。
課題②はこう変わる ホワイト企業そのものの電話応対
企業の第一印象、それは、メラビアンの法則いえば声から伝わる「電話応対」で93％決まります。特に、雇用という面においては、初めの電話での対応というのが、その企業に勤めるかどうかの大きなカギになるのは言うまでもありません。
そんなとき、Shibuya Officeの電話代行サービスであれば、好印象は間違いなし。
徹底した電話対応のスキルによる電話応対は、電話相手に対して、ホワイト企業であるという確信を持たせることができるほどに洗練されております。
また、当然ですがShibuya Officeの電話秘書は、代行業であることを相手に悟られたりしません。
課題③はこう変わる 事務作業の改善が図れます
Shibuya Officeの電話代行サービスは電話応対だけがそのサービス内容ではありません。
お客様からの電話を社員一人一人に内線のようにつなぐことのできる連絡網の構築、外出中でも常にオフィスに人がいるような安心感、通話録音による音声情報での管理、スケジュール対応から顧客への伝言連絡など、それはもはや電話を介した秘書。
まるで数人の事務員を雇っているかのような、業務の円滑化が図れます。
これにより、連絡の遅滞や意思の疎通の不徹底で顧客に不信感や不満を与えることなく、本業以外の部分でもしっかりとした顧客満足度を獲得することが可能になります。
「東京デザインでございます。」
「株式会社ビジネスの田畑です。いつもお世話になっております。」
「株式会社ビジネスの田畑様ですね、いつもお世話になっております。」
「町田様いらっしゃいますでしょうか」
「申し訳ございません。ただいま町田は外出しております。わたくしでよろしければご用件を承りまして、折返しご連絡するよう申し伝えますが…」
「そうですか、今、ウェディング関係のデザインをいろいろとお願いしておりまして、それとは別に、もうひとつウェディング関係のデザインをお願いしたいと思いまして…」
「ありがとうございます。それでは連絡取れ次第、申し伝えるように致します。」
「あっ、それから、納期を先にお知らせいただきたいのでそちらも伝え下さい。」
「かしこまりました。そのように申し伝えます。」
「どうぞよろしくお願いいたします。失礼致します。」
「お電話ありがとうございました。失礼致します。」
「東京デザインでございます。」
「初めてお電話致します、日本工業の佐藤と申します。」
「日本工業の佐藤様ですね、お電話ありがとうございます。」
「御社のホームページを見てお電話をしたのですが、今、会社のロゴマークを作ろうと思っておりまして、そのご相談をしたいと思いお電話いたしました。」
「ありがとうございます。それでは、担当者に代わりますので少々お待ちくださいませ。」
「はい。」
※お客様の電話を保留にして、電話秘書が担当の町田様の携帯へ電話します。
契約者の町田様
「はい、町田です。」
「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。」
契約者の町田様
「いつもお世話になっております。」
「只今、日本工業の佐藤様よりお電話を頂いております。御社のホームページを見て会社のロゴマークを作ろうと思っているとのことで、ご相談のお電話が入っております。」
契約者の町田様
「そうですか、わかりました。では、電話をつないでください。」
「それでは、おつなぎ致します。」
※お客様の電話を町田様の携帯電話に接続します。（通話接続サービス）
契約者の町田様
「お電話変わりました。町田と申します。」
「佐藤と申します。じつは今、会社のロゴマークを作ろうと思ってまして…」
「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「低価格から導入できるので助かる」等、 お陰様で弊社電話代行ご契約の方々からは、沢山のデザイン事務所様をご紹介いただきまして大変感謝しております。
６ケ月間（520時間）以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる 在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。
渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。 リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。
