不動産会社が抱える「電話対応の悩み」と解決策
不動産業は 問い合わせの種類が多く、緊急度にも差があり、ピーク時は電話が止まらないため、電話代行サービスとの相性が非常に良い業種です。
【課題】物件問い合わせ・内見予約の電話が多すぎて業務が止まる
よくある状況
・新着物件を出すと問い合わせが殺到
・案内中・商談中・移動中で電話に出られない
・留守電になると他社に流れる
・営業マンの携帯が鳴り続けて混乱
渋谷オフィスなら
・オペレーターが会社名で一次受付し、必要項目を正確にヒアリング
- 物件名
- 希望日時
- 帯域（賃貸／売買）
- 来店 or 内見希望
・その内容を メール／LINE／Slack／ChatWork に即時通知（5ch同報も可能）
・緊急性に応じて「至急連絡扱い」にもできる
→商談・案内に集中でき、機会損失がなくなる。
【課題】既存入居者からの “設備トラブル” 電話が突然入る
よくある状況
・水漏れ、鍵紛失、騒音トラブル、ガス・給湯器不調など
・夜間や休日にも入るため、会社として対応限界
・現場対応のスタッフに直接つながらず混乱する
渋谷オフィスなら
・事前のルールに基づき、設備トラブルの一次受付が可能
- 緊急度をヒアリング
- 管理物件か判定
- ルールに沿って「専門会社へ連絡」「翌営業日対応」など案内
・すべての内容をリアルタイムで通知
→緊急対応の初動が確実になり、入居者満足度が向上。
【課題】売出し物件の問い合わせに即対応できず、他社に取られる
よくある状況
・売主から預かったばかりの物件ほど問い合わせが殺到
・初動が遅いと「対応の早い会社」に流れる
・重要リードの取りこぼしが発生
渋谷オフィスなら
・営業マン不在でも、一次対応 → 詳細ヒアリング → 即通知が可能
・必要項目（予算・エリア・ローン有無・来店希望日など）を整理して送信
・営業マンは内容確認後すぐ折り返しできる
→問い合わせ初動のスピードが上がり、成約率が高まる。
【課題】管理物件オーナーからの要望電話を取り逃す
よくある状況
・オーナー対応は信頼に直結するのに、担当が外出していて出られない
・折り返しが遅れて不満を持たれる
・情報の伝達ミスでトラブルに発展しがち
渋谷オフィスなら
・オーナーからの要望・問い合わせを丁寧に一次受付
・「至急」「通常」「折り返し希望」など分類して通知
・LINE・Slack で即共有されるため取りこぼしゼロ
→連絡の速さ・誠実さでオーナーからの信頼が上がる。
【課題】営業電話が多すぎて業務妨害になる
よくある状況
・広告、ポータル営業、鍵交換業者、管理代行会社など
・1日に何件も入る
・営業マンが出てしまい時間を奪われる
渋谷オフィスなら
・営業電話はカウント対象外で着信拒否扱いにできる（該当プラン）
・「担当者不在」でシャットアウト
・必要な電話だけを選別して通知
→営業妨害電話をフィルタリングし、本来の業務に集中できる。
【課題】スタッフが少なく、受付担当を置けない
よくある状況
・小規模不動産会社では営業マンが受付も兼務
・電話中に来店対応の機会損失が発生
・専任の受付を雇うと人件費が重い
渋谷オフィスなら
・月額3,000円〜50,000円までの柔軟なプラン
・受付スタッフを“外部に常駐”させるイメージで利用できる
・品質の高いオペレーターが会社の印象を守る
→低コストで受付業務をアウトソースできる。
【課題】電話内容の属人化・情報共有の欠如
よくある状況
・誰がどの案件を受けたかわからない
・メールでの共有忘れ・記録漏れ
・トラブルの原因に
渋谷オフィスなら
・すべての応対結果がチャット／メールで即時共有
・営業マン全員で内容を確認できる
・履歴が残るため担当者変更もスムーズ
→情報の見える化で、社内混乱が激減。
不動産業は電話が売上に直結する業種。特に、問い合わせ初動の“秒の差” が契約に影響します。
渋谷オフィスの電話代行サービスなら、
✔ 内見・来店予約の取りこぼし防止
✔ 管理物件の設備トラブル初動を確実化
✔ 売買／賃貸のリード獲得率を向上
✔ オーナー対応の品質向上
✔ 営業電話のフィルタリング
✔ スタッフ負荷の軽減・生産性の向上
不動産会社の“困りごと”の多くは 電話対応の最適化だけで解決できます。
