建築リフォーム業の「電話対応の悩み」と解決策
建築リフォーム業は 「現場作業」「外出」「緊急対応」「見積もり依頼の多様化」 が特徴で、電話対応が事業のボトルネックになりやすい業種です。そのため、電話代行サービスのような外部の電話対応サービスを導入することでボトルネックを解決すことができます。
【課題】現場作業・打ち合わせ中で電話に出られない
よくある状況
・現場調査、工事中、図面作成、打ち合わせ中に電話が鳴る
・電話に出られず、新規見積もり依頼を逃す
・留守電になると他社へ流れやすい
・外出が多く、事務所に誰もいない時間帯が長い
渋谷オフィスなら
・会社名で丁寧に一次受付し、必要内容を正確にヒアリング
・「見積もり依頼」「修理依頼」「工事相談」など内容を分類して通知
・メール／LINE／Slack／ChatWorkに即時連絡（同時多発通知も可）
・緊急性に応じて “至急”・“通常” に振り分け
→現場作業中でもチャンスを逃さない。
【課題】新規の見積もり依頼が多く、説明に時間を取られる
よくある状況
・「浴室リフォームの費用感を知りたい」
・「外壁塗装の見積もりをお願いしたい」
・「何日くらいでできますか？」
などの相談が1件ごとに長くなる
渋谷オフィスなら
・事前に共有した基本情報（対応可能工事、料金目安、対応エリアなど）を元に一次説明をオペレーターが代行
・詳しい現調・工法の説明が必要なときは → 一次受付に留め、担当者折返しに振り分け
・ヒアリング項目（例：希望工事内容／築年数／状況／住所）を事前設計し、正確に聞き取り
→見積もり前の“前処理”が外注化され、業務効率が大幅UP。
【課題】緊急の修理依頼（漏水・破損・電気トラブル）が突然入る
よくある状況
・「雨漏りしている」
・「トイレが壊れた」
・「ガラスが割れた」
など緊急度が高い電話が多い → 取り逃すと大きなクレームにつながる
渋谷オフィスなら
・緊急系のヒアリング項目を設定（発生状況・危険度・場所など）
・その場で一次受付し、即時“至急扱い”通知
・必要なら「担当者は作業中のため、折返しまでの目安」を案内
・夜間・休日の一次受付にも対応可能（プランに応じて）
→緊急対応の初動が断然早くなる。
【課題】工事中の進捗確認・クレーム電話が集中する
よくある状況
・「今日の工事は何時に来ますか？」
・「作業の音が大きい」
・「仕上がりの相談をしたい」
など、質問やクレーム系の電話が直接社長や担当の携帯に入る
渋谷オフィスなら
・オペレーターがクレームや進捗確認を一次受付
・状況を落ち着いて整理 → すぐ通知
・必要に応じて「担当者が折り返します」と案内
→感情的な電話を直接受けず、精神的負担が激減。
【課題】協力業者・仕入れ先・管理会社からの電話が多く整理しづらい
よくある状況
・電気工事・水道屋・大工・内装業者などからの連絡
・「材料来ました」「搬入日調整」「工期変更の相談」など多岐にわたる
・担当者が外出中だと対応不能
渋谷オフィスなら
・発信者種類（業者／管理会社／顧客）を分類して受付
・指定項目に基づいて状況をヒアリングし整理
・必要なら担当別に通知を分けることも可能
→連絡の可視化で工事の進行がスムーズ。
【課題】小規模会社で事務スタッフが不足し、受付を置けない
よくある状況
・職人中心で事務所に誰もいない時間が長い
・受付担当を雇うとコストが重い
・電話がつながらず機会損失が多い
渋谷オフィスなら
・月額3,000円〜の低コストプラン
・受付スタッフを“外部に常駐”させる感覚で利用可能
・電話のプロが対応するため、顧客からの信頼度もUP
→低コストで受付機能を構築できる。
【課題】営業電話が非常に多く業務妨害
よくある状況
・広告会社
・リース会社
・商材・設備の営業
・求人媒体の営業
渋谷オフィスなら
・営業電話はカウント対象外（該当プラン）
・すべてフィルタリングしてシャットアウト
・必要な電話だけ担当へ通知
→不要な中断が一気に減る。
建築リフォーム会社の電話対応の悩みは、外出・現場作業・緊急対応・問い合わせの多様化が原因で発生します。
そのため電話代行サービスを利用することで、
✔ 見積もり依頼・新規問い合わせの確実な獲得
✔ 現場作業中でもチャンスを取りこぼさない
✔ 緊急トラブルの初動を素早くキャッチ
✔ クレーム・進捗確認なども一次受付
✔ 協力業者・管理会社との連絡整理
✔ 受付業務を低コストで外部化
✔ 営業電話を遮断し業務効率アップ
このような問題を解決し、建築リフォーム会社が “本業である工事・見積り・提案” に集中できる環境が整います。
