メンテナンス業界の「電話対応の悩み」と解決策
メンテナンス業界は "緊急度が高く、電話が命" と言われるほど、電話対応の質が売上や顧客満足度に直結します。そのため、電話代行サービスを導入することで電話対応の問題解決につながります。
【課題】現場作業中は電話に出られない
よくある状況
・現場調査・修理作業で両手が塞がる
・高所・水回り作業で電話に出るのが危険
・留守電対応だと緊急案件を取り逃す
・「連絡がつかない会社」と思われるリスク
渋谷オフィスなら
・会社名で丁寧に一次受付
・緊急案件も即時ヒアリングして内容整理
・メール／Slack／Chatwork／LINEへリアルタイム通知
・“至急／通常／折返し”の優先度で振り分けも可能
→作業に集中しながら、重要案件を確実に拾える。
【課題】緊急メンテナンス（漏水・停電・空調トラブル）に対応しきれない
よくある状況
・夜間・休日もトラブルが発生
・深夜帯の電話を見逃す
・迅速な一次対応が遅れるとクレームにつながる
・作業員が外出しており事務所が空無人になる
渋谷オフィスなら
・プランに応じて 営業時間外の受付にも対応可能
・緊急内容をヒアリングして至急扱いで通知
・ルールに基づき「折り返し可能時間」も案内
・必要なステップ（住所／状況／危険度）を整理
→夜間・休日でも“対応できる会社”として信頼アップ。
【課題】トラブル内容のヒアリングが不十分で現場対応が滞る
よくある状況
・「水漏れしています」だけで情報が少ない
・現場到着後に追加調査で時間ロス
・必要な工具・部材がわからないまま出発してしまう
渋谷オフィスなら
・事前にヒアリング項目を定義（例）
- トラブル箇所
- 発生状況
- どれくらい漏れているか／停電範囲
- 連絡先・住所
- アクセス方法
・これらを オペレーターが丁寧に聞き取り → 整理して通知
→現場に向かう前に情報が揃い、作業効率が大幅UP。
【課題】入居者・管理会社・オーナーなど相手が多く対応が煩雑
よくある状況
・マンション管理会社 → メンテ会社 → 技術者」など連絡経路が複雑
・電話を取り逃すと処理が遅れる
・スーパーの店舗・飲食店など法人クライアントは急ぎの連絡が多い
渋谷オフィスなら
・相手先を分類して受付
- 一般入居者
- 店舗責任者
- 管理会社担当
- オーナー
・内容を正確に整理し、担当に即伝達
・緊急性の判断も項目に基づいて対応
→連絡経路が整理され、ミスや伝達漏れがなくなる。
【課題】出先での「電話折り返し」が止まらず時間を奪われる
よくある状況
・1件折り返すごとに別の電話が鳴る
・現場移動中に何度も停車して電話
・作業員の業務効率が落ちる
渋谷オフィスなら
・一次受付で要件を整理し、優先度を付けて通知
・不急な連絡は「折り返し不要」や「翌営業日」に振り分け可能
・営業電話はカウント対象外でシャットアウト
→現場スタッフの負荷が大幅に軽減。
【課題】契約企業からの依頼電話が集中し、抜け漏れが発生
よくある状況
・Googleフォームや専用番号があっても電話が多発
・複数案件同時進行で聞き漏れが起きる
・スケジュール管理が追いつかない
渋谷オフィスなら
・企業名・案件番号・住所など、事前指定項目を必ずヒアリング
・サービス内容・契約条件に合わせたヒアリング項目にも対応
・通知は メール／Slack／LINE／ChatWork のマルチチャネル対応
→案件ごとの情報が整理され、管理が容易に。
【課題】営業電話が非常に多く業務を妨害する
よくある状況
・清掃会社、設備会社、求人媒体、広告営業など
・1日5〜10件以上入るケースも
渋谷オフィスなら
・営業電話は受電カウント対象外（該当プラン）
・オペレーターが確実にシャットアウト
・必要な電話だけ現場へ通知
→作業効率が飛躍的に向上。
【課題】受付担当を雇うコストが高すぎる
よくある状況
・現場スタッフ中心で受付専任の採用が難しい
・パートでも教育コスト・管理コストが重い
・人件費の変動に弱い
渋谷オフィスなら
・月額3,000円〜の低コストプラン
・プロのオペレーターが常に一定品質で対応
・スタッフの離職・教育コストがゼロ
→低コストで“受付部門”を外部化できる。
メンテナンス会社の電話対応の悩みは、現場作業・緊急対応・情報不足・多窓口・営業電話などが原因とされています。
そのため電話代行サービスを利用することで、
✔ 現場作業中でも確実に電話を拾える
✔ 緊急度の高い案件を即共有できる
✔ 事前定義した項目で正確に状況をヒアリング
✔ 情報整理されて通知されるため現場効率UP
✔ 営業電話をシャットアウト
✔ 低コストで受付部門を構築可能
このように、“電話が事業の生命線”であるメンテナンス会社にとって、電話代行サービスを導入することが解決策となります。
