国境のないネット社会には欠かせないものとなった英会話。
今後、英会話教室の需要もこれまで以上に伸びていくと考えられるのですが、そうであると同時に大手や個人経営も含めてライバルが多い業種でもあります。
そんな英会話教室の中で、頭ひとつ抜きんでるためには何が必要なのか。
それは『信頼とフットワークの両立』
そしてそれには、電話代行サービスが大いに役立ってきます。
英会話教室は問い合わせが複雑で、時間帯が偏り、レッスン中に電話に出られない という特徴があり、渋谷オフィスとの相性は非常に良い業種です。
よくある状況
・少人数運営で講師がそのまま受付も兼務
・子どもレッスン中の電話は完全に対応不可
・留守電になると新規体験が流れる
・外国人講師のみの日は特に対応できない
渋谷オフィスなら
・教室名で丁寧に一次受付
・「体験レッスン希望」「料金質問」「クラス空き状況」などをヒアリング
・内容を メール／LINE／Slack／Chatwork へ即時通知（5ch同報可）
・緊急度に応じて「至急」「通常」で分類
→レッスンに集中でき、問い合わせロスがほぼゼロに。
よくある状況
・「子どもは何歳から参加できますか？」
・「初級クラスはありますか？」
・「月謝の仕組みを教えてほしい」
など、基本説明に長時間かかり、講師が対応するとレッスンが遅延
渋谷オフィスなら
・事前に共有した内容をもとに 基本的な案内をオペレーターが代行
- 対象年齢
- 開講クラス
- 料金帯
- カリキュラム概要
- 体験レッスンの流れ
・詳しい教育方針などは「折り返し対応」として整理・引き渡し
・必要情報を整え、即時通知
→講師は教育に集中でき、問い合わせ対応が効率化。
よくある状況
・「兄弟で別の時間帯を希望」
・「母と子どもが一緒に体験希望」
・「クラスの空き状況を知りたい」
など、ヒアリング事項が多く整理が難しい
渋谷オフィスなら
・体験予約の必須項目を事前に定義しておけば、ヒアリング項目を整えて一次受付可能
・「仮押さえ → 教室側で確定」など二段階運用も対応
※公式に “仮押さえ→折り返し” などの受付フローに対応と記載
・教室側は届いた情報を確認して確定作業に専念できる
→予約内容の取りこぼしや聞き漏れがなくなる。
よくある状況
・「今日は遅刻します」
・「宿題のことで質問があります」
・「振替を取りたい」
・「子どもを早退させたい」
これらの電話がレッスン中にも多数入る。
渋谷オフィスなら
・遅刻・欠席・振替希望の連絡も すべて一次受付
・振替規定・ルールの案内も事前設定で対応
・区分（遅刻／欠席／振替／その他）ごとに通知整理
→講師がレッスンを止める時間がゼロに近くなる。
よくある状況
・外国人講師は日本語電話が苦手
・電話自体に抵抗がある
・教室の印象ダウンにつながることも
渋谷オフィスなら
・日本語での丁寧な受付をプロが代行
・電話応対品質を一定に保てる
・外国人講師はレッスンに集中できる
→日本語コミュニケーションの不安がゼロに。
よくある状況
・「月謝とまとめ払いの違い」
・「教材費はいくら？」
・「更新時期は？」
説明が複雑で、施策やキャンペーンごとに内容が変わる。
渋谷オフィスなら
・“基本部分”はオペレーターが説明
・複雑な料金相談は一次受付に留め、担当者へ振り分け
・聞き取り項目の設計も可能（渋谷オフィス公式に明記）
→説明負担が減り、問い合わせの質が上がる。
よくある状況
・教材販売
・広告サービス
・求人媒体
・集客サービス
これらの電話が1日数件〜10件以上。
渋谷オフィスなら
・営業電話はカウント対象外（該当プラン）
・オペレーターが適切にシャットアウト
・必要な連絡だけ教室側に届く
→無駄な時間削減・生産性向上。
英会話教室の電話の悩みは、レッスン中の応対不能、複雑な体験予約、保護者対応、講師不足が大きな要因です。
渋谷オフィスの電話代行なら、
✔ 体験予約・問い合わせを確実に拾える
✔ 保護者連絡や振替受付を外部化できる
✔ レッスンの中断が激減する
✔ 外国人講師の電話対応リスクがゼロに
✔ 営業電話をブロックできる
✔ 教室の印象が向上し、入会率UPへ
英会話教室運営の手間を大幅に軽減できるサービスです。
課題① 予約対応でお客様にお叱りを受ける
ホームページやチラシなどで周知をしたおかげで、問い合わせがある程度集まってきた。
ところが、その問い合わせの数に対して、実際に英会話教室に訪れる人はぐんと少なくて、思うように生徒を獲得することができない。
こんなこと、ありませんか？
課題② 生徒が途中でやめていく
英会話のレッスンも生徒の能力の伸びも申し分ない。
一部の親御さんや生徒には大いに評判を得ているのに、なぜか相当数の生徒が途中でやめていくという状況が続いてしまう。
カリキュラムを見直しても価格設定をやり直しても状況は一向に変わらない。
こんなこと、ありませんか？
課題③ 講師が長続きしない
一人だけではなく、講師を雇って経営しているとき。
給料も申し分なく、また、労働時間で無理を言うことも少ないにもかかわらず、なぜか雇った講師がどんどんとやめていってしまう。
しかも、真面目に働いてくれた人に限って辞めていく。
こんなこと、ありませんか？
課題①の原因 問い合わせが生徒獲得につながらない → 信用を得られていない
英会話教室は、私塾であろうと教育機関。
大人が通う場合ももちろんですが、子供をも通わせようとしている親御さんにとって、教室への信頼感というのは最も重要なものになってきます。
ですので、そこに求められる顧客対応というのは「なかなかよくできている」ではなく「完璧」なのです。
誰が聞いても「しっかりとしている」と思われるような対応ができていなければ、子供の人生を左右するような場所に選んではもらえません。
課題②の原因 生徒が途中でやめていく → 連絡がつながらない
大人の場合はそうではありませんが、子供を通わせている親にとって安全というのは大きなポイント。
ですので、いついかなる時でも、英会話教室に電話をいれたときに、自分の子供の所在や安全を確認できるというのは大事ことなのです。
また、生徒の親もまた大人の受講者も、信頼関係の構築に講師とのコミュニケーションは欠かせません。
にもかかわらず、なかなか教室の責任者と連絡が取れなかったり、講師との連絡がうまくいかないようなことになれば、講義内容がいくら良くても途中でやめてしまう要因になり得ます。
課題③の原因 講師が辞めていく → 仕事がプライベートを侵食
一般に私塾の講師と生徒との関係は、時により親密になります。
特にコミュニケーションの深さによってその習熟度が変わっていくものである英会話教室にとって、講師と生徒の関係は濃くなりがちです。
しかし、だからと言って休日やプライベートタイムにいつもいつも生徒から電話がかかってくるのは大変です。
しかも、真面目な講師であればあるほど、そういったことを断われなくなり、気が付くと仕事自体をいやになってしまうなどということも起こり得ます。
これでは、辞めたくなるのも当然です。
課題①はこう変わる 信頼感を得る最高級の電話応対
Shibuya Officeの電話代行サービスは、プロによる完璧な電話応対。
なかなか好感が持てる、や、それなりに信用できるではなく、完璧にプロの仕事をもって電話応対を行いますので、教育機関レベルの信頼度にもしっかりと答えてくれます。
ただの挨拶、言葉の端々のイントネーション、そして、声質に至るまでしっかりと相手に好感を与えることができるプロの電話応対は、英会話教室に教育機関に相応しい信頼を与えます。
課題②はこう変わる いつでも連絡が取れて、親御さんも安心
講義中やほかの雑事、プライベートタイム。
人間にはどうしても電話が取れない状況というのはたくさん存在しますが、Shibuya Officeの電話代行サービスにお任せいただければそれはもうなくなります。
親御さんが心配になったその時、確実に電話が取れる。
また、生徒さんが質問したいとき、相談したいときに、リアルタイムで即応することができれば、信頼関係はしっかりと構築できます。
課題③はこう変わる プライベートタイムを邪魔しない。
Shibuya Officeの電話代行サービスは、電話内容によって、担当者にお繋ぎするのかしないのかも選択することができますので、講師の方々のプライベートタイムをできる限り確保することができます。
そして同時に、電話が通じないわけでもないので生徒の信頼を損なうこともありません。
さらに、Shibuya Officeの電話代行サービスなら伝言ミスや連絡ミスも生まれてくることはなく、しっかりと通話データの管理もできるので、安心してプライベートタイムを過ごすことができます。
「KEN-ABC（ケン-エービーシー）英会話教室でございます。」
「高橋と申しまして、知人から聞いたのですが5歳の子供を通わせたいと思いまして… 5歳でも大丈夫でしょうか？」
「高橋様ですね、お電話ありがとうございます。ジュニアコースがございますので、もちろん5歳のお子様でも大丈夫でございます。」
「そうですか、よかったです。それでは申込みをしたいのですが、どうしたらよいでしょうか？」
「ありがとうございます。それでは大変恐れ入りますが、弊社ホームページにてジュニアコースがございますので、そちらからお申込みいただけます。今、ホームページを見ることはできますでしょうか？」
「はい、今パソコンの前にいます。」
「それはちょうどよかったです。弊社のホームページはお分かりになりますか？」
「ちょっとわかりません…」
「そうしましたら、KEN-ABCで検索していただくと、検索結果の一番上に出てきますので、それをクリックしていただけますか？」
「はい、やってみます。ちょっとお待ちください。」
「はい。」
「あぁ、わかりました。左上に赤い文字で、KEN-ABC英会話教室とあるサイトですよね？」
「はい、さようでございます。そうしましたら、そのページの真ん中あたりに「ジュニアコースお申込み」というボタンがございます。」
「真ん中あたりですね… あ、これですね、ありました。」
「はい、それでは、その「ジュニアコースお申込み」のボタンをクリックしていただけますか？」
「はい、わかりました、クリックしました。あ、なるほど… ここに入力して申込みをすればいいんですね？」
「はい、おっしゃる通りでございます。」
「ありがとうございました。では、これから入力して申込みをしますので、よろしくお願いいたします。」
「はい、ありがとうございます。他になにかご不明点などはございますか？」
「いえ、今のところ大丈夫です。また何かわからないことがあったら電話すると思いますが…」
「はい、ご不明点などございましたら、いつでもお電話くださいませ。」
「はい、わかりました。それでは失礼いたします。」
「お電話ありがとうございました。失礼いたします。」
「KEN-ABC英会話教室でございます。」
「田中です。こんにちは～」
「こんにちは、田中様。」
「加藤先生に授業の日程の件で相談したいことがありまして、いらっしゃいますか？」
「はい、少々お待ちくださいませ。」
「はい。」
※田中様の電話を保留にして、加藤先生の携帯へ電話をかけます。
加藤先生 「はい、加藤です。」
「渋谷オフィスです。いつもお世話になっております。只今、田中様より授業の日程の件で相談したいことがあるとのことで、お電話がはいっておりますが如何いたしますか？」
加藤先生 「いつもお世話になっております。そうですか、それでは電話をおつなぎ下さい。」
「はい。おつなぎ致します。」
※田中様の電話を加藤様の携帯電話に接続します（通話接続サービス）
加藤先生 「お電話変わりました。加藤です。」
「お世話になっております。田中です。じつは来月の授業の日程なんですが...」
「気転の効く会話で応対がしっかりしてる」「通話録音や通話接続サービスが重宝してる」「士業対応なのに低価格で助かる」等、 お陰様で、弊社電話代行ご契約の先生方々からは、沢山の税理士・会計士様をご紹介いただきまして大変感謝しております。
６ケ月間（520時間）以上の研修を積んだ電話応対のエキスパートだけが貴所の電話秘書代行を担当いたします。また、弊社では守秘義務のリスクとなる 在宅オペレーターは一人も雇用しておりませんので、秘密保持に関しましても万全な体制でございます。
渋谷オフィスの電話代行サービスなら、きっと貴所にあったプランがご予算に応じて見つかります。 リーズナブルな月額料金。そして、必要とあらば多彩なオプションサービスもお選びいただけます。
