建築事務所・不動産会社の良くある電話応対
建築事務所様や不動産会社様では、現場への直行・直帰が多く事務所で電話を受けられない、資材搬入や内見希望など急を要する連絡が入る といった状況が日常的に発生します。
渋谷オフィスでは、こうした業務特性を踏まえ、担当者別の伝言対応、携帯電話への取次ぎ、物件確認の一次対応、至急案件の優先連絡など、事前に取り決めた運用ルールに沿って電話秘書が丁寧に対応いたします。
本ページでは、実際にご契約中のお客様から寄せられたご質問と、それに対する渋谷オフィス電話秘書の対応内容をQ&A形式でご紹介しています。
電話代行サービス導入後の具体的な運用イメージとして、ぜひご参考ください。
建築事務所の電話応対事例
Q. 全員が現場に出ていることが多く、事務所で電話を受けられない場合があります。その際、担当者別に伝言内容をお知らせいただくことは可能でしょうか？
はい、対応可能でございます。
弊社の「メール連絡」をご利用頂くことで最大5名様まで、担当者別に通話内容を録音保存し、録音が入った旨をメールにてお知らせすることが可能です。
Q. 資材や荷物が現場や事務所に届くことがありますが、その際に「駐車場の屋根の下に置いてください」など、お電話にて具体的な指示をお伝えいただくことは可能でしょうか？
はい、対応可能でございます。
駐車場へどなたでもお入りいただける状況であれば、電話にてご案内が可能です。
ただし、進入方法が複雑で お電話でのご説明が難しい場合には、電話秘書からご案内できる範囲内での対応となります。
なお、こちらのケースにつきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
Q. 全員が現場へ直行・直帰することが多いのですが、その場合、お客様へ担当者それぞれの携帯電話番号をお伝えいただくことは可能でしょうか？
はい、対応可能でございます。各ご担当者様の携帯電話番号をご案内することは可能です。
ただし、携帯電話番号をご案内した場合でも、お客様より「折り返しのご連絡をご希望」された際には、「後ほど担当者より折り返しご連絡いたします」との応対となりますので、あらかじめご了承ください。
なお、こちらの対応につきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
不動産会社の電話応対事例
Q. 御社にて物件確認の電話応対をして頂くことは出来ますか？
物件情報を、あらかじめ御社よりメール等でお知らせいただけましたら、
例えば、「渋谷 ○○ハウス 201号室 3,500万円」といった内容について、
「こちらの物件はございます。」
「こちらは終了しております。」
「現在、売り止めとなっております。」
などのご案内が可能です。
ただし、対応可能な物件数には上限があり、5件までとさせていただいております。
6件目以降の物件につきましては、「管理している担当者より、後ほど折り返しご連絡いたします」とご案内のうえ、以降の対応はご契約者様にてお願いしております。
なお、こちらの応対は、プレミアプラン以上にて受付可能です。
Q. 物件ごとに担当者が決まっている場合、「後ほど担当者より折り返しご連絡いたします」とご案内したうえで、「担当者は〇〇でございます」といった形で、担当者名をお客様へお伝えいただくことは可能でしょうか？
はい、対応可能でございます。
ただし、対応可能な物件数は、ご担当者様お一人につき5件までとさせていただいております。
物件数が多い場合には対応が難しくなりますので、あらかじめご了承ください。
なお、こちらの対応につきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
Q. 内見希望や至急のお電話があった場合、どのように連絡を頂けるのでしょうか？
まず、プランによって録音が入った際のお知らせ方法が異なります。
基本的には、コンピュータからの自動音声によるお電話、またはメール連絡にてお知らせいたします。
メールでご連絡する場合、至急のご用件につきましては、件名や本文に「至急」の表記を入れてご案内いたします。
なお、弊社のシステムでは、契約者様が録音内容を最後に確認された日時を確認することが可能です。
そのため、一定時間が経過しても録音内容をご確認いただけていない場合には、オペレーターより契約者様の携帯電話へ直接お電話を差し上げ、「至急のご連絡が入っている」旨をお伝えしております。
こちらの対応は、アドバンスプラン以上にてご利用いただけます。
