芸能プロダクション・ファン倶楽部・後援会事務局の良くある電話応対
芸能プロダクション・ファン倶楽部・後援会事務局様から頂いております、よくある電話応対例の Q&A を一部ご紹介致します。
芸能プロダクション様やファン倶楽部・後援会事務局様では、仕事のご依頼、イベント・出演に関するお問い合わせ、ファンの方からのご連絡など、日々さまざまな内容のお電話が寄せられます。
渋谷オフィスでは、こうした業界特有の電話応対にも配慮し、あらかじめご指定いただいた応対ルールに沿って、電話秘書が丁寧に対応いたします。
企画書送付のご案内、担当者別の取次ぎ、スケジュールに関するご案内、ファンの方へのお断り対応まで、内容に応じて柔軟な運用が可能です。
本ページでは、実際にご契約中のお客様からいただいたご質問と、それに対する渋谷オフィス電話秘書の対応例をQ&A形式でご紹介しています。電話代行サービス導入後の運用イメージとして、ぜひご参考ください。
芸能プロダクションの電話応対事例
Q. 仕事のご依頼などのお電話が入った際に、企画書をメールまたはFAXでお送りいただくようご案内することは可能でしょうか？
また、急ぎの案件の場合には、連絡が取れ次第折り返し対応としたり、あらかじめ日程や簡単な内容を確認していただくことは可能ですか？
A. こちらの対応は、プレミアプラン以上をお申込みいただいている場合に可能でございます。
また、「この点だけは確認してほしい」といった内容がございましたら、簡単な応対に限り、あらかじめ弊社へお知らせいただくことで対応が可能です。
Q. ファンの方からスケジュールの確認についてお電話をいただくことがありますが、
その際に「スケジュールにつきましては、お電話ではご案内しておらず、すべてホームページに掲載しておりますので、そちらをご確認ください」といった形で対応していただくことは可能でしょうか？
A. はい、対応可能でございます。ご指定いただいた内容のまま、応対することができます。
なお、こちらの電話応対につきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
Q. イベント関連や映画・テレビ・CMなど、お電話の内容に応じて担当者別にお取次ぎいただくことは可能でしょうか？
また、担当者にお繋ぎできなかった場合、担当者別にメールでご連絡いただくことは可能ですか？
ファン倶楽部・後援会事務局の電話応対事例
Q. 入会方法のご案内などについて、御社にてお電話で対応していただくことは可能でしょうか？
A. こちらの対応は、プレミアプラン以上をご利用いただいている場合に可能でございます。
例えば、「お名前・ご住所・お電話番号をご記入のうえ、弊社まで郵送にてお送りください。書類が到着次第、入会金のお振込み用紙を郵送いたしますので、お手元に届きましたらご入金をお願いいたします。」といったご案内も対応可能です。
なお、上記は一例となりますので、内容に応じてその他の応対についても柔軟に対応いたします。
Q. ファンの方から、タレント本人と直接お話ししたいといった内容のお電話をいただくことがありますが、その際に、失礼のないよう丁寧にお断りしていただくことは可能でしょうか？
A. 事前に、御社と弊社にて応対内容をご相談のうえ決定させていただけましたら、その内容に沿って弊社にて対応することが可能です。
例えば、「恐れ入りますが、タレント本人と直接お話しいただくことはできません。あらかじめご了承ください。」または、「恐れ入りますが、タレント本人と直接お話しいただくことはできませんが、ご用件はタレント本人へお伝えいたします。」といったご案内にも対応可能です。
なお、こちらの対応につきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
Q. ファンの方から、タレントのスケジュールについて確認したいというお電話をいただいた場合、どのように対応していただけますか？
A. 会社様ごとに対応内容は異なりますが、ブログやホームページにて情報を掲載されている場合には、次のようなご案内が可能です。
「恐れ入りますが、お電話ではスケジュールのご案内は行っておりません。スケジュールにつきましては、ブログまたはホームページに掲載しておりますので、そちらをご確認ください。」なお、こちらの対応につきましては、プレミアプラン以上のお申込みが必要となります。
