法律事務所・司法書士事務所様の良くある電話応対
弁護士・法律事務所様、ならびに司法書士事務所様から日頃お寄せいただいている、電話応対に関する「よくあるご質問（Q&A）」の一部をご紹介いたします。
実際の現場で多く寄せられる内容をもとにまとめておりますので、初めて電話代行サービスの導入をご検討されている方はもちろん、すでにご利用中の方にとっても参考にしていただける内容です。
電話代行サービスをご検討の際や、運用イメージを具体的にするための資料として、ぜひご活用ください。
Q. 依頼者、企業、裁判所からの電話に対し、用件を100％正確に確認して頂くことはできますか？
A. 弊社の電話代行サービスには、「通話録音サービス」という機能がございます。
お客様と電話秘書との会話はすべて録音・保存されており、必要に応じて内容をいつでもご確認いただけます。
そのため、書類名や案件名、日程などの重要な情報についても、実際の会話内容をそのまま正確に把握していただくことが可能です。
万が一、聞き取り内容に不明点があった場合でも、録音データをご確認いただくことで認識のズレを防ぐことができ、安心してご利用いただけます。
Q. 自分のスケジュールを依頼者などにお伝えする事は可能ですか？
A. アドバンスプラン以上では、担当者別のスケジュール対応を標準機能としてご利用いただけます。一方、スタータープランおよびシンプルプランにつきましては、同機能はオプション対応となります。
スケジュールのご登録はメールではなく、弊社専用の管理画面へログインのうえ、ご契約者様ご自身で直接ご入力いただく形式となっております。
ご入力いただいたスケジュール情報はリアルタイムでオペレーターと共有され、オペレーターはその画面を確認しながら、最新の状況に基づいた的確な応対を行います。
例えば、「〇〇は、3月17日は大阪まで出張しております。」といった内容を、弊社専用の管理画面へログインのうえご入力いただくことで、その情報が即時にオペレーターへ反映され、状況に応じた柔軟なご案内が可能となります。
この仕組みにより、急なご予定や日程の変更が生じた場合でも、伝達の手間やタイムラグを最小限に抑え、お取引先様に対しても自然で行き届いた電話応対を行うことができます。
Q. 弁護士や司法書士が複数の1つの事務所に所属していますが、担当弁護士・司法書士宛に電話を接続したり、担当別に伝言のお知らせをする事は可能ですか？
A. はい、可能です。
担当弁護士・司法書士ごとに、あらかじめ携帯電話番号や一般回線をご登録いただくことで、お客様からお電話が入り、指名があった場合には、電話秘書より該当の担当者へ通話をおつなぎいたします。
万が一、通話接続ができなかった場合には、電話秘書がお客様のお電話に戻り、「外出中」「席を外しております」などの適切な応対を行ったうえで、用件をお伺いし、通話内容を録音・保存いたします。
録音保存後は、メールまたはお電話にて速やかにご連絡し、録音内容をご確認いただく流れとなります。これにより、案件名や書類名などの重要な情報も正確に把握していただくことが可能です。
なお、本対応は通話接続サービスおよびメール連絡オプションをお申込みいただくことでご利用いただけます。
「プレステージプラン」には、これらのサービスがすべて標準で含まれておりますので、追加のお申込みは不要です。
