電話代行サービスではお客様の情報をいかに正確・的確に引き出すことができるのかが、大きなポイントとなります。
電話応対をしながら相手がどんな人なのか、どんな関係にある企業なのかを確認しなければならないようでは話がスムーズに進みませんし、相手によい印象を与えることができません。
そのような現場の問題を解決できる装置がCTI装置というものです。このCTI装置とは「Computer Telephony Integration System」の略称で、直訳すればコンピューターと電話の統合システムとなります。
その名の通りパソコンと電話を統合することで情報収集を迅速に行うことができる装置のことです。簡単に言うとこの装置は受話器を取る前に顧客情報をPC画面で確認し、スムーズな顧客対応を行うための装置になります。
しかも、パソコンと連動してあるということは、単に電話番号と名前や会社名だけではなく、住所や応対履歴、購入履歴などの顧客情報を詳細にデータベース化することができるのです。
これにより、どのような方からの電話であってもスムーズな対応をすることができ、お客様に対して余計なストレスをかけない電話応対を実現させることができます。こういった装置は、電話を使った業務を主に取り扱っている職種でよく使われます。
その代表は電話代行サービスとコールセンター。お客様センターや通信販売の受付など様々な客層から、膨大な量の電話がかかってくる職場においては、こうしたコンピューターのアシストが期待できる装置は、ある意味必須なもの。
現在コールセンターなどでは、このCTI装置を使っていない企業はないといえるほどに、浸透しているものとなっています。そして、もちろん私たち電話代行サービスでもこのCTI装置は活用されています。
というよりもむしろ、私たち電話代行サービスこそが、このCTI装置を最も有効に活用している企業であると考えていただいても良いと思っています。コンピューターによりデータ化された情報をもとに、訓練された電話秘書が電話応対を行います。
まさにコンピューターというハードと人間というソフトがCTI装置によって相乗効果をもたらすことで、電話代行サービスはより高品質のサービスを提供させていただいているのです。
【独自開発のCTI装置】
もちろん、渋谷オフィスの電話秘書代行サービスでもCTI装置は活用しております。弊社ではCTI装置の構想～開発のすべてを渋谷オフィスのオリジナルで構築しております。
今後、ますます技術の革新は進み、CTI装置は発展していくことでしょう。電話代行という職種においては、CTI装置の発展によって生み出されるシナジーにより更なる発展が見込めるということです。
今後様々な場面において活躍が期待されるCTI装置。
よりお客様のニーズと要求にこたえることのできる秘書代行サービスの発展を考えても、今後注目の装置だといえるでしょう。
