渋谷オフィスの電話代行機能「担当者別スケジュール対応」

「〇〇は何時に戻りますか？」に即答できる電話応対で、会社の信頼感が一段とアップ。

渋谷オフィスの「担当者別スケジュール対応」は、社員ごとの外出・帰社予定、出張情報などを事前に登録しておくことで、電話秘書が状況を把握した上で応対するサービスです。

「担当の〇〇さんは今いらっしゃいますか？」「何時に戻りますか？」といった問い合わせに対し、単なる「不在です」ではなく、スケジュールに基づいた丁寧な案内が可能になります。

担当者別スケジュール対応

サービスの特長

たとえば、あなたの会社で営業担当の佐藤さんが外出しているとします。お客様から「佐藤さんに今すぐ連絡を取りたい」と電話が入ったとき、

渋谷オフィスのオペレーターは、事前に登録されたスケジュール情報をもとに、「佐藤は本日15時に帰社予定でございます。それ以降に折り返しご連絡させていただきます。」というふうに、担当者ごとに正確な状況を伝えながら応対できます。

お客様も「今の状況がわかった」「待てば連絡が来る」と安心できます。

出張や不在時も、無駄な不安を与えずに対応できます。あなたの会社で技術部の田中さんが数日間の地方出張に出ている場合。

渋谷オフィスでは、あらかじめ専用ページで田中さんの出張情報を登録しておくことで、電話を受けたオペレーターが「田中は○月○日まで出張に出ております。お戻り次第、担当よりご連絡差し上げます。」とご案内できます。

これにより、お客様に「何もわからない不安感」を与えず、スマートに状況を伝えることができます。

電話：「営業の田中さんはいますか？」
→ 秘書：「田中は現在外出中で、15時頃に帰社予定です。お急ぎであれば、戻り次第折り返しご連絡差し上げるよう伝えます。」
ただの「不在です」よりも丁寧で安心感があり、信頼が向上。

「担当のエンジニアさんは何時まで会議ですか？」といった問い合わせにも、
→ 秘書が事前登録された会議時間をもとに対応。
→ 担当の手が空くタイミングをお伝えすることで、顧客満足度が高まります。

「〇〇先生は本日いらっしゃいますか？」
→ 診療日・外勤日・出張スケジュールなどを秘書が把握して案内。
→ 患者さんにとって安心できる対応が実現。

案件ごとに担当者が外回りに出ていることが多いため、
→ 「本日は現地立ち合いのため、17時以降のご連絡がスムーズです」と具体的に案内可能。
→ 業界特有の“動きの多さ”に合わせた対応が可能。

渋谷オフィスの「担当者別スケジュール対応」は、まるで“社内にいる受付担当”のような一貫性と信頼感のある電話応対を可能にします。

企業イメージを高めながら、業務効率もアップできるおすすめの機能です。