「お客様へ伝言連絡」は、事前にわかっているご連絡内容を、電話秘書が御社に代わって先回りしてお伝えするサービスです。
事業をしていると、「今日は外出しているけれど、このお客様から電話が来たら先にこれを伝えておきたい」という場面があります。そんなときに、あらかじめ専用ページへ伝言内容をご入力いただいておけば、電話が入った際に電話秘書がその内容を確認し、自然で丁寧な会話の中でお客様へ確実にお伝えします。
電話秘書の立場から見ると、このサービスの良さは、ただ「不在です」とお伝えして終わらないことです。本来であれば担当者様がその場で直接案内したい内容を、代わりにきちんとお伝えできるため、お客様を待たせず、相手に安心感を与えながら対応できるのが大きな特徴です。
たとえば、田中様が外出中でも、「〇〇会社の山田様から電話があったら、本日15時ごろ書類のPDFをメールすると伝えてください」という内容を事前にお預かりしていれば、電話秘書は山田様からのお電話に対して、その場でスムーズにご案内できます。
その結果、お客様は「折り返し待ち」にならずに必要な情報を受け取ることができ、御社としても対応の速さや気配りが伝わる応対になります。
このサービスは、特に次のような事業者様に向いています。
電話秘書としては、単に電話を受けるだけでなく、御社とお客様の間に入って、必要な情報を正確に橋渡しすることが大切だと考えています。
「お客様へ伝言連絡」は、その橋渡しをより的確に行うためのサービスです。担当者様が不在でも話が止まりにくくなり、業務の流れもスムーズになります。
つまりこのサービスは、"不在時でも、お客様対応を前に進めるための仕組み”です。忙しい事業者様にとって、機会損失を防ぎながら、相手への印象も良くできる実用的なサービスです。通話接続サービスは、こんな方におすすめです。
事前にご契約者様から、「本日、○○会社の田中様から電話があったら、14時ごろこちらから折り返すと伝えてください」という伝言をお預かりしていた場合。
電話秘書 : はい、○○会社でございます。
お客様 : 田中ですが、山本さんはいらっしゃいますか？
電話秘書 : 田中様ですね、いつもお世話になっております。申し訳ございません、ただいま山本は席を外しております。
田中様へ伝言をお預かりしておりまして、本日14時ごろ、山本から折り返しご連絡する予定でございます。
お客様 : わかりました。では、お待ちしています。
電話秘書 : かしこまりました。山本へそのように申し伝えます。お電話ありがとうございました。
お客様 : 失礼します。
電話秘書 : 失礼いたします。
渋谷オフィスの「通話接続サービス」は、単なる転送とは違い、“秘書が間に入ってつなぐ”安心感のある仕組みです。
1. 不在時でもお客様対応が止まらない
外出中・接客中・会議中などで担当者様が電話に出られない場合でも、電話秘書が事前の伝言内容をお伝えできます。ただの「不在対応」で終わらず、次の行動につながる案内ができます。
2. お客様を待たせず安心感を与えられる
「何時ごろ折り返します」「本日書類を送ります」「後ほど担当よりご連絡します」などをその場で伝えられるため、お客様は状況が分かり安心できます。折り返しを待つ不安や、行き違いを減らせます。
3. 御社の印象アップにつながる
電話がつながらない、返事が分からないという対応は、お客様に不安を与えがちです。一方で、的確に伝言を伝えられることで、しっかりした会社・対応の丁寧な会社という印象につながります。
4. 伝達ミスを防ぎやすい
伝言内容は専用ページから事前入力していただくため、口頭での聞き間違いや伝え忘れが起こりにくく、正確なご案内が可能です。
5. 忙しい事業者様の負担を軽減
「このお客様から電話が来たらこう伝えてほしい」と先に設定しておくことで、外出先や作業中でも安心です。電話対応に追われず、本来の業務に集中しやすくなります。
このような場面で便利です
「お客様へ伝言連絡」は、単なる電話取次ではなく、お客様とのやり取りを前に進めるための対応です。担当者様が不在でも、相手に必要な情報をその場で届けられるため、信頼感のある電話応対が実現できます。
「お客様へ伝言連絡」サービスの業種別活用事例をご紹介します。
メリット
・反響対応が早くなる
・他社への流出防止
・忙しい内見中でも機会損失を防げる
メリット
・信頼感のある応対
・相談者様の不安軽減
・少人数事務所でも電話品質を維持
メリット
・現場作業に集中できる
・見込み客を逃しにくい
・折り返し時刻が明確で安心感がある
メリット
・接客を止めずに済む
・お客様満足度向上
・予約機会の取りこぼし防止
メリット
・問い合わせ対応の効率化
・クレーム予防
・小規模運営でも安心感ある対応
メリット
・制作集中時間を守れる
・クライアント対応品質向上
・納期確認の電話にも丁寧に対応
メリット
・施術・診療優先が可能
・患者様の安心感向上
・電話鳴りっぱなしを防げる
