渋谷オフィスの電話代行機能「各種予約受付サービス」

各種予約受付

「受付対応に時間が取られる…」その業務、電話秘書が代行します。

「各種予約受付」は、貴社にかかってくる予約のお電話に対して、プロの電話秘書が代わりに丁寧に対応し、要約受付のケースに応じて、お客様の「お名前・電話番号・予約希望日時」などをヒアリングして、メールやチャットで連絡してくれる便利な機能です。

サービスのメリット

業務中で手が離せないときも、電話対応を外部に任せることで予約の取りこぼしを防げます。特に少人数で運営されている事業者様には大きな助けとなります。

プロの電話対応によって、丁寧で安心感のある予約受付が実現。お客様からの印象も良くなり、リピーター獲得にもつながります。本来の業務（施術・接客・作業）に集中できるため、業務効率がアップします。心理的ストレスの軽減にも効果的です。

メールやチャット通知で予約情報が即座に共有されるため、店舗側での確認・対応もスムーズです。LINEやSlackにも対応可能なケースがあり、スタッフ間での共有も簡単です。

「セミナー応募の受付」業種別の活用事例をご紹介します。

施術中は手が離せず電話に出られないことが多いため、電話代行による予約受付が非常に有効です。お客様の希望日時や施術内容を正確にヒアリングし、スタッフ間でスムーズに共有できます。
→ ダブルブッキング防止や、サービスの質の維持に役立ちます。

施術中の電話対応は集中を妨げる原因に。初診・再診の予約受付やキャンセル・変更の連絡などを電話秘書が代行することで、
→ 施術に集中できる環境を確保し、顧客対応の抜け漏れも防止できます。

相談予約や来所希望の受付はもちろん、たとえば¥「無料法律セミナー」「税務相談会」などのイベント受付にも対応可能です。
→ 本業や当日の準備に集中できるほか、
→ 電話秘書の丁寧な対応で事務所への信頼感も向上します。

体験レッスンの申込みや日時変更などの対応を代行。
→ 講師の方はレッスンに集中でき、保護者や生徒からの問い合わせも丁寧に対応できます。
→ 結果として、安心感のある教室運営が可能になります。

診療予約の受付や、簡単な問診内容の事前ヒアリングも可能です。
→ 来院時の受付時間を短縮し、院内業務の効率化に貢献。
→ 忙しい受付業務を軽減し、患者様の満足度向上にもつながります。