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個人でクライアントから仕事を頂いてデザインの制作をしています。
クライアントやお客様からかかってくる電話に全て対応していると、デザインの仕事に集中して進めることができませんでした。人を雇う余裕もないため、電話応対を外部に委託できないか探していた時に電話代行というサービスを知りました。
私の場合、個人事業主ですので、かかってきた電話にその都度対応していると仕事に集中できない、途切れ途切れになってしまう ... という悩みがありました。急ぎの案件では、クライアントとからかかってくる電話に応対しながら作業を行うこともあり、何とか自分主導で電話を管理できないものか?と考えるようになりました。
事務スタッフを雇う余裕もないので、電話応対をアウトソーシングできる電話代行サービスを利用しました。電話代行を利用することで、自分のタイミングで電話を管理できるようになり、仕事に集中する時間も確保することができました。以前は作業中に電話がかかってきて作業が中断してしまったり、忙しい時期にかかってきた電話を取ることができず、その電話が大事な電話だったのではないか?と不安になることも多々ありました。
その不安を解決してくれたのが通話録音サービスでした。通話録音サービスがあれば、電話秘書がかかってきた電話を全て録音してくれるので、かかってきた電話の内容を全て自分のタイミングで把握することができます。クライアントからの電話 → 電話秘書が応対して録音 → 録音された応対内容を自分のタイミングでチェックして返信する
私の場合、午前中〜お昼まではデザインやレイアウト、アイディア出しの作業に没頭したいので、お昼の時間ぐらいにまとめてかかってきた電話の通話録音を聞き、緊急性のあるもの、すぐに返事をした方が良い相手先を整理して連絡を取るようにしています。
これまでは、かかってきた電話にその都度答えていたので、自分のペースで作業することができずにストレスを感じていました。通話録音サービスを利用してからは、自分のペースで仕事を進めながら、その合間にかかってきた電話に対応することができるようになりました。これにより仕事にも余裕ができ、精神的にもスッキリしました。
個人事業主様や、少数精鋭の会社様には、上記のお客様のように電話代行サービスを利用することで、新たに人を雇うことなく経費も削減して問題を解決することができます。サブスクリプションモデルの台頭、コロナによるテレワーク、ホームオフィスの大きな流れを受けて、オフィスワークも外注しリスクを分散させることが重要です。
デザイナーAさんのケースでは、コアな仕事に集中・成果を出してこそ事業を続けて行くことができるはずです。電話応対など事務作業は電話代行会社にアウトソーシングすることで、本来の仕事に安心して集中する時間を確保することができます。
弊社の電話代行サービスの魅力の一つに、お問い合わせの電話をその都度録音するという機能「通話録音サービス」がございます。通常会社の問い合わせ窓口は、事務の方だったり、一般の社員の方が行うことが多いのではないでしょうか。どうしても立場が上になればなるほど、直接お客様の声を聞く機会は減ってしまいます。
しかし、自社のスタッフがどういった電話対応をしているのか、気になることはありませんか?もしかすると、あまり考えたくありませんが良くない対応をしているかもしれません ... それを確かめるのは難しいものです。
弊社の電話代行サービスは電話応対のエキスパートが応対致します。ご契約者様には、安心頂ける品質を提供しておりますが、それに加えて録音も聞くことができます。もし弊社のスタッフがどんな電話応対をしているのか気になるのであれば、24時間いつでも過去に遡って確認することができます。
そして直接お客様の声を聞けるというのもメリットの一つです。「こんな問い合わせがありました」と報告を受けるだけでは把握することができない、微妙なニュアンスや温度感なども自分で確認することができます。自分の耳で問い合わせ電話の内容を確認するのは、自社に対して今どんな電話が多いのかを知ることができ、そこからサービス向上に繋げることもできます。
通話録音サービスは、単に記録を残すだけではなく、会社の財産となるものを共有することに役立っております。
お客様や取引先からの問い合わせの電話を録音すること、これは単に問い合わせを記録しておくだけではありません。その会社の利益アップに繋がることもあります。
例えば、売り上げを持ってくる優秀なセールスマンは、必ずといっていいほどお客様の生の声を知りたがります。お客様の声というのは、さまざまな情報が詰まっているからです。
そこからどんな性格なのか、そしてどうすれば契約が取れるのか、おおげさではなく、一つの電話にはたくさんのヒントが詰まっています。テレマーケティングとは、電話応対だけで契約にこぎつける手法です。
よく知らない所からかかってきた電話に対して、普通は警戒心が強いはずです。しかし電話応対が上手い人はそれでも契約を取ってきます。それはお客様の声から、どうやって話を進めていけば、興味を持ってくれるのか、そして契約をしてくれるのかを判断しているからです。
それぐらい電話における、お客様の声というものは重要なのです。もし電話代行サービスの導入を考えている場合、単に留守を任せておけば良いというものではありません。電話を録音することで、会社の売り上げ向上にも多いに貢献することができるのです。自社の営業活動に役立てるためにも、ぜひ通話録音サービスをご検討ください。
電話代行サービスの役割とは、会社に問い合わせいただいた電話応対の内容をしっかりとお客様にお伝えすることです。これができなければ、サービスを利用いただいた方の期待に応えられず、がっかりさせてしまいます。
電話秘書も人間ですので、時には伝達が上手くいかないケースがあります。そうしますと、お客様と弊社の間で生き違いが生じ、信頼関係にも響いてしまいます。
しかしご安心ください。そういったことがないように、弊社では通話録音を行っております。もちろん、電話応対をいちいち確認しなくても済むように、効率のよいやり取りをするのが一番です。
でも、時にはちょっとお客様が不安になられたり、念のため自分でも問い合わせの電話を聞きたいというケースも発生いたします。そんな場合にも、最後の砦として通話録音があることが非常に心強いです。
電話の録音は3カ月間保存しております。「あの時の電話、もう一度確認したいなぁ」という場合でも対応できます。こうした安心感を与えることができるのも、電話を録音することのメリットの一つです。
弊社とお客様の間で誤解が生じないよう、そして行き違いが生まれないように、通話録音を行っております。24時間いつでも電話の内容を確認できるというのは、契約者様にとっても安心していただけるものです。