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アフターコロナの在宅勤務、テレワーク、リモートワーク環境を整えよう

新型コロナウイルス (COVID-19)

2020年03月28日更新

電話応対スーパーバイザー:雪野朱音

世界中で新型コロナウイルス (COVID-19) の感染拡大を受けて「在宅勤務」が大きなトレンドとなっています。日本でも1月下旬より大手のIT会社でいち早く在宅勤務、テレワークが導入されるなど、WEB会議サービスを提供する Zoom が大きな話題になりました。

中小企業でも段階的に、リモートワーク、時間差通勤が実施されるなど働き方の大きなシフトが起こっています。世界に目を向けると、州によっては外出制限令が出されたアメリカでは、在宅勤務の広がりを受け Microsoft Teams の利用者数が直近1週間だけで1200万人増えるという現象も起こっています。

新型コロナウイルスは、昨年末に中国湖北省武漢市を起点に、日本・韓国などアジア圏に拡散し、その後もイラン、イタリアと欧米圏に拡散、アフリカにまで到達し、イタリアやアメリカでは3月23日現在指数関数的に感染者が増えている状況です。

また、これから冬を迎えるニュージーランド、オーストラリア、ブラジルなどの南半球でも猛威を振るうことが危惧されています。感染者が劇的に減った中国でも、冬に再来するとされている第二波が恐れられており (スペイン風邪も第二波で多くの感染拡大をもたらした)、ここ1〜2年は事態の沈静化は難しいのではないかと囁かれています。

このように新型コロナ以前と以後では住む世界が大きく異なってしまい、コロナ後の世界 = アフターコロナに合わせた生活・仕事環境の構築が余儀なくされてしまいそうです。

ちなみに、ネットニュースで新型コロナウイルス関連の記事を見ていると「COVID-19」と表記されているときと「SARS-CoV-2」と表記されている時があります。一見ウイルスが進化したのかな?などと思ってしまいますが、正しくは病名が「COVID-19」、ウイルス名が「SARS-CoV-2」となっていますので混同しないように気をつけましょう。

アフターコロナの世界

厚生労働省が2020年3月19日に発表した、新型コロナウイルス感染症対策専門家会議 (https://www.mhlw.go.jp/content/10900000/000610566.pdf) の状況分析・提言によると、爆発的な感染拡大、クラスター発生を阻止するために、これからも断続的に又は長期的に人が集まることを警戒していく流れが予想されます。

中国に続き、感染が爆発的に増えている欧米では、ドイツでは家族を除く3人以上の集会を禁止したり、アメリカの一部の州NYやカリフォルニアでは lockdown 都市の区域封鎖や外出禁止命令、これから冬を迎えるニュージーランドでは感染拡大が起きる前に lockdown を実施しています。

この流れは誰にも止めることができず、コロナ後の世界でどう生きていくか、生活していくか、仕事していくかが問われています。このいつまで続くか分からない状態の世界では「変化していく」しか道は残されていないのかもしれません。かつてイギリスの哲学者ハーバート・スペンサーが提唱した「最適者生存」が正にそれで、現状を新型コロナウイルスのせいにして、いつまでも受け身の姿勢で居てもいつか淘汰されるだけで何も変わらないのかもしれません。

日本の感染者情報を確認しよう

COVID-19 Japan

日本もこれからオーバーシュート (爆発的患者急増) が起こったときに都市封鎖が行われるかもしれません。日本全国の新型コロナウイルスの感染者情報は、厚生労働省を情報源とした COVID-19 Japan (新型コロナウイルス対策ダッシュボード) や、 東京都による新型コロナウイルス感染症対策サイトを随時確認し国内の感染状況などを確認してみましょう。

フランスの通信社 AFPBB News では、 図解による新型コロナウイルスの生存期間などを詳しく説明しています。この記事によると、新型コロナウイルスは空気中で数時間、固形物の表面で2~3日生存することが可能だとする研究結果を報告しています。このように新型コロナウイルスについて色々なことが解ってきています。

在宅勤務に向けた勤務体制の構築が急務

在宅勤務に向けた勤務体制を構築

日本でも近年「働き方改革」の目玉として、国を挙げてテレワークが推進されてきましたが、否応無しにアフターコロナの世界に合わせ、働き方を見直す局面にきています。世界的バズワードである "social distancing(ソーシャル・ディスタンシング)" = "人と距離を置いたり、接触を避けるための対策" が示す通り、場所を選ばない、通勤による人との接触を避けるような、在宅勤務、テレワーク、リモートワークなどを取り入れる必要が出てきています。

在宅勤務、テレワークとは?

在宅勤務、テレワークとは同義語で、ICT (Information and Communication Technology) 情報通信技術を活用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。現在では更にインターネットやチャットツール、LINE や Slack、Microsoft Teams などの普及により以前よりも格段に在宅ワークの環境が整ってきています。

在宅勤務は主に自宅で仕事をすることですが、リモートワークはもう少し広範囲に、カフェや図書館、レンタルオフィスなど自宅や会社以外の第三の場所を含みます。昨今では2つ以上の仕事を持つ人たちを表すパラレルワーカー (複業) が急増しており、自分にあった働き方を模索するような人たちが増えています。

「在宅勤務」は増えているのか?

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(出典)総務省「通信利用動向調査」

総務省が平成30年に公開した情報通信白書『広がるテレワーク利用』によると、企業のテレワーク導入率は、2015年をピーク (16.2%) に、翌年2016年は一度下に降れ (13.3%) となるものの、2017年以降は (13.9%) と徐々に右上がりの成長曲線を描いていることが予想されます。

そして今回の新型コロナの影響を受けて在宅勤務・テレワークの導入が更に進んでいくことが予想されます。全ての労働者に在宅勤務・テレワークが普及しない理由として、過去に総務省が行ったアンケート調査によると「テレワークに適した仕事と、そうでない仕事がある」ことも解ってきています。

例えば、IT企業などパソコンを使用した仕事であれば、場所は関係なくネット環境さえ整っていれば、どこでも仕事が可能です。しかし場所ありきでの製造業や、対面ありきでの接客業・販売業では、在宅勤務は成り立ちません。

在宅勤務が可能な職種と、そうでない職種

■在宅勤務が可能な職種
・IT系、クリエイティブ職
・事務職
・営業、管理職など

■在宅勤務が難しい職種
・製造業
・接客業、販売業
・医療、福祉サービス

部分的なアウトソーシングは可能か?

部分的なアウトソーシング

会社や組織を在宅勤務とした時に、電話応対などの事務機能、オフィスワークをどうするか?といった問題が出てきます。会社によっては、時間差通勤で多くの人との接触を避け事務スタッフだけは通勤をお願いする ... なんてことも場合によってはあるかもしれません。

上記のトピックで紹介しましたように、在宅勤務・テレワークが可能な職種と難しい職種がありますが、在宅勤務が難しい職種であっても部分的に自社機能の一部をアウトソーシングすることはできると思います。

全ての事務ワークを外注するのは難しいかもしれませんが、会社の窓口となる代表電話の電話応対は、電話代行会社を利用することで多くの場合問題を解決することが可能となります。

電話代行を利用することで得られるメリット

電話秘書

では電話代行サービスを利用することでどんな問題を解決できるのでしょうか?
以下で詳しく見ていきましょう。

・いつかかってくるかわ分からない電話を待たずに済み、本業に集中することができます。
・電話番を置く必要がなくなり経費削減になります。
・電話応対のプロによる丁寧な電話応対で会社のイメージアップ 。
・都市封鎖や台風等で社員が来社できなくなっても電話応対が機能します。


新型コロナが感染拡大中の世界 (アフターコロナ) では、今後日本でも部分的に都市の lockdown = 封鎖が行われる可能性があります。そういった緊急時に会社機能の一部を外部にアウトソーシングしてれていれば、緊急時でも機能することができるかもしれません。

特に会社の連絡窓口となる代表電話の電話応対を、電話応対のプロである電話秘書 (オペレーター) が貴社に代わって応対してくれるサービス、電話代行サービスを利用することをおすすめしております。

在宅勤務で使える無料のサービスを紹介

・e-sign
契約書を電子化し、WEBサービス内で完結できるツール。電子契約の先進国エストニアで誕生した e-sign は、デジタルIDを利用して本人性を担保した「電子認証」「電子署名」を提供する電子契約サービスです。

・formrun
無料で使えるメールフォームの設置や、顧客管理ができるサービスです



>>編集後記<<

電話代行会社とは、ざっくり説明しますと上記でも少し触れていますが、かかってきた電話を、貴社に代わって電話秘書が電話応対を代行し、必要に応じて担当者に電話を取り次いでくれたり、受電内容を電話やメールで知らせるサービスのことです。

会社や部門の電話応対を電話代行会社にアウトソースすることで、本業の仕事に集中できる環境構築、電話番を雇わないで済むため経費の削減や、会社機能を軽くすることが可能となります。

電話代行会社を利用するには、選択した電話代行会社にWEBサイトのお申込みフォームから申込みを行います。 その後、応対内容の打合せを行えば、早いところでは翌営業日から電話代行サービスを利用することができます。

また電話代行業界は現在、今回の在宅勤務の流れを受けて契約件数が増えており、契約待ちになってしまうところも出始めています。


*貴社で現在使っている電話番号を電話代行会社に転送する場合は、NTTのボイスワープというサービスが必要となります。ボイスワープは申込みから利用できるまでに約5営業日ほどかかります。

料金、サービスに関して少しでもご不明の点がありましたらお気軽にご相談下さい。